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Kommunikation:Wenn die Firma SMS verbietet

Stille SMS

Bei manchen Arbeitgebern nicht gern gesehen: Handys mit Foto- und Kurznachrichtenfunktion.

(Foto: Peter Kneffel/dpa)
  • Die Deutschen verschicken massenhaft SMS und Whatsapp-Nachrichten. Viele Unternehmen reglementieren den dienstlichen Gebrauch allerdings.
  • Das hat zum Teil rechtliche Gründe. Denn Kurznachrichten lassen sich oft nicht archivieren - im Gegensatz zu E-Mails.
  • Wie streng die Regeln sind hängt allerdings sehr stark vom jeweiligen Unternehmen ab.

Etwa 700 Millionen Kurznachrichten verschicken die Deutschen allein per Whatsapp und SMS - pro Tag. In deutschen Haushalten und Büros wird gechattet und gesimst, was das Handy hergibt. Ist ja auch praktisch, nicht für jede Verabredung oder Frage zum Telefonhörer greifen zu müssen, sondern stattdessen eine kurze Nachricht zu schicken. So gibt es auf der einen Seite immer mehr Möglichkeiten, sich zu vernetzen, sei es per Messenger-Diensten wie Whatsapp, iMessage (Apple) oder BBM (Blackberry), sei es per sozialem Netzwerk oder E-Mail. Andererseits ist die mobile Kommunikation für Arbeitgeber ein Problem, das geregelt werden muss: Sie ist technisch nicht sicher, sie lässt sich nicht dokumentieren und sie lenkt kolossal von der Arbeit ab.

In Büros und Amtsstuben gelten daher mitunter strenge Regeln. Da ist die Firma, deren Mitarbeiter in der Forschungsabteilung keine Handys mit Kamera in die Labore mitbringen dürfen. Das ist gar nicht so einfach, schließlich sind Kamerafunktionen inzwischen Standard. Da ist die Justizvollzugsanstalt, in der Handys generell verboten sind, für Häftlinge wie für die Bediensteten. In Schulen kassieren Lehrer die Smartphones der Schüler ein, Verbote gelten meist nicht nur im Unterricht, sondern im ganzen Schulgebäude. Und große Unternehmen setzen eigens entwickelte interne Netzwerke auf, zu deren Nutzung die Mitarbeiter per Betriebsvereinbarung verpflichtet sind.

Gerade eine Woche ist es her, dass etwa die Deutsche Bank ihren Mitarbeitern in einem internen Memo eröffnete, dass sie keine dienstlichen Kurznachrichten mehr verschicken dürfen und dies technisch auch gar nicht mehr können: Die Funktionen für SMS und Messenger werden auf den Dienst-Handys abgeschaltet. Die Bank begründet die Entscheidung mit Dokumentationspflichten, Kurznachrichten ließen sich im Gegensatz zu E-Mails nicht archivieren, so das Memo. Doch warum ist das ein Problem?

Der Kölner Fachanwalt für IT-Recht und Informatiker Marcus Werner berät Unternehmen bei IT-Projekten. "Rechtlich muss ich es Firmen empfehlen, so streng vorzugehen", sagt er. Unternehmen seien schon aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, "alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge rechtssicher zu dokumentieren und zu archivieren", so Werner. Würde etwa ein Handwerker einem Kunden ein Angebot per SMS oder Messenger schicken, und der Kunde das Angebot annehmen, bestünde für den Handwerker die Pflicht, diesen Vertragsschluss in seiner Buchhaltung zu dokumentieren.

Das geht bei Kurznachrichten technisch durchaus. Nutzer von Whatsapp etwa können sich einzelne Gespräche per E-Mail schicken lassen. Der Chatverlauf wird dann in eine Textdatei extrahiert und als E-Mail-Anhang versandt. Wer seine SMS-Nachrichten sichern möchte, kann Apps wie "SMS Backup+" (für Android) installieren, die Anwendung synchronisiert die Kurznachrichten mit dem hinterlegten Google-Konto.