Die Zwei-Minuten-Regel
Die Zwei-Minuten-Regel ist Teil der "Getting Things Done"-Methode des Arbeitsorganisations-Gurus David Allen. Er empfiehlt Menschen, sämtliche Tätigkeiten, die sie vor sich haben, in ihre einzelnen Schritte aufzuschlüsseln und schriftlich festzuhalten - und zwar wirklich alle, auch die Verabredung mit Freunden, den Wocheneinkauf und das Arbeitsessen.
Sobald man die Liste für den Tag erstellt hat, geht man sämtliche Aufgaben durch und identifiziert diejenigen, die sich in zwei Minuten oder weniger erledigen lassen - die soll man sofort machen. Und in zwei Minuten kann man erstaunlich viel erledigen: Einen Rückruf, Mails beantworten, einen Friseurtermin ausmachen, die Spülmaschine ausräumen - all das dauert weniger als zwei Minuten. Hat man diesen Berg an Klein-Klein erst einmal weggearbeitet, sieht die To-Do-Liste für den Tag schon sehr viel übersichtlicher aus und man kann sich daran machen, konzentriert die größeren Brocken anzugehen.
Die 3-Minuten-Regel
Die Drei-Minuten-Regel ist nahezu identisch mit der Zwei-Minuten-Regel, mit einem Unterschied: Auf die To-Do-Liste kommen diesmal nur die Aufgaben, die länger als drei Minuten dauern. Kann man absehen, dass man eine Aufgabe sofort erledigen kann und alle dazu erforderlichen Informationen innerhalb von drei Minuten beschaffen kann, dann erledigt man sie einfach, statt sie umständlich auf die Liste zu schreiben. So bleibt die To-Do-Liste übersichtlich und man muss nicht den ganzen Kleinkram aufschreiben, den man in derselben Zeit locker erledigt hätte.
Wichtiger Seitenaspekt der Drei-Minuten-Regel: Manchmal unterschätzt man eine Aufgabe und merkt, dass man zum Beispiel doch länger als drei Minuten braucht, um eine wichtige Mail zu beantworten. Wenn man sich dabei ertappt, muss man die Aufgabe abbrechen und sie auf der To-Do-Liste notieren. So vermeidet man Frustrationen und sieht realistisch, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen.
Die Fünf-Minuten-Regel
Einen Haufen unerledigter Dinge vor sich herzuschieben, ist unfassbar demotivierend. Der Berg, der sich dabei anhäuft, erscheint uns irgendwann so unüberwindlich, dass wir lieber gleich wieder ins Bett gehen, anstatt uns auf den Hosenboden zu setzen und unsere Arbeit zu erledigen. Eine Strategie, die in dem Fall erstaunlich gut funktioniert, ist die Fünf-Minuten-Regel.
Die ist sehr simpel und sagt ganz einfach: Egal, was du vor dir her schiebst, setz dich an den Schreibtisch und mach es - für die nächsten fünf Minuten. Und dann kannst du wieder aufhören.