Kommunalarchive sind das Langzeitgedächtnis einer Gemeinde - mit einem wichtigen Unterschied: Hier geht über Generationen hinweg nichts verloren, so sollte es jedenfalls sein. Doch die Archivlandschaft steht vor tief greifenden Umbrüchen, und so hat Kreisarchivpfleger Bernhard Schäfer einen Fachmann aus München zur vierten Kommunalarchivtagung im Landkreis Ebersberg eingeladen, die diesmal im Pfarrheim in Frauenneuharting stattfindet. Christoph Bachmann, leitender Direktor des Staatsarchivs München, spricht vor Archivpflegern und Gemeindebeauftragten aus dem Landkreis über die "Elektronische Archivierung von Bauakten".
Dass dieses Thema - und auch seine Aufbereitung - für die meisten der Anwesenden etwas zu speziell angelegt ist, lässt sich schon nach wenigen Sätzen an den ratlosen Mienen ablesen. Bachmann stellt das "Offene Archiv-Informationssystem", kurz: OAIS, vor. Es handele sich dabei um ein Referenzmodell der elektronischen Archivierung, erklärt er, das es bisher aber nur als Prototyp gebe.
Digital archivierte Dokumente bewahren
Die Bundesländer Bayern, Baden-Württemberg und Hessen entwickelten auf Grundlage dieses Standards gemeinsam ein Softwaresystem, mit dessen Hilfe elektronische Akten, Dokumente und Datenbanken erfasst, gespeichert und dauerhaft nutzbar gehalten werden könnten. Damit soll der OAIS-Standard vor allem das Problem lösen, dass digital archivierte Dokumente irgendwann nicht mehr lesbar sein könnten - aus unterschiedlichen Gründen: etwa weil es die entsprechenden Leseprogramme nicht mehr gibt oder die Dateiformate veraltet sind.
Christoph Bachmann geht in die Details, doch die Fülle von Fachbegriffen scheint seine Zuhörer eher einzuschüchtern. Von "electronic dissemination packages", "AutoCAD-Dateien", "Meta-Daten" und Findmitteldatenbanken ist da die Rede, und zwischendurch meldet sich Antje Berberich, Archivpflegerin in Ebersberg, sichtlich ungeduldig zu Wort: Sie könne nicht ganz folgen. "Was hat das mit uns zu tun? Was davon können wir in unserem Alltag anwenden?"
Dass digitale Archivierungssysteme in näherer Zukunft in der Kommunalarchivpflege eine wichtige Rolle spielen werden, davon ist Bachmann überzeugt. "Das hier ist keine Zukunftsmusik, das wird alles auf Sie zukommen." Er hat die Ansicht seines Notebook-Bildschirms mit einem Beamer an die Wand projiziert und führt den neuen Standard anhand von Bauplänen vor. Hier kommt AutoCAD ins Spiel, ein Grafikprogramm, mit dem sich komplexe Bauzeichnungen bearbeiten und abspeichern lassen. Der Trend gehe zu solchen elektronischen Plänen, fasst Bachmann zusammen, große Papierzeichnungen gebe es dann nicht mehr. Und spätestens dann werde es notwendig, die Archivpflege auf digitale Systeme umzustellen.
Keine Zeit für Fragen
Nach Bachmanns Ausführungen hat kaum jemand eine Frage zum neuen Standard, wohl auch, weil die Anwesenden ganz andere Sorgen und Nöte umtreiben. Die Vaterstettener Archivpflegerin Ulrike Flittner etwa berichtet, man habe ihr vorgeschlagen, eine Aus- oder Weiterbildung zur Archivarin machen. Was für Ausbildungsmöglichkeiten habe sie da als 55-Jährige, die ja nun kein komplettes Studium mehr anfangen wolle? Bachmann verweist auf die Bayerische Archivschule in München, dort gebe es Ausbildungen, die allerdings zwei bis drei Jahre dauerten. Spontan bietet er Flittner an, sich für ein paar Wochen die Arbeit im Staatsarchiv in München anzuschauen; Monika Riederer von der Kreisdokumentationsstelle schließt sich mit dem Angebot eines Praktikums im Landratsamt an.
Die Situation der Archive in den Gemeinden fasst Bernhard Schäfer so zusammen: Bisher kommen die wenigsten Dokumente in digitaler Form in den Gemeindearchiven an. Das heißt: Fast alles liegt in Papierform vor - und die Digitalisierung ist für die Gemeindepfleger viel Arbeit. Davon weiß auch Renate Ries vom Moosacher "Arbeitskreis Heimatbuch" ein Lied zu singen. Im Moment säßen sie und ihre Mitstreiterinnen an mehreren Wochentagen vor Papierbergen und versuchten, diese zu sortieren; digitalisiert seien bisher nur die Fotos.
"Wir dürfen uns nicht verschließen", schwört Schäfer seine Zuhörer auf die neue Zeit ein. "Die Zukunft beginnt immer gleich." An diesem Vormittag ist die Zukunft in Frauenneuharting wie ein Ufo zwischengelandet. In das digitale Zeitalter der Archivpflege ist es noch ein weiter Weg.