SZ-Leser Konrad Sch. fragt:
Schon seit längerem beschäftigt mich die Frage, ob mein Arbeitgeber eigentlich E-Mails, die ich von meinem Büro-Rechner aus schreibe, lesen darf. Dabei meine ich nicht nur dienstliche Nachrichten, die ich an Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner verschicke, sondern auch private. In unserem Unternehmen ist das Versenden privater Mails jedenfalls nicht verboten.
Ina Reinsch antwortet:
Lieber Herr Sch., viele Mitarbeiter verschicken neben der dienstlichen Korrespondenz vom Büro aus auch private Nachrichten. Ein "Heute wird es später" an den Partner, eine Verabredung zum Kinobesuch am Samstag oder ein bisschen Tratsch mit den Kollegen im Nachbarbüro. Oft verbunden mit dem unguten Gefühl: Darf ich das überhaupt? Kontrolliert der Chef, was ich mache? Liest er gar mit? Die Frage lässt sich leider nicht so einfach beantworten. Je nachdem, ob das private Versenden von E-Mails im Unternehmen erlaubt oder verboten ist, gelten unterschiedliche Datenschutzvorschriften.
Hat der Arbeitgeber den Mitarbeitern erlaubt, während der Arbeit private E-Mails zu verschicken, gilt das Telekommunikationsgesetz. Auch dann, wenn es, so wie in Ihrem Fall, kein ausdrückliches Verbot des Chefs gibt und das private Mailen schon seit längerem Usus ist. Der Arbeitgeber muss sich damit an das Fernmeldegeheimnis halten. Danach darf er zwar beispielsweise das Datum einer Mail, die Uhrzeit und das Datenvolumen erfassen, um Störungen durch Viren zu erkennen. Der Inhalt der E-Mails selbst ist für den Chef aber absolut tabu. Und: Er darf durch die Datenerfassung nicht das Verhaltendes Mitarbeiters kontrollieren oder seine Arbeit überprüfen, es sei denn, es ergeben sich konkrete Anhaltspunkte für einen Missbrauch.
Ist das private Versenden von E-Mails im Unternehmen verboten, gilt das Bundesdatenschutzgesetz. Danach darf der Chef die Nutzungsgewohnheiten seiner Mitarbeiter mit Hilfe der Verbindungsdaten überwachen, etwa um zu erkennen, ob sie sich an das ausgesprochene Verbot halten - aber nur stichprobenartig.
Was den Inhalt der Mails anbelangt, gilt: Hier hat der Arbeitnehmer in der Regel kein schützenswertes Interesse daran, dass der Arbeitgeber sie nicht liest. Vorgesetzte und Kollegen dürfen darauf zugreifen, insbesondere bei Urlaub und Krankheit des Mitarbeiters. Dienstliche Mails werden da nicht anders behandelt als geschäftliche Briefe.
Klare Trennung erspart Streit
In besonderen Fällen dürfen Mitarbeiter trotz eines Verbots mal eine private E-Mail verschicken. Zum einen, wenn die private Nutzung dienstlich veranlasst ist, etwa um dem Partner mitzuteilen, dass er sich verspäten wird. Zum anderen in familiären Notsituationen. Hat der Chef das private Mailen erlaubt, kann aber technisch nicht unterscheiden, ob die jeweilige Nachricht privat oder geschäftlich ist, schützt das Fernmeldegeheimnis die gesamte über den Anschluss abgewickelte Kommunikation. Das heißt, nicht nur private, sondern auch dienstliche Mails darf der Chef dann nicht lesen.
Regelungen zum E-Mail-Verkehr können auch im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag festgelegt werden. Ich würde dazu raten, den dienstlichen E-Mail-Account auch bei einer erlaubten Privatnutzung so wenig wie möglich privat zu beanspruchen. Eine klare Trennung erspart im Zweifelsfall Streit mit dem Chef und arbeitsrechtliche Konsequenzen.