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Arbeitsrecht:Geheime Verschlusssache

Suchtprobleme, Krankheiten, Abmahnungen - was in einer Personalakte stehen darf und was nicht, klärt sich oft erst vor Gericht.

Die Personalakte von Arbeitnehmern wird meistens nur dann aus den Büroschränken der Personalabteilungen geholt, wenn ein Mitarbeiter negativ aufgefallen ist und der Chef einen Eintrag vornehmen will. Oder wenn der Angestellte den Betrieb verlässt. Über die Inhalte oder Formen der Akten jedenfalls gibt es bisweilen unterschiedliche Auffassungen, wie die folgende Aufstellung von Urteilen zeigt.

Akte, iStock

Geheim: Sensible persönliche Daten haben in der Personalakte nichts zu suchen.

(Foto: Foto: iStock)

Einen Grundsatz, wie die Personalakten von Arbeitnehmern zu führen seien, stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) auf. In einer solchen Kartei sei wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft über den Mitarbeiter und seinen beruflichen Werdegang zu geben. Aus diesem Grund gehörten alle Unterlagen in die Akte, die sich mit dem Arbeitnehmer und seiner Entwicklung im Betrieb befassen. Dabei sei es allerdings allein Sache des Arbeitgebers, wie er die Akte führe.

Sensible Daten schützen

Anlass für diese Entscheidung des BAG war ein Sparkassenmitarbeiter, der eine Paginierung, also eine fortlaufende Nummerierung, der Unterlagen in seiner Akte forderte. Der Ordnungsfanatiker drang damit jedoch nicht durch. (Az: 9 AZR 110/07)

Das BAG hat auch entschieden, dass sensible Daten von Arbeitnehmern "in besonderer Weise vor zufälliger Kenntnisnahme" zu schützen sind, wie zum Beispiel Informationen über Suchterkrankungen oder andere Leiden. Dazu sei der informationsberechtigte Personenkreis zu beschränken. Wie der Arbeitgeber das gewährleiste, könne er grundsätzlich selbst bestimmen. (Az: 9 AZR 271/06)

Schriftwechsel über Alkoholsucht

Aus diesem Grund verlangte ein Arbeitnehmer aus Hessen, dass seine Alkoholprobleme nicht in der Personalakte breitgetreten werden. Schließlich hatte er sie mit Hilfe des Arbeitgebers und einer Therapie wieder in den Griff bekommen. Als er den kompletten Schriftwechsel über die Alkoholsucht und die seinerzeit ergriffenen Maßnahmen in der Akte abgeheftet fand, forderte er den Arbeitgeber auf, die Unterlagen, die für jeden Mitarbeiter der Personalabteilung "offen zugänglich" waren, zu entfernen.

Er wurde vom Hessischen Landesarbeitsgericht erhört. Sein Persönlichkeitsrecht werde verletzt, so die Richter. Der Schriftwechsel über das Suchtproblem müsse in einem geschlossenen, nur für den Abteilungsleiter zu öffnenden Brief aufbewahrt werden. (Az: 15 Sa 1235/04)

Auch vor dem Landesarbeitsgericht Köln konnte sich ein Mitarbeiter durchsetzen. Er war abgemahnt worden, weil er trotz eines ausdrücklichen Verbots mehrere private Telefonate auf Firmenkosten geführt haben sollte. Es stellte sich heraus, dass ein Detail in den Ausführungen des Chefs nicht stimmte. Das war für das Gericht Anlass genug, die Abmahnung komplett aus der Akte zu streichen. (Az: 11 Sa 243/07)

Auf der nächsten Seite: Wann eine neue Abmahnung sich nicht auf eine alte beziehen darf.

Geheime Verschlusssache

Komplettes Entfernen

Ähnlich eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm: Werden in einer vom Arbeitgeber ausgesprochenen Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers gleichzeitig gerügt, entspricht davon jedoch nur eine nicht den Tatsachen oder ist rechtlich falsch bewertet worden, so hat der Arbeitgeber das Abmahnschreiben komplett aus der Personalakte zu entfernen.

In diesem Fall hatte ein Krankenhausträger einem Chefarzt drei Abmahnungen erteilt. In zwei Briefen standen Vergehen, die er nicht zu vertreten hatte. Das Gericht verurteilte deshalb den Arbeitgeber, die Personalakte des Arztes zu "säubern" - und beurteilte weitere Vorwürfe in den Abmahnungen deshalb nicht, weil schon ein Fehler ausreiche, um die Abmahnung komplett auszusortieren. (Az: 19 Sa 1258/05)

Keine "unkonkreten" Vorwürfe

Einigen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte, so darf sich eine erneute Abmahnung nicht auf vorherige beziehen. Die ist dann rechtswidrig und zu löschen. Das hat das Arbeitsgericht Siegburg in einem Fall entschieden, in dem einem Beschäftigten zwei Abmahnungen erteilt wurden, obwohl er sich mit dem Arbeitgeber darauf geeinigt hatte, dass die Verweise nach einem halben Jahr entfernt würden. Doch bevor es so weit war, erhielt er eine weitere Abmahnung, die sich auf die beiden vorherigen bezog. Der Mann verlangte die Streichung - zu Recht.

Der Arbeitgeber dürfe seine Verpflichtung, die Abmahnungen zu löschen, nicht dadurch unterlaufen, dass er einen weiteren Verweis unter Bezugnahme auf die anderen erteilt. Außerdem sei eine generelle Bezugnahme auf ein in den vorherigen Abmahnungen genanntes "früheres fehlerhaftes Verhalten" nicht konkret genug. Ein Arbeitnehmer müsse keine "unkonkreten" Vorwürfe in seiner Personalakte dulden. (Az: 6 Ca 1037/07)