Eigentlich hat der Schriftsteller Kurt Tucholsky bereits 1930 alle wesentlichen Probleme von Powerpoint-Präsentationen benannt. Und das, obwohl die Software dafür überhaupt erst ein halbes Jahrhundert später geschrieben wurde. In einem Artikel mit dem Titel "Ratschläge für einen schlechten Redner" listete er die größten Fehler auf, die man begehen kann, um die Zuhörer garantiert zu ermüden: "Sprich nicht frei . . . Sprich mit langen, langen Sätzen . . . Viel Statistik hebt eine Rede immer sehr."
Genauso eben, wie heute in den Unternehmen die Vorschläge zur Kostensenkung, der aktuelle Stand der Umstrukturierung oder die neue Werbekampagne präsentiert werden - mit dem einzigen Unterschied, dass die Redner während ihres Vortrags nicht mehr vom Manuskript ablesen, sondern von ihren Folien.
Und so beamen sie viel zu viel Text in zu vielen verschiedenen Schrifttypen, Schriftgrößen und Farben auf die Leinwände, zeigen zahllose Diagramme und kleinteilige Charts, klicken sie sich durch bunte Animationen, verwirrende Multimediaeffekten und längliche Videoclips.
Dieses Phänomen beschreibt auch die wohl weltweit bekannteste Präsentation über Präsentationen: Unter dem Titel "Death by powerpoint (and how to fight it)", "Tod durch Powerpoint (und wie man ihn vermeiden kann)" stellte der Moskauer Berater Alexei Kapterev sie 2007 bei Slideshare.net ein. Mehr als 7,5 Millionen Mal wurde sie dort bisher geklickt. Ein viraler Hit. Und noch immer aktuell - sowohl in der klaren Analyse der häufig mangelhaften Präsentationen als auch in Kapterevs klugen Vorschlägen, wie sie sich verbessern lassen. Sein wichtigster Rat: "Can't find the meaning? Don't present" (Keine Präsentation ohne Inhalt). Seine wichtigste Forderung: Leidenschaft für das Thema - und damit das, was der Berater Michael Gerharz Begeisterung nennt. (siehe Interview)
Was ist meine Botschaft?
Gerharz hat im Bereich Kommunikationssysteme promoviert und coacht Führungskräfte und Mitarbeiter von Dax-Konzernen, Banken und Softwarehäusern ebenso wie Selbständige. "In den Workshops geht es immer darum, herauszuarbeiten: Was ist meine Botschaft? Und: Wie gelingt es mir, meine Begeisterung für mein Thema auch in anderen zu wecken?", erklärt er. Am eindringlichsten glücke dies durch Storytelling, also dem Erzählen von Geschichten, denn erst Beispiele und Beschreibungen ließen das Publikum mitfühlen.
"Dafür kann sich eine Powerpoint-Präsentation eignen, manchmal aber ist ein Vortrag mit Modellen oder einem Flipchart die bessere Wahl." Folien sind nur dann nützlich, wenn sie eine Aussage visuell unterstützen, sagt denn auch Gerriet Danz, Vortragsredner, Kommunikationscoach und Ex-Kreativdirektor der Werbeagentur BBDO: "Jede nicht gezeigte Folie stärkt die Wirkung des Präsentators und damit die Qualität des Vortrags. Jede gezeigte Folie birgt das Risiko, den Experten zum Diavorführer zu degradieren."
Das wusste auch schon Steve Jobs, dem es immer wieder gelang, die Einführung von Apple-Produkten als Weltereignisse zu feiern. Bereitete er eine Präsentation vor, tat er dies mit Stift und Papier. "Brainstorming, Skizzen zeichnen und an der Tafel arbeiten waren für ihn die wichtigsten Methoden", beobachtete der Kolumnist der amerikanischen Business Week, Carmine Gallo. "Zuerst kam immer die Geschichte. Die Folien waren nur zur Ergänzung gedacht."
Powerpoint, so wie es von den Erfindern erdacht wurde
In seinen Präsentationen vertraute der Apple-Chef auf die Macht der Bilder. "Während die durchschnittliche Powerpoint-Folie 40 Wörter aufweist, fanden sich auf zehn Folien von Jobs kaum sieben Wörter", hält Gallo fest. Konsequenterweise demonstrierte Jobs beispielsweise die Vorzüge des Macbook Air, das er "das dünnste Notebook der Welt" nannte, mit einem Foto: Die Aufnahme zeigte das Notebook in einem großen braunen Briefumschlag.
Damit hatte Jobs Powerpoint genau so genutzt, wie es sich seine Erfinder, der Unternehmer Robert Gaskins und der Programmierer Dennis Austin, Mitte der 1980er-Jahre vorgestellt hatten. Zum zwanzigsten Geburtstags ihres Programms zeigten sich die beiden im Wall Street Journal entsetzt darüber, wie es in-zwischen genutzt wurde. "Dabei ist nicht das Programm schlecht, sondern die Präsentationen sind es, die damit erstellt werden", stellte Austin fest. Einer Druckerpresse werfe man doch auch nicht vor, dass es mit ihr möglich ist, auch jede Menge Müll zu produzieren.
Auch bei den legendären Ted-Konferenzen werden gelegentlich Folien verwendet - doch wenn, dann immer nur spärlich, schreibt ihr Kurator Chris Anderson in der Harvard Business Review. Bei den Ted Talks, die 1984 zum ersten Mal im kalifornischen Monterey stattfanden (und kostenlos unter ted.com im Internet abzurufen sind), sprechen Wissenschaftler, Unternehmer und Prominente über "ideas worth spreading", also Ideen, die es wert sind, verbreitet zu werden.
So oft wie möglich trainieren
An ihren maximal 18 Minuten kurzen Vorträge beginnen die Redner oft schon Monate vorher zu arbeiten. "Präsentationen stehen und fallen mit der Idee, mit der Geschichte, die sie erzählen, und der Leidenschaft der Vortragenden", so Anderson. "Es geht dabei um Substanