Schreiben im Beruf: "Pro Satz nur eine Aussage machen"

• Für das Schreiben im Beruf gibt es ein paar einfache Regeln. Sie führen zu mehr Erfolg in der Kommunikation.
• Dazu gehören die Prinzipien: aktiv schreiben, Verben verwenden, Hauptsätze bilden.
• Die Schreibberaterin empfiehlt, sich den Leser beim Schreiben immer konkret vorzustellen.

SZ: Frau Nauck, beruflicher Erfolg entscheidet sich oft im Schriftverkehr: in der Bewerbung, in Geschäftsmails, auf der eigenen Webseite. Woran scheitert er?

Franziska Nauck: Der Knackpunkt ist das leserorientierte Schreiben. Viele Menschen sind nicht in der Lage, sich in ihre Leser hineinzuversetzen. Entweder setzen sie inhaltlich zu viel Vorwissen voraus oder sie nutzen eine zu komplizierte Sprache.

Das Problem ist also das Fachchinesisch?

Gerade im Beruf wollen sich Menschen unbedingt fachlich korrekt ausdrücken. Das ist eine Frage der Ehre und wird auch in meinen Seminaren deutlich. Die Teilnehmer wissen eigentlich schon, dass sie einfacher schreiben müssen - zum Beispiel, um Kunden zu überzeugen. Aber wenn es konkret darum geht, das umzusetzen und simpler zu formulieren, gibt es Widerstände. Sie haben verinnerlicht: Kompliziert ist seriös.

Was heißt das? Einfacher schreiben?

Es gibt eine Handvoll Faustregeln, die man sich merken sollte. Die wichtigste: pro Satz nur eine Aussage machen. Dadurch verzichten Sie meist auch schon ganz automatisch auf Schachtelsätze. Solche Sätze mit mehreren Kommata sind schwer zu verstehen. Außerdem gilt: Verben sind besser als Substantive, aktive Sätze immer besser als passive.

Geben Sie uns ein Beispiel für einen Satz, der aktiv besser ist als passiv.

Statt "um Antwort wird gebeten" sollten Sie schreiben: "Bitte antworten Sie uns bis zum ..." So eine konkrete Handlungsaufforderung fehlt übrigens am Ende von sehr vielen Mails. Was der Sender von dem Empfänger konkret erwartet, bleib oft im Nebel.

Und dann kommt es zu Missverständnissen?

Noch schlimmer: Die ganze Arbeit verpufft, wenn Sie nicht eindeutig kommunizieren. Wissenschaftliche Institute, Unternehmen, aber auch Einzelne sind zuweilen davon abhängig, dass andere ihnen Informationen zur Verfügung stellen. Dazu müssen sie aber ihren Adressaten sagen, was die davon haben und dass ihr Mitwirken wichtig ist. Sonst bekommen sie keine Antworten.

Wie gelingt das leserorientierte Schreiben besser?

Es hilft, sich den konkreten Leser vorzustellen. Welche Fragen hat er? Welche Information interessiert ihn gar nicht? Ich empfehle, die Leserfragen zu sammeln und nach ihrer Relevanz zu sortieren. Das Wichtigste zuerst und am Ende den sogenannten Call to Action, die Handlungsaufforderung.

Gewohnheiten zu verändern, ist schwierig. Was empfehlen Sie für den Anfang?

Versuchen Sie nicht, alle Anforderungen zugleich zu erfüllen. Schreiben Sie erst mal eine Rohfassung und kommen Sie in den Schreibfluss. Anschließend können Sie noch einmal die Leserperspektive überprüfen, an den Formulierungen feilen und den Text perfekt machen.