Ständig wiederkehrende Aufgaben, die nicht sonderlich viel Grips erfordern, können auch Roboter erledigen. Im Unternehmen können sie zum Beispiel die Suche und Auswahl von Mitarbeitern übernehmen. Man sollte sich diese Roboter allerdings nicht wie das schnarrende Blechding R2-D2 aus dem Weltraummärchen "Star Wars" vorstellen, sondern wie eine intelligent programmierte und mit einer Datenbank gekoppelte Automatisierungssoftware. Sie scannt Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse und selektiert auf der Basis voreingestellter Kriterien. Bewerber müssen ihre Unterlagen lediglich hochladen oder Onlinefragebögen ausfüllen.
Passt alles zum Wunschprofil des Arbeitgebers, dann verschickt der Computer eine Einladung und trägt den Termin gleich im Kalender des zuständigen Personalers ein: 14 Uhr Interview Müller, 15.30 Uhr Interview Schulze, 17 Uhr Interview Lehmann. Denn das ist das Ziel: Nicht mehr der Personalmanager, sondern die Software soll entscheiden, wer zum Vorstellungsgespräch kommen darf. Auf der ganzen Welt testen Firmen derzeit, ob sich der Rekrutierungsprozess komplett elektronisch steuern lässt.
Das sogenannte Robot Recruiting verändert in den Unternehmen die Abläufe, an die sich Personaler und Bewerber seit Jahrzehnten gewöhnt haben. Die meisten US-Konzerne lassen schon jetzt Bewerbungen per Computerprogramm scannen. Besonders weit vorangekommen in diesem Prozess sind Arbeitgeber wie Google, Cisco, PwC, Microsoft oder Exxon, bei denen jedes Jahr Tausende Bewerbungen durchzusehen und zu prüfen sind. Die Software erledigt das billiger, schneller und mittlerweile in einer hohen Qualität, sodass tatsächlich nur solche Kandidaten zum Vorstellungsgespräch kommen, die zum Job und zum Unternehmen passen.
Auch die deutschen Arbeitgeber sind elektrisiert. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Capgemini Consulting setzen schon heute drei von vier meist großen Firmen bei der Suche und Auswahl ihrer Nachwuchstalente auf die Digitalisierung. Vielerorts ist der automatische Abgleich der Bewerberunterlagen mit vorgegebenen Auswahlkriterien schon Standard. Jeder vierte Personaler in einem Großunternehmen sagt dem Robot Recruiting eine große Zukunft voraus. Im Mittelstand, der seine Prozesse oft weniger festgezurrt hat als Konzerne, sind es sogar 39 Prozent. Manager hoffen, sich die Sichtung der Unterlagen, die Ruhe und Konzentration fordert, bald sparen zu können.
Die Vision: absolute Chancengerechtigkeit
Ein möglicher Nutzen für Bewerber ist die größere Objektivität des Robot Recruiting. Weil sich die Entscheidungen der Software streng nach den Vorgaben richten, werden Launen, Vorlieben und Abneigungen menschlicher Entscheider gnadenlos herausgefiltert. Die Vision heißt absolute Chancengerechtigkeit. Solange die Programmierung darin keinen Ablehnungsgrund erkennt, sind der Software Hautfarbe, Geschlecht und Ethnie egal.
Das Robot Recruiting sei die konsequente und notwendige Fortsetzung der Entwicklung der vergangenen Jahre, sagt Claudia Crummenerl, Head of Executive Leadership & Change bei Capgemini in Frankfurt. In der Endausbaustufe priorisiert es nicht nur die eingegangenen Bewerbungen, sondern übernimmt sogar die Suche nach passenden Kandidaten, die woanders arbeiten und gar nicht an einen Jobwechsel denken. "Der Algorithmus durchforstet soziale Medien wie beispielsweise Linkedin und schlägt dem Recruiter Profile von Kandidaten vor, die sich nicht von selbst beworben hätten", sagt Crummenerl. "Das Ziel ist es, mithilfe der Technik die besten Bewerber zu finden, um persönliche Gespräche zu hundert Prozent lohnenswert zu machen."
"Bei Fachkräftemangel helfen starre Verfahren nicht weiter"
In einigen Ländern haben die Berater von Capgemini ihren eigenen Recruitingprozess bereits automatisiert. "Wir haben die Profile unserer begabtesten Mitarbeiter analysiert und geschaut, was sie erfolgreich gemacht hat", sagt Crummenerl. Mit den Ergebnissen - gute Noten im Studium, relevante Berufserfahrung oder Praktika, frühe Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen - wurde eine Screening-Software gefüttert. Die vergleicht dann die Profile von Kandidaten mit denen der erfolgreichen Mitarbeiter. "Die Trefferquote ist gut", sagt sie.
Neben Zeit- und Kosteneinsparung für die Bearbeitung der Bewerbungen sollen die analytischen Verfahren im Recruiting auch die Mitarbeiterfluktuation senken. Das Ersetzen eines Mitarbeiters kostet ein Unternehmen jedes Mal viel Geld. "Im Schnitt müssen Unternehmen das Anderthalbfache des Jahresgehalts eines Mitarbeiters aufwenden, um ihn gleichwertig zu ersetzen", sagt Marco Nink vom Beratungsunternehmen Gallup. "Zustande kommen diese Kosten durch verlorenes Wissen, entgangene Produktivität, Such- und Ausbildungskosten sowie die Einarbeitungszeit."
Dieser Aufwand entfällt, wenn die Software von vorneherein potenziell passende Kandidaten aussortiert, die jedoch häufig den Job gewechselt haben, deren Lebenspartner nicht am Standort der zu besetzenden Stelle arbeiten oder deren biografische Angaben zu erkennen geben, dass sie aus anderen Gründen einem Angebot keinesfalls folgen würden.
Weniger Begeisterung für das Robot Recruiting dürfte in Schwellenländern wie Indien aufkommen, die sich amerikanischen und europäischen Unternehmen seit Jahren als verlängerte Werkbank anbieten. Viele Firmen haben das Bewerbermanagement dorthin ausgelagert. "Die Automatisierung macht es den Personalabteilungen nun leicht, diese Tätigkeiten im eigenen Haus zu behalten", sagt Heike Ballhausen, Leiterin Talentmanagement und Organisationsentwicklung beim Beratungsunternehmen Willis Towers Watson in Frankfurt. Sie ist auch aus einem anderen Grund skeptisch: "Bei Fachkräftemangel helfen starre Verfahren nicht weiter", sagt sie. "Die Recruiter müssen die Jobprofile heute stärker mit den Bedürfnissen der Kandidaten in Übereinstimmung bringen. Und das kann kein Roboter."
Allerdings kann die Technik vorarbeiten - und das macht das Leben nicht nur für Personaler, sondern auch für Bewerber einfacher. Sie müssen ihre Mappen nicht mehr kreativ aufpeppen, denn die in der Form vorgegebene Onlinebewerbung wird zur Pflicht. Sie müssen auch nicht mehr stundenlang nach starken Worten für das Anschreiben suchen, weil sich die Auswahlsoftware davon ohnehin nicht beeindrucken lässt. Um im Suchraster der Algorithmen hängen zu bleiben, genügt das Einstreuen von Schlüsselbegriffen und Schlagwörtern aus dem branchenspezifischen Umfeld.
Der Nachteil: Wo ein Recruiter vielleicht noch ein Auge zudrückt, wenn der Rest fabelhaft und stimmig ist, sortiert der Computer diesen Bewerber gnadenlos aus. Auch auf ungewöhnliche Formulierungen und Funktionsangaben sollte man verzichten. Denn was die Software nicht kennt, das gibt es nicht.
