Was ist gutes Zeitmanagement? Bedeutet es Effektivität um jeden Preis, so dass man in einem Zehn-Stunden-Arbeitstag locker die Arbeit von 13 Stunden hineinquetschen kann? Und was ist mit dem Small-Talk mit Kollegen? Streng genommen müsste man auf ihn verzichten, doch dann würde das Arbeiten viel weniger Spaß machen.
Leistung ist Arbeit durch Zeit.
(Foto: Foto: dpa)Leistung ist Arbeit durch Zeit: Egal ob als Schüler in der Klassenarbeit, als Student während einer Klausur oder als Projektmanager vor einer Präsentation - immer kommt es darauf an, in einem vorgegebenen Zeitrahmen möglichst viel aus sich herauszuholen und das beste Ergebnis zu erreichen. Es reicht nicht, alle Aufgaben richtig zu beantworten, wenn man dafür ewig Zeit hat. Man muss die Probleme schon innerhalb von Stunden lösen können.
Deshalb quillt der Markt der Ratgeberliteratur zum Thema Zeitmanagement förmlich über. "Zeitmanagement für Dummies", "Karrierefaktor Zeitmanagement", "Wenn du es eilig hast, gehe langsam" oder sogar "Paare im Zeitstress. Nähe und Verbundenheit auch im hektischen Alltag schützen" lauten die Titel zum Thema.
Gemeinsam ist allen Büchern, dass sie einen Schwerpunkt auf Selbstkontrolle und -disziplin legen. Das Vergehen der Zeit ist schließlich nicht aufzuhalten. Nur wer das eigene Verhalten beeinflusst und steuert, kann seine Zeit effektiv nutzen. Danach scheiden sich die Geister. Ob jemand nur bei aufgeräumtem Schreibtisch denken kann oder ob man im kreativen Chaos die Erfüllung findet, ist auch typabhängig, genauso wie die individuelle Leistungskurve: Ist man Abends fit und konzentriert, oder doch eher morgens direkt nach dem Frühstück? sueddeutsche.de stellt die gängigen Methoden vor, mit denen fast jeder effektiv arbeiten kann.
Die Alpen-Methode
Die Alpen-Methode wurde von dem Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert entwickelt. Das Akronym Alpen steht dabei für fünf Schritte, mit denen man zu einem effektiven Zeitmanagement gelangt.
A steht für Aufgaben aufschreiben Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, so die Idee von Seiwert, haben meist keinen Bestand. Deshalb sollte man seinen Tag lieber schriftlich planen und alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine notieren. Eine solche Liste ist nicht nur Motivation und Erinnerung, sondern auch ein gutes Kontrollinstrument.
L steht für Länge/Dauer einschätzen Neben jedem Punkt auf der Aufgabenliste sollte man zudem festhalten, wie viel Zeit man für die einzelnen Aktivitäten einplant. Wichtig ist, dass es sich dabei um ein realistisches Zeitlimit handelt. So wird der Tag noch besser strukturiert.
P steht für Pufferzeiten einplanen An den meisten Arbeitstagen sind Aufgaben zu erledigen, von denen man morgens noch nicht wusste, dass sie anstehen würden. Die Lösung eines Problems führt oft zu einem anderen, unerwarteten Problem. Dafür sind Pufferzeiten gut: 50 Prozent des Tagesplanes sollten für geplante Aktivitäten reserviert sein, die restlichen 50 Prozent stehen für alle Überraschungen zur Verfügung - und wenn das nur die Unterhaltung mit dem Kollegen ist.
E steht für Entscheidungen treffen Einfach mal alles zu erledigen, sämtliche Stapel abzuarbeiten - das ist schier unmöglich. Deshalb sollte man Prioritäten setzen und jeden Tag aufs Neue entscheiden, was wirklich wichtig ist und im Notfall nur dieses Wesentliche erledigen.
