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In Bürojobs verbringt man rund ein Viertel der Zeit mit dem Verfassen von Texten. Dabei steigen die Anforderungen an Briefe, Rundschreiben und Protokolle: Immer mehr Menschen kämpfen mit dem Problem, aus der Fülle von Informationen die wichtigen zu filtern. In virtuellen Teams wird zum Teil ausschließlich schriftlich kommuniziert. Da ist es unbedingt notwendig, verständlich und situationsangemessen schreiben zu können. Wie aber bringt man gute Texte zu Papier oder auf den Bildschirm?
Kurz und klar
"Der Tisch ist rund." So beschreibt man einen runden Tisch. Man kann - spottet Tucholsky - diesen Sachverhalt auch so formulieren: "Rein möbeltechnisch hat der Tisch eine kreisrunde Gestalt." Die erste Version ist präzise und verständlich. Die zweite ist nicht "anspruchsvoll", sondern umständlich. Wer so schreibt, macht sich und anderen das Leben schwer. Auch sollte man Sätze nicht verschachteln. Nebensätze zu Hauptsätzen!
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Kein Fachchinesisch
Abkürzungen und Fremdwörter zurückhaltend verwenden. Wenn diese Verständnishürden wirklich nötig sind, müssen sie eingeführt werden - es sei denn, es schreibt der Spezialist seinem Spezialisten-Spezi.
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Interesse wecken
Briefe, die eine Geschäftsbeziehung anbahnen sollen, Einladungen oder Ankündigungen müssen mehr als verständlich sein: Sie müssen Interesse wecken, neugierig machen. Langweilige Texte entstehen meist durch Formulierungen, die man schon häufig gelesen hat. Viele Menschen eröffnen zum Beispiel Briefe mit "Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom ...". Ein steifer Anfang! Damit bringt man sich um die Chance, einen Brief gewinnend mit "vielen Dank für ..." zu eröffnen. Man muss auch nicht "anbei erhalten Sie ..." schreiben, wenn man etwas verschickt. Man kann vielmehr freundlich beginnen mit "gerne senden wir Ihnen ..." Mehr Mut zur persönlichen Wortwahl!
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Einfühlsam sein
"Die Bearbeitung Ihrer Bewerbung wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Wie bitten Sie, von Rückfragen abzusehen. Sie erhalten zu gegebener Zeit weitere Nachricht." Aus welcher Perspektive werden solche Bescheide geschrieben? Aus der Perspektive der Sachbearbeitung: Ihr Brief macht mir Arbeit, kommen Sie bloß nicht auf die Idee zu fragen, wann Sie mit einer Antwort rechnen können. Wir entscheiden, was "zu gegebener Zeit" bedeutet. Die Empfänger spüren: Die eigentliche Mitteilung hinter der Bitte um Geduld ist die Abwehr. Wer Kunden gewinnen oder binden will, wer am Image seines Unternehmens interessiert ist, nimmt beim Schreiben die Perspektive des Empfängers ein. Wenn die Schreibperspektive stimmt, entstehen zum Beispiel Antworten auf Reklamationen, die nicht frustrieren, sondern für den Absender einnehmen.
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Lebendig schreiben
"Schreibe nur, wie du reden würdest, und so wirst du einen guten Brief schreiben", empfahl Goethe einst. Soll man sich beim Schreiben an Goethe halten? Ja und nein. Umgangssprache bringt Leben in Texte. Zum Beispiel ist es schöner, wenn Sie helfen können - statt dienlich zu sein. Aber: Unsere Alltagssprache ist voller Tücken. Zum Beispiel "hat" (statt ergibt) etwas Sinn oder irgendwer macht einen guten Job (statt seine Sache gut). Solche Schludrigkeiten sollte man vermeiden.
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E-Mails sind auch Briefe
Elektronische Post wird häufig im flapsigen Stil der "Net-Kids" geschrieben. Diese Laxheit ist im Geschäftsleben unangebracht. Hier gelten für E-Mails dieselben Regeln wie für Briefe, die per Post verschickt werden: Eine höfliche Anrede und ein freundlicher Gruß sind ebenso selbstverständlich wie die Einhaltung der Rechtschreib- und Grammatikregeln.
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Ruf doch mal an
Frau A. möchte Herrn B. etwas fragen. Telefonisch erreicht sie ihn nicht. Daher schickt sie ihm eine E-Mail. Frau A. setzt zwei Fragezeichen hinter ihre Frage, die ausdrücken sollen: Ihre Antwort ist wichtig für mich. Herr B. interpretiert dies als Vorwurf. Im Gespräch kann man ein Missverständnis umgehend aufklären, in Besprechungen Argumente aufeinander beziehen. In E-Mails geht das nicht. Daher sollte man zurückhaltend sein mit Füllwörtern ("Ich würde wirklich gerne wissen, warum ...") und nie mehr als ein Ausrufe- oder Fragezeichen setzen. Vor allem sollte man (wieder) häufiger zum Telefonhörer greifen. Ein Gespräch schont die Augen und oft auch die Nerven.
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