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Lebenskunst ist ...:... seine E-Mails schneller zu löschen

Kaum hat man morgens seinen PC in Gang gesetzt, schon kommt eine Botschaft, die sofort gelesen werden will. Wie können wir diese E-Mail-Flut bewältigen?

Der Anstieg des Meeresspiegels ist nichts im Vergleich zur Email-Flutwelle, die uns täglich überrollt. Es ist beängstigend. Kaum hat man morgens seinen PC in Gang gesetzt, schon geht es los. Die Büchse der Pandora ist geöffnet. Ein "Ping" jagt nun das andere und jedes Mal erscheint eine Botschaft, die sofort gelesen werden will.

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Eine E-Mail jagt die nächste: So wird der Gedanken- und Arbeitsfluss ständig unterbrochen.

(Foto: Foto: ddp)

Der Chef verbreitet das Motto des Tages. Der Kollege vom Nebenzimmer schickt die Nachricht, dass er bald eine wichtige Nachricht schicken wird. Ein anderer Kollege informiert jeden, dass in der Garage bei einem Auto noch das Licht brennt. Welches es ist und wo es steht, das schreibt er nicht. Ein Freund schickt Grüße aus Mallorca und hat die Photodatei gleich angehängt. Ein Kunde fordert "Antwort innerhalb von fünf Minuten", sonst droht die Aufgabe der Geschäftsbeziehung. Und alles das wird garniert mit einem steten Zufluss an Potenzpillen-Angeboten oder der Aufforderung, sofort die eigene Bankverbindung plus PIN-Nummer bekannt zu geben.

Die Folgen liegen auf der Hand. Der Gedanken- und Arbeitsfluss wird ständig unterbrochen. Die zeitlichen Ressourcen werden immer stärker beansprucht. Wichtiges droht in Unwichtigem unterzugehen.

Welche Verzweiflungstaten diese Entwicklung auszulösen vermag, zeigt das Beispiel eines Managers eines führenden IT-Unternehmens. Auf meine Frage, wie er mit seinen E-Mails umginge, begann er mit den Augen zu rollen: "Ich erhalte täglich weit mehr als hundert. Ich lasse sie alle von meiner Sekretärin ausdrucken und vorab nach Prioritäten ordnen. Anschließend lese und bearbeite ich die wichtigsten davon zusätzlich zu meinen geplanten Tagesaufgaben, der Rest geht erst einmal in die Ablage." So weit also das Märchen vom "papierfreien Büro"!

Sie sehen, es lohnt sich, auf einen klugen Umgang mit der E-Mail-Flut zu achten. Hier sind drei kurze Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen.

1. Machen Sie Pausen: Lassen Sie Ihr E-Mail-Programm nicht ständig geöffnet, sondern stellen Sie es nur in Abständen an, um zu sehen, was sich getan hat. So werden Sie weniger abgelenkt und können Ihre Antworten bündeln.

2. Persönliche Kontakte im Kollegenkreis: Lieber ein kurzes persönliches Treffen oder Telefonat, bei dem Sie die aktuellen Themen direkt besprechen können, als ein ewiges Frage-und-Antwort-Spiel mit Emails.

3. Schneller löschen: Verhindern Sie insbesondere, dass sich unüberschaubare E-Mail-Berge bei Ihnen anhäufen. Speichern Sie nur die wirklichen wichtigen E-Mails, von denen Sie wissen, dass Sie sie später noch einmal benötigen oder die Sie aus Sicherheitsgründen behalten müssen. Löschen Sie alle anderen nach der Bearbeitung sofort. Nur so kriegen Sie den Kopf wieder frei!

Und wie geht es Ihnen mit Ihren E-Mails? Bitte schreiben Sie uns: Was machen Sie, um der Email-Flut Herr zu werden?

Stefan F. Gross ist Managementdozent, Autor und Kolumnist. Er beschäftigt sich intensiv mit dem Thema der Verbindung von beruflichem Erfolg mit persönlicher Lebenskunst. Seine Kolumne "Lebenskunst" erscheint jeden Dienstag auf sueddeutsche.de.

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