N steht für Nachkontrolle Am Abend, rät Seiwert, steht die ehrliche Bilanz: Hat man sein Tagespensum tatsächlich erfüllt? Falls nicht, ist das eine gute Gelegenheit zu untersuchen, wo man seine Planung und Arbeitsweise verbessern kann.
Im Laufe des Arbeitstages, so rät Seiwert, sollte man auch immer wieder Pausen einlegen, denn nur so bleibt man dauerhaft leistungsfähig - die Kunst des Ausruhens ist Teil der Kunst des Arbeitens.
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Erfolgsfaktor Pause
Die Eisenhower-Methode
Erfolgsfaktor Pause
Die Eisenhower-Methode wurde von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt, der alle seine Aufgaben in eine Matrix von Dringlichkeit und Wichtigkeit einteilte:
Dringende und wichtige Aufgaben müssen demnach sofort selbst erledigt werden; weniger dringende aber wichtige Aufgaben dagegen können ein bisschen warten. Doch man sollte genau planen, wann sie zu erledigen sind. Bei weder dringenden noch wichtigen Aufgaben fällt die Entscheidung schon leichter, sie müssen nämlich gar nicht erledigt werden.
Dann gibt es noch die lästigen Aufgaben, die zwar nicht wichtig, dafür aber dringend sind: Im Vergleich zum Projekt, das man in der kommenden Woche abgeben muss, ist etwa der Einkauf eher unwichtig, doch nichts mehr zu essen im Haus zu haben, ist auch keine Alternative. Wenn immer möglich, sollte man solche Aufgaben delegieren. Im Büro können solche Aufgaben etwa andere Mitarbeiter erledigen. Den Einkauf könnte der Partner übernehmen.
Das Pareto-Prinzip
Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto fand zu Beginn des 20. Jahrhunderts heraus, dass in seiner Heimat 20 Prozent der Familien 80 Prozent des Volksvermögens besaßen. Nach weiteren Untersuchungen leitete er daraus ein statistisches Phänomen ab, die sogenannte 80-20-Regel. Danach kann man auch bei seiner Zeiteinteilung verfahren: 80 Prozent der Aufgaben lassen sich in 20 Prozent der Zeit erledigen. Deshalb sollte man nicht allzu perfektionistisch sein und sich Aufgaben suchen, die in eben diesen 20 Prozent erledigt werden können.
Einen ähnlichen Ansatz verfolgt die ABC-Analyse: Alle Aufgaben werden in eine von drei Kategorien eingeteilt. A-Aufgaben besitzen hohe Priorität und sollten sofort erledigt werden. B-Aufgaben haben eine mittlere Priorität, C-Aufgaben dagegen sind eher unwichtig.
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Erfolgsfaktor Pause
Die GTD-Methode
GTD steht für "Getting Things Done", die Methode stammt vom Management-Berater David Allen. Ähnlich wie Seiwert empfiehlt Allen, die Aufgaben und Termine des Tages schriftlich festzuhalten. Doch nicht nur die: Alle kleinen Dinge, die einem täglich im Kopf herumschwirren, wie etwa endlich den Arzttermin zu vereinbaren, sollen konsequent auf die To-Do-Liste gesetzt werden. So wird der Kopf frei für Wesentlichen, endlich kann man sich auf das Wichtige konzentrieren.
Bei GTD setzt man konsequent alles auf seine Liste, was noch zu tun ist. Aufgaben werden nicht nach Prioritäten unterteilt, Unwichtiges steht darauf genauso wie etwas, dass furchtbar dringend ist und gleich gemacht werden muss. Nach dem Erfassen geht es ans Durcharbeiten. Hat man einmal einen Punkt seiner Liste angefangen zu bearbeiten, sollte er niemals auf die Liste zurückgelangen. Genauso gilt die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was sich innerhalb dieser Zeit erledigen lässt, muss man gar nicht erst aufschreiben. Denn das dauert genauso lang wie das Abarbeiten selbst.