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E-Mail-Knigge:So schreibe ich eine E-Mail richtig

Ist doch schnell geschrieben und gelöscht, so eine E-Mail. Das verleitet zu leichtsinnigen Fehlern.

E-Mail-Flut eindämmen: Arbeitgeber muss Regeln für CC setzen

Volles Postfach: Viele Kollegen übertreiben es mit der CC-Funktion.

(Foto: dpa-tmn)

Es war schon anstrengend früher - erst ein Blatt Papier in die Schreibmaschine spannen, dann in die Tasten hauen und das möglichst zielsicher, damit die Zahl der Tipp-Ex-Flecken auf dem Brief nicht peinlich wird. Da schreibt sich eine E-Mail im Vergleich deutlich flotter, und Fehler lassen sich dank Rechtschreibprüfung schnell erkennen und korrigieren.

Doch wer glaubt, dass er sich deswegen in der Form weniger Mühe zu geben braucht - ist ja alles viel lockerer heute - der irrt. Ersetzt die E-Mail ein formelles Schreiben, gelten für sie die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe auch, sagt Agnes Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat, der nach dem Benimm-Experten Adolph Freiherr Knigge (1752-1796) benannt wurde: "Das beinhaltet die Anrede (Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr) und eine Verabschiedung wie 'mit freundlichen Grüßen'." Für die Generation der schnellen Kurznachrichten-Tipper außerdem wichtig: "Es gehören vollständig ausformulierte Sätze mit Groß- und Kleinschreibung dazu."

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Die Contenance wahren

Sich in einer E-Mail mal so richtig über den nervigen Kollegen oder die ungerechte Chefin auszulassen, ist keine gute Idee. Zum einen ist die Gefahr groß, dass man in seiner Wut nicht auf das Adressfeld achtet, sondern seinen Ärger gleich an die ganze Abteilung schickt und nicht nur an den Lieblingskollegen. Zum anderen weist Jarosch darauf hin, dass viele E-Mails in Unternehmen archiviert werden oder ausgedruckt herumliegen. Also: "In E-Mails möglichst keine negativen Emotionen transportieren. Wenn man Unmut hat, besser zum Telefon greifen und das Ganze persönlich klären."

Den Verteiler klein halten

Da druckt man eine E-Mail aus und die erste Seite ist voll mit den E-Mail-Adressen aller Kollegen, die die Nachricht ebenfalls bekommen haben. Wenn Mitarbeiter regelmäßig den Verteiler zu groß wählen, ist das nicht nur für den Drucker anstrengend, sondern auch für die Kollegen, die diese Informationsflut gar nicht mehr verarbeiten können. Vor allem setzt es viele Arbeitnehmer unter Druck, wenn ihnen nicht klar ist, warum sie eine Nachricht erhalten und ob sie darauf reagieren müssen. Daher lautet der Tipp der Knigge-Expertin: "Man sollte sich immer fragen, für wen ist das, was ich schreibe, relevant? Eine Regel: Im Adressfeld stehen diejenigen, von denen ich eine Reaktion erwarte. Wer in Kopie gesetzt wurde, liest nur mit."

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Sie oder du?

Manchmal ist das ja schon etwas kompliziert, die älteren Kollegen und der Vorgesetzte werden gesiezt, andere Mitarbeiter duzt man aus verschiedenen Gründen. Für den richtigen Ton in einer E-Mail gilt daher auch hier das gleiche wie bei Geschäftsbriefen: "Wenn nur ein Adressat der E-Mail gesiezt wird, gilt für die komplette E-Mail das Sie als Anrede", sagt Knigge-Expertin Jarosch. Außerdem zu beachten: Bei der Anrede ist die Reihenfolge hierarchisch - und sind alle auf einer Ebene, geht es nach dem Alphabet.

Sich nicht so wichtig nehmen

Nicht jede Nachricht ist so eilig, dass die Erde aufhört, sich zu drehen, wenn die Mail nicht umgehend beantwortet wird. Absender sollten daher genau überlegen, wie häufig sie ihre Mitteilung schon in der Betreffzeile mit "Eilt sehr!" oder "Achtung!!" ankündigen. Wenn jede zweite Mail unnötig wichtig gemacht wird, fällt es den Lesern schwer, die wirklich wichtigen Nachrichten zu priorisieren. Übrigens: Unnötig ist in dem Zusammenhang auch, fünf Minuten nach dem Klick auf den Sende-Button zum Kollegen zu laufen und zu fragen: "Hast Du meine Mail schon gelesen?" Dann doch lieber gleich persönlich besprechen oder zum Telefonhörer greifen.

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