Während sich einige schon längst an Videokonferenzen im Job gewöhnt haben, kämpfen andere noch mit der Technik. So ging es zum Beispiel auch einer amerikanischen Chefin, die sich aus Versehen in eine Kartoffel verwandelt hat - und es während des gesamten Business-Meetings nicht schaffte, den Filter wieder auszuschalten. Um Ihnen diese oder andere Peinlichkeiten vor den Kolleginnen und Kollegen zu ersparen, hier ein paar Tipps.
Die Technik
Funktioniert das Mikro? Wie schalte ich mich stumm? Und können die anderen mich überhaupt sehen? All das sind Fragen, die sich jeder schon mal gestellt hat. Deswegen ist es sinnvoll, die Standardfunktionen vor einem wichtigen Meeting zu testen. Warum nicht einfach kurz den Lieblingskollegen fragen, ob er fünf Minuten Zeit für einen Videoanruf hat? Das ist auf jeden Fall besser, als im Ernstfall das ganze Team aufzuhalten, weil die Technik hakt. Außerdem fühlt man sich auch selbst sicherer im Umgang. Es ist dann auch kein Problem mehr, vom Videomodus in einen anderen zu wechseln. Im besten Fall quatscht man beim Testanruf nebenbei noch ein paar Minuten mit seinem Kollegen - Smalltalk schadet in diesen Zeiten ja auch nicht.
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Das Licht
Man muss kein professioneller Fotograf sein, um sich selbst ins rechte Licht zu rücken. Auf jeden Fall schadet es nicht, sich auch darüber kurz Gedanken zu machen. Schlecht ist, wenn im Hintergrund eine helle Lampe oder ein Fenster zu sehen ist. Dadurch ist man während der Videokonferenz für die anderen nur schwer zu erkennen. Mindestens genauso schlecht: Wenn es zu dunkel ist oder Schatten ins Spiel kommen, die irritieren. Ein guter Standort könnte also zum Beispiel direkt vor einem Fenster sein - wegen des indirekten Lichts. Auch Schreibtischlampen können schon einiges ausmachen. Wenn all diese Tipps nicht helfen, lohnt sich ein Blick in die manuellen Einstellungen. Auch dort kann man die Belichtung anpassen.
Der Hintergrund
Wer mit Kollegen oder sogar Kunden per Video telefoniert, sollte auch abgesehen vom Licht darauf achten, wie es hinter einem aussieht. Kann der Wäscheberg dort liegen bleiben? Will ich meine teure Vase im Bild haben? Und was sagt das eigentlich über mich aus? Diese Fragen lassen sich natürlich nicht pauschal beantworten und sind auch immer von mehreren Faktoren abhängig. Zum Beispiel davon, mit wem man gerade telefoniert; aber auch mit der Frage, ob es überhaupt einen anderen Standort mit guter Internetverbindung gibt. In jedem Fall sollte man sich bewusst machen, dass der Gesprächspartner einen privaten Einblick erhält. Bei manchen Anbietern gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, den Hintergrund weichzuzeichnen.
Der Kamerawinkel
Auch wenn Video-Meetings keine Schönheitswettbewerbe sind, möchte man ja trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen. Dafür reicht es eigentlich, wenn man sich eine Sache merkt: Von oben gefilmt sehen Menschen meistens besser aus. Es kann also Sinn machen, die Kamera so zu positionieren, dass sie etwas über einem steht. Tipp: Wer mit einem Notebook arbeitet, kann den Laptop einfach auf ein paar Bücher stellen. Aber auch hier gilt natürlich: Dazu muss sich niemand gezwungen fühlen.
Die Nebengeräusche
Es ist meistens ohnehin schon schwer genug, allen Konferenzteilnehmern akustisch zu folgen. Deswegen ist es immer gut, in einem eigenen Raum zu arbeiten. Im besten Fall wissen die anderen Personen im Haushalt Bescheid, dass man gerade in einer Besprechung ist und nicht gestört werden sollte. Ähnliches gilt für Haustiere, vielleicht kann sich in dieser Zeit jemand anderes um sie kümmern. Das Problem: Durch Hintergrundgeräusche verschlechert sich nicht nur die Akustik, sondern auch Ihre Fähigkeit, sich auf die Inhalte des Gesprächs zu konzentrieren. Wenn gerade niemand anderes auf das Kind (oder den Hund) aufpassen kann, sollte man das zu Beginn des Gesprächs einfach kurz ansprechen. Das schafft Transparenz.
Die Gesprächsregeln
Bei Videokonferenzen gilt noch mehr als sonst: Lassen Sie Ihre Kollegen ausreden. Unterbrechungen können für Verwirrung sorgen - also lieber eine längere Pause zu viel. Wichtig ist auch, möglichst deutlich zu sprechen, damit alle einen gut verstehen können. Und: Am besten schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie einem anderen Teilnehmer zuhören. Videokonferenzen stellen auch Vorgesetzte vor neue Herausforderungen. Gerade das Moderieren wirkt am Anfang noch ungewohnt. Es kann zum Beispiel Sinn machen, dass der Moderator oder die Moderatorin bei hitzigen Diskussionen parallel per Messenger eine Liste der nächsten Wortmeldungen führt. Wichtig ist auch, nach einer langen Pause erst mal zu fragen, ob jemand zu diesem Thema noch etwas sagen möchte, bevor es mit dem nächsten weitergeht.
Die Nachbereitung
Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts haben ergeben, dass Videokonferenzen produktiver und nachhaltiger sind, wenn das Team sie gemeinsam in einem geteilten Dokument nachbearbeitet. Die Teilnehmer fühlen sich dann stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden und behalten das Meeting positiv im Gedächtnis.
