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Geheimnisvolle Personalakte:Aktenzeichen XY

Jeder hat eine, aber viele wissen nicht, was drinsteht. Dabei kann die Personalakte durchaus wichtig sein. Manches fliegt besser gleich wieder raus.

Die Personalakte ist kein Sammelalbum. "Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist", erklärt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen. "Arbeitgeber haben sinnvollerweise aber ein Interesse daran, die Personalakte möglichst dünn zu halten." Denn es ist nicht ihr Zweck, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln.

Krankheitsgründe sind tabu: Was in die Personalakte gehört

Öffentlich zugänglich dürfen sie auf keinen Fall sein: Personalakten.

(Foto: dpa)

"Was auf jeden Fall rein muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben", sagt Christian Götz vom Bundesvorstand der Dienstleistungsgewerkschaft Verdi in Berlin. "Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses", erläutert der Jurist. Auch Zertifikate von Weiterbildungen sollten in der Personalakte Platz finden - weil sie zum Beispiel bei Beförderungen wichtig sein können. Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen, aber auch Abmahnungen werden in der Personalakte aufgehoben.

Bestimmte Informationen sind dagegen tabu: "Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben", sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin. Informationen zur Privatssphäre des Arbeitnehmners haben generell nichts in der Personalakte verloren - auch wenn etwas darüber öffentlich bekanntwerden sollte. "Der Arbeitgeber wird also nicht den Zeitungsbericht aufheben, in dem ein Mitarbeiter als 1000. Besucher der örtlichen Disco ausgezeichnet wurde", sagt Beckmann.

Kranker Torschützenkönig

Es kann aber Fälle geben, bei denen die Berichterstattung über Mitarbeiter für das Arbeitsverhältnis durchaus relevant ist. Beckmann erinnert sich an einen Fall, bei dem ein Arbeitnehmer häufig länger krankgeschrieben war, nur nicht an den Wochenenden, aber am darauffolgenden Montag wieder. "Dann fiel dem Arbeitgeber ein Zeitungsartikel in die Hände, in dem berichtet wurde, dass der Mitarbeiter an einem entsprechenden Samstag gleich drei Tore geschossen hatte." Der Bericht kam in die Akte - schließlich hatte er auch arbeitsrechtlich Gewicht.

Nicht in die Personalakte gehören Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden. Hat er nur für den Betriebsrat kandidiert, sei das keine Information, die in die Personalakte gehört, sagt Götz. Generell gilt die Faustregel: "Was man im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in die Personalakte", erklärt der Arbeitsrechtsexperte. "Und was nicht gefragt werden darf, hat auch dort nichts verloren."

Absurde Vorstellungsgespräche

Wer dumm fragt ...