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Arbeitsrecht:Geheime Verschlusssache

Suchtprobleme, Krankheiten, Abmahnungen - was in einer Personalakte stehen darf und was nicht, klärt sich oft erst vor Gericht.

Die Personalakte von Arbeitnehmern wird meistens nur dann aus den Büroschränken der Personalabteilungen geholt, wenn ein Mitarbeiter negativ aufgefallen ist und der Chef einen Eintrag vornehmen will. Oder wenn der Angestellte den Betrieb verlässt. Über die Inhalte oder Formen der Akten jedenfalls gibt es bisweilen unterschiedliche Auffassungen, wie die folgende Aufstellung von Urteilen zeigt.

Akte, iStock

Geheim: Sensible persönliche Daten haben in der Personalakte nichts zu suchen.

(Foto: Foto: iStock)

Einen Grundsatz, wie die Personalakten von Arbeitnehmern zu führen seien, stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) auf. In einer solchen Kartei sei wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft über den Mitarbeiter und seinen beruflichen Werdegang zu geben. Aus diesem Grund gehörten alle Unterlagen in die Akte, die sich mit dem Arbeitnehmer und seiner Entwicklung im Betrieb befassen. Dabei sei es allerdings allein Sache des Arbeitgebers, wie er die Akte führe.

Sensible Daten schützen

Anlass für diese Entscheidung des BAG war ein Sparkassenmitarbeiter, der eine Paginierung, also eine fortlaufende Nummerierung, der Unterlagen in seiner Akte forderte. Der Ordnungsfanatiker drang damit jedoch nicht durch. (Az: 9 AZR 110/07)

Das BAG hat auch entschieden, dass sensible Daten von Arbeitnehmern "in besonderer Weise vor zufälliger Kenntnisnahme" zu schützen sind, wie zum Beispiel Informationen über Suchterkrankungen oder andere Leiden. Dazu sei der informationsberechtigte Personenkreis zu beschränken. Wie der Arbeitgeber das gewährleiste, könne er grundsätzlich selbst bestimmen. (Az: 9 AZR 271/06)

Schriftwechsel über Alkoholsucht

Aus diesem Grund verlangte ein Arbeitnehmer aus Hessen, dass seine Alkoholprobleme nicht in der Personalakte breitgetreten werden. Schließlich hatte er sie mit Hilfe des Arbeitgebers und einer Therapie wieder in den Griff bekommen. Als er den kompletten Schriftwechsel über die Alkoholsucht und die seinerzeit ergriffenen Maßnahmen in der Akte abgeheftet fand, forderte er den Arbeitgeber auf, die Unterlagen, die für jeden Mitarbeiter der Personalabteilung "offen zugänglich" waren, zu entfernen.

Er wurde vom Hessischen Landesarbeitsgericht erhört. Sein Persönlichkeitsrecht werde verletzt, so die Richter. Der Schriftwechsel über das Suchtproblem müsse in einem geschlossenen, nur für den Abteilungsleiter zu öffnenden Brief aufbewahrt werden. (Az: 15 Sa 1235/04)

Auch vor dem Landesarbeitsgericht Köln konnte sich ein Mitarbeiter durchsetzen. Er war abgemahnt worden, weil er trotz eines ausdrücklichen Verbots mehrere private Telefonate auf Firmenkosten geführt haben sollte. Es stellte sich heraus, dass ein Detail in den Ausführungen des Chefs nicht stimmte. Das war für das Gericht Anlass genug, die Abmahnung komplett aus der Akte zu streichen. (Az: 11 Sa 243/07)

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