Umgangsformen im Büro: E-Mail ohne Anrede? Der Chef darf das

Wenn der Vorgesetzte in seinen E-Mails konsequent auf Grußformel und Verabschiedung verzichtet - darf sein Angestellter das dann auch? Etikette-Trainer Jan Schaumann antwortet.

SZ-Leser Alexander F. fragt: Mein neuer Chef verzichtet in seinen E-Mails an mich grundsätzlich auf Gruß, Anrede und Schlussformel. Ich empfinde das als etwas barsch, nehme es aber nicht mehr persönlich, seit mir Kollegen erzählt haben, dass er mit ihnen ebenso knapp kommuniziert. Da ich gelernt habe, dass man elektronisch genauso höflich korrespondieren soll wie in der Papierform, bleibe ich bei "Lieber Herr X" und schließe jedes Mal mit "Vielen Dank und beste Grüße" oder ähnlichen Formeln. Unser E-Mail- Verkehr ist dadurch sehr uneinheitlich, ich fühle mich irgendwie umständlich. Was würden Sie an meiner Stelle tun?

Jan Schaumann antwortet: Lieber Herr F., an den ersten drei Wörtern meiner Antwort erkennen Sie wahrscheinlich schon unsere Gemeinsamkeit. Auch ich empfinde es als höflich, einen Menschen, der mit mir kommuniziert, mit einem netten Gruß anzusprechen. Gotthold Ephraim Lessing sagte ja bereits: "Schreibe wie du redest, so schreibst du schön!" Im Alltag würde kaum jemand auf die Idee kommen, einen anderen Menschen grußlos anzusprechen, um ihm unmittelbar sein Anliegen mitzuteilen. Insofern sollte es das Mindestmaß an Umgangsformen in der schriftlichen Kommunikation bedeuten, eine Unterhaltung im weitesten Sinne ebenfalls damit zu eröffnen. Nun kann man daraus natürlich nicht ableiten, jede E-Mail in dieser Form zu beginnen. Wenn also mehrere Nachrichten innerhalb kürzester Zeit direkt hintereinander ausgetauscht werden, wäre es ebenso albern, jedem Schreiben ein "Lieber Herr X" oder "Sehr geehrte Frau Y" voranzustellen. Stellen Sie sich einmal vor, wie sich das bei einer mündlichen Kommunikation anhören würde. Allerdings ist die Frage berechtigt, ob es nicht sinnvoller wäre, miteinander zu telefonieren, als im Minutentakt Mails hin- und herzuschicken

Liegt indes ein längerer Zeitraum zwischen den Mails, würde ich wieder zum charmanten Gruß greifen. Wie man sich am Ende einer Unterhaltung voneinander verabschiedet, gehört es sich schlicht und ergreifend auch in einer E-Mail. Bleibt schließlich die unvermeidliche Frage nach der Form. Einen Kunden oder Geschäftspartner sollte man beim ersten Mal nicht unbedingt mit einem doch recht nahen "Liebe Frau X" oder "Hallo Herr Y" anschreiben. Hat dieser als ranghöhere Person die Kommunikation gleichwohl in dieser Form begonnen, bleibt es einem unbenommen, auf eine entsprechende Art zu antworten.

In vielen Unternehmen gibt es dafür auch konkrete Vorgaben. In einem meiner Kundenunternehmen gilt zum Beispiel die Regel, dass zur schriftlichen Begrüßung grundsätzlich "Liebe Frau Z" gewählt werden soll. Ich empfinde das als sehr persönlich und durchaus angenehm. Jedermanns Sache ist es aber wahrscheinlich nicht. Auch bei der Verabschiedung macht der Ton die Musik. Während beim ersten Kontakt etwas wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Herzliche/Beste Grüße" respektvoll wirkt, dürfen es meiner Ansicht nach bei näherem Kennen oder bei passender Situation auch mal "Herzliche Grüße nach Vorderkrähenwinkel" oder "Viele Grüße aus dem regnerischen Berlin" sein. Das sieht garantiert niemand so streng. Schließlich kommunizieren hier Menschen miteinander. Entbehrlich in der geschäftlichen Kommunikation sind jedoch "Liebe Grüße" oder gar "LG". Die sollten Freunden oder guten Bekannten vorbehalten bleiben. Insofern: Tschüssikowski, Ihr Jan Schaumann