Süddeutsche Zeitung

Zeitmanagement:Erledigen, vertagen, delegieren

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Die Deadline rückt näher, das Telefon klingelt, der Terminkalender quillt über. Wer jetzt in Hektik verfällt, schafft seine Arbeit erst recht nicht. Das System "Getting Things Done" hilft.

Die Deadline rückt näher, die Motivation ist im Keller. Dauernd klingelt das Telefon, dann kommt auch noch eine E-Mail mit einem eiligen Auftrag. Nebenbei quillt der Terminkalender über - entspannen: undenkbar. Das Selbstorganisations-System "Getting Things Done", kurz GTD, kann aber dabei helfen, Situationen wie diese zu vermeiden. Informationen, Anleitungen, Erfahrungsberichte und für GTD geeignete Software gibt es im Netz.

Erfinder des Systems ist der US-Amerikaner David Allen. Er brachte im Jahr 2001 das Buch "Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity" heraus, das ein Jahr später auf Deutsch erschien ("Wie ich die Dinge geregelt kriege - Selbstmanagement für den Alltag").

So banal wie Einkaufszettel schreiben

Grundidee ist, bei den einzelnen Aufgaben anzusetzen. Bei anderen Systemen heiße es "Geh' erst in die Hütte auf dem Berg, denk dir Jahresziele aus", sagt Oliver Gassner, Projektmanager aus dem baden-württembergischen Vaihingen, der mit GTD arbeitet. Dabei laute das Motto: "Schmeiß alles, was du machen musst, auf einen Haufen." Der nächste Schritt sei so banal wie Einkaufszettel schreiben.

Bei GTD werden Listen nicht nur fürs Einkaufen, sondern für alle Lebensbereiche geschrieben. Generell geht es darum, alle anstehenden Aufgaben vom großen Projekt bis zum einzelnen Telefonat in ein selbstgewähltes System einzupflegen - zum Beispiel eben in den Rechner. Wer dann die Aufgaben eine nach der anderen erledigt, ist im Idealfall mit dem Kopf bei der jeweils aktuellen und muss nicht befürchten, andere wichtige Dinge zu vergessen.

Ein Notizbuch reicht

Eine gute Möglichkeit, das System näher kennenzulernen, bieten Blogs und Foren. Viele werden zwar auf Englisch geschrieben, doch es gibt auch deutschsprachige Seiten. Dazu zählt das GTD-Forum ( www.gtd-forum.de), betrieben im baden-württembergischen Bernau. Empfehlenswert ist auch imgriff.com aus Zürich - hier ist das Stichwort GTD anzuklicken.

Eine GTD-Software gibt es unter www.rememberthemilk.com. Sie ist kostenlos, browserbasiert und mit vorwiegend deutschsprachiger Oberfläche. Auf Englisch kommt dagegen todoist.com daher - ebenfalls gratis und direkt im Webbrowser zu bedienen. Es muss aber gar keine Spezialanwendung sein, im Prinzip reicht sogar ein Notizbuch. David Allen schlägt für Papierkram ein Ablagesystem mit 43 Mappen vor - 12 für die Monate plus 31 für die einzelnen Tage eines Monats.

"GTD heißt nichts anderes, als Listen anzufertigen. Womit man die macht, ist egal. Manche sind mit einer Software glücklich, andere arbeiten am liebsten mit Papier", sagt Oliver Gassner. Er schwört auf seinen PDA.

Auf der nächsten Seite: Wie GTD-Nutzer den "Flow-Zustand" erreichen.

Inbox leeren

Wer zu lange damit verbringt, nach der praktischsten Software oder dem besten Notizbuch zu suchen, und darüber die eigentlichen Aufgaben vergisst, dem hilft das System nicht weiter. Daher warnt Gassner auch davor, sich am Anfang zu sehr in GTD einzuarbeiten: "In der Zeit, in der ich 50 GTD-Blogs lese, mache ich sonst nichts." Eines ist allerdings wichtig: dass der Eingang, auch Inbox genannt, in dem alle Aufgaben zunächst gesammelt werden, zum Tagesende geleert wird - indem die Aufgaben erledigt, vertagt, delegiert oder als unnötig erkannt und aussortiert wurden. Manche Anwender haben zwei oder mehr Inboxen - etwa den E-Mail-Eingang und einen Korb für Papierpost, Notizzettel und Ähnliches.

Ein Ziel, das GTD-Nutzer anstreben, ist der "Flow-Zustand". In diesem geht die Arbeit bei voller Konzentration wie im Flug. Gedanken, die sich nicht auf die aktuelle Aufgabe beziehen ("Ich darf auf keinen Fall vergessen, Hundefutter zu kaufen" zum Beispiel), verhindern diesen Zustand.

Eine Nutzerin schreibt im GTD-Forum über ihren ersten Arbeitstag mit dem System: "Jede Menge Termine, jede Menge Zwischenfälle...und ich bin nicht in Hektik verfallen." Einige Kommentare im Forum sind derart euphorisch - und trotzdem: GTD erledigt keine Arbeit. Die müssen auch die ganz überzeugten Nutzer weiterhin selbst machen.

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dpa/Juliane Mroz
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