Es vergeht keine Woche ohne eine neue Studie zum Thema Digitalisierung. Viele Personalmanager können das Wort schon nicht mehr hören. Allein, es fehlt die Alternative: Wenn Mitarbeiter und Bewerber online und mobil kommunizieren wollen, können Personaler nicht auf Papier beharren. Zumal die Chefetage Druck macht: Die internen Prozesse sollen weniger kosten. Kundennutzen und Einsparungen: Beides verspricht die elektronische Speicherung und Verarbeitung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten. Zuvor jedoch muss in Maschinen und Köpfe investiert werden: Wie sollen die betrieblichen Abläufe künftig aussehen? Wie gelingt die digitale Transformation? Und wer hat dabei das Sagen: Die Personaler, die für Menschen da sein wollen, oder die Informatiker, die jede Aufgabe für technisch lösbar halten?
Tatsächlich bestimmen Bewerber und Mitarbeiter das Tempo, mit dem die Personalabteilung in die Arbeitswelt 4.0 katapultiert wird. Als attraktiver Arbeitgeber müsse man deren Wünsche im Blick haben und die richteten sich auf Online-Kommunikation und mobile Human-Resources-Anwendungen (HR), meint Katharina Heuer, Vorsitzende der Geschäftsführung der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP). Wenn die Personaler ihnen nicht entgegenkämen, würde das Recruiting ungleich schwieriger. Außerdem stünden jede Menge Dienstleister bereit, Teile der HR-Funktion zu übernehmen. "Entweder machen wir das selbst", warnt Heuer, "oder andere nehmen uns das aus der Hand." Mit diesem Argument allerdings lässt sich bei der Geschäftsleitung kaum Geld für Digitales lockermachen. Heuer unterstreicht deshalb die Rolle der Personaler: "Mitarbeiter wollen heute stärker beteiligt werden. Darauf müssen wir Management und Führungskräfte vorbereiten." Das gelinge am besten digital. "Technologische Entwicklungen enden weder vor dem Werkstor noch vor der Personalertür."
Der Appell an die Veränderungsbereitschaft der Personalverantwortlichen wird aus gutem Grund lauter: Einer Umfrage der DGFP vom Sommer zufolge sieht sich die Mehrzahl der Betriebe nicht genügend vorbereitet auf die digitale Welt. Nur vier von zehn Personalmanagern bescheinigen ihrem Unternehmen die digitale Reife. Die meisten sehen in der Digitalisierung zwar mehr Chancen als Risiken. Sie glauben aber nicht, dass die Mitarbeiter die künftig benötigten Kompetenzen mitbringen. Deshalb wollen die internen Dienstleister nicht vorpreschen. Stattdessen fordern sie einen umfassenden, von HR begleiteten Transformationsprozess.
Elke Eller, Personalvorstand bei Tui in Hannover und Präsidentin des Bundesverbands der Personalmanager (BPM), rüttelt auf: Die Arbeitswelt sei im Begriff, sich tief greifend zu wandeln. "Das kann nicht ohne Auswirkungen für HR bleiben", sagt sie, das Thema verdiene höchste Priorität. "Wir werden andere Geschäftsmodelle haben, wir werden Menschen mit anderen Qualifikationen benötigen. Darauf müssen sich die Personaler einstellen, damit sie den Wandel vorantreiben können - und nicht nur begleiten." Die Digitalisierung eröffne dem Personalmanagement der Zukunft große Möglichkeiten, sagt Eller. Entscheidend sei "nicht die Menge an Daten, sondern deren intelligente Verknüpfung zu nützlichen Anwendungen."Dass Personaler gegen die digitale Welt verlieren können, fürchtet sie nicht - vorausgesetzt, HR mache sich Big Data klug zunutze und setze auf intelligente Weise Personalarbeit darauf. "Zur sozialen Kompetenz der Personaler müssen analytische Fähigkeiten kommen", erklärt Eller. "Wo die noch fehlen, wachsen sie mit der jungen Generation nach. Da bin ich mir ganz sicher."
Begonnen hat die Digitalisierung mit dem Online-Shopping, dem Online-Konto und dem Online-Kundendienst. Nun dringt sie mit Macht in die internen Unternehmensbereiche vor. Überall dort, wo tradierte Bastionen ins Wanken geraten, gibt es Bedenken, Vorbehalte, passive Widerstände. Das weiß auch Oliver Simon, Personaldirektor beim Beratungsunternehmen EY in München. Aus pragmatischen Gründen drängt er die Kollegen trotzdem zur Eile. "Bewerber erwarten, dass die Kommunikation mit HR schnell und unkompliziert abläuft", sagt Simon. Kein Jobinteressent wolle seine Unterlagen per Post verschicken, längst sei die Online-Bewerbung zur Regel geworden, Vertragsangebote sausen per E-Mail hin und her, Gehaltsabrechnungen flattern ins elektronische Postfach, und die Reisekostenabrechnung macht man am liebsten per Handy von unterwegs.
Das, sagt Simon, weise dem internen Serviceangebot die Richtung: "Was man mit jeder Bank und mit jeder Fluggesellschaft machen kann, erwarten Mitarbeiter und Bewerber auch von HR." Fertig werde man damit aber nie: "Digitalisierung ist ein Prozess, und dabei entstehen immer wieder neue Möglichkeiten."
In einem Unternehmen mit weltweit Tausenden Mitarbeitern mag der Umzug in die elektronische Welt betriebswirtschaftlich durchaus geboten sein. Aber wie ist das im mittelständischen Personalbüro, das 50 oder 100 Beschäftigte betreut? Auch da können die Abläufe effizienter organisiert werden, beim Employer Branding, bei der Nutzung von Social Media, bei der Abwicklung von Online-Bewerbungen und bei den administrativen Aufgaben. Und so geht es weiter: integrierte HR-Systeme, Big Data, mobile Anwendungen, digitale Services - auf das alles müssen sich Personaler einstellen. Wenn sie auch künftig noch Mitarbeiter einstellen wollen.