Emoticons in beruflichen E-Mails: Nie ein Smiley an den Chef

*<:-) schreibt der Kollege fünf Minuten vor Feierabend im Büro-Chat. Symbole in E-Mails sind keine Privatsache mehr, sie machen sich auch in der beruflichen Korrespondenz breit. Ein kleiner Knigge, was bei Smileys erlaubt ist, was gerade noch geht - und was Sie besser vermeiden sollten.

Smileys haben nicht den besten Ruf. Die lachenden Gesichter galten lange als beliebtes Kommunikationsmittel 14-jähriger Mädchen mit glitzernder Handyhülle, als Leidenschaft von Computer-Nerds, die den ganzen Tag in Foren chatten oder auch von älteren Silver Surfern, die krampfhaft jugendlich wirken wollen. Doch in den vergangenen Jahren haben sich die kleinen Symbole mehr und mehr in den alltäglichen Gebrauch eingeschlichen. Sie zieren mittlerweile nicht nur die Texte privater Gespräche, sondern auch die geschäftliche Korrespondenz. Dann laufen zum Beispiel E-Mails mit Sätzen wie "Ich komme später in die Konferenz, schaffe es nicht :/" oder "Super Präsentation vorhin :-)" in den Posteingang.

Obwohl die Gesichter gerne verwendet werden, ist umstritten, ob sie während der Arbeitszeit wirklich angebracht sind. Vor allem bei Kollegen, die man nicht näher kennt, oder wenn der Chef selbst ein Smiley in seine E-Mail einfügt, stellt sich die Frage: ignorieren oder die Antwort ebenfalls mit einem Grinsen beenden? Riskieren, mit zu vielen Symbolen infantil zu wirken oder mit keinem einzigen als humorloser Spießer dazustehen?

Martina Dressel, Kommunikationstrainerin und Autorin des E-Mail-Knigge, hat dazu eine klare Meinung: "Generell haben Smileys in geschäftlichen E-Mails nichts verloren." Der elektronische Brief sei schließlich nichts anderes als ein digitaler Ersatz für den klassischen Brief, mit den gleichen Höflichkeitsregeln. Dennoch kann es Ausnahmen geben.

Zeichen, die Emotionen zeigen

Smileys wollen dem Empfänger Gefühle vermitteln: ein Lachen, eine Träne, Erstaunen oder Entsetzen. Sie verbildlichen das, was oft zwischen den Zeilen steht, was der Text alleine nicht transportiert. Die Symbole können die Kommunikation in Unternehmen so auch erleichtern und Missverständnissen vorbeugen.

Ursprünglich wurde das Smiley sogar für Firmenzwecke erfunden: Eine Versicherungsgesellschaft in Ohio hatte Anfang der 1960er-Jahre die kleine Werbeagentur von Harvey Ball beauftragt, Ansteckbuttons für die Angestellten zu gestalten. Diese waren in den Monaten zuvor immer lustloser zur Arbeit erschienen. Die Buttons sollten sie wieder motivieren. Ball zeichnete zwei Punkte und eine nach oben geschwungene Linie, das erste Smiley. In der Versicherungsgesellschaft funktionierte die Mitarbeitermotivation damals.

Den gleichen Effekt können Smileys auch heute noch haben. Knigge-Autorin Dressel empfiehlt, die Verwendung von Symbolen immer vom Empfänger abhängig zu machen. Wenn man einem Kollegen schreibe, dem es gerade privat nicht gut geht, könne ein Smiley am Ende der Nachricht durchaus aufmuntern: "Aber um Gottes willen nicht an den Chef schicken oder an jemand anderen, von dem ich mir Respekt und Wertschätzung erwarte", sagt Dressel.

Vor allem sollten Mails nicht mit zu vielen zwinkernden oder traurigen Gesichtern überladen werden: Je mehr Smileys man selbst verwendet, desto größer die Gefahr, dass der Adressat die Symbole gar nicht kennt und viel zu lange braucht, um die Bedeutung dahinter zu verstehen. Dann hat das Smiley seinen eigentlichen Sinn verfehlt: schnell und einfach Emotionen zu vermitteln.

Dass manche Emoticons, wie die Symbole auch genannt werden, nicht verstanden werden, ist nicht unwahrscheinlich. Die Bandbreite ist mittlerweile schier grenzenlos. Es gibt unzählige Varianten der klassischen Smileys, bis hin zu regelrechten Bildchen, die nur aus Zeichen bestehen und dem Smiley-Gesicht zum Beispiel einen Partyhut aufsetzen oder ihn mit einer Brille verzieren: 8-)

Ironie statt Zwinker-Smiley

Die große Anzahl an Symbolen führt Georg Albert vom Institut für Germanistik an der Universität Koblenz-Landau vor allem auf die anfängliche Euphorie der Smiley-Nutzer zurück: "Als es etwas Neues war, hat man sich gerne ausprobiert und mit den Zeichen gespielt."

Eigentlich sind die Emoticons nach Auffassung von Albert gar nicht nötig. All die Gefühle, die diese Gesichter transportieren, könnten genauso gut mit anderen rhetorischen Stilmitteln ausgedrückt werden: Eine ironische Bemerkung ersetze dann zum Beispiel das häufig verwendete Zwinker-Smiley.

Im Zweifelsfall kommt die reine Text-Mail sowieso besser an als die von Symbolen durchsetzte. Manchmal werde von der Sprachkompetenz nämlich auf andere Kompetenzen geschlossen, sagt Albert. Wie bei starkem Dialekt oder vielen Rechtschreibfehlern könne es sein, dass einem Mitarbeiter, der inflationär Smileys verschickt, weniger zugetraut wird. Wer sich unsicher ist, sollte daher lieber auf die klassische E-Mail setzen.

Das rät auch Knigge-Expertin Dressel: "Kompromissbereit, in dem was man empfängt, aber konservativ bei dem, was man selbst verschickt", lautet ihre Faustregel. Das Smiley mit dem Partyhut kann man sich ja für den Feierabend aufheben. Es geht übrigens so *<:-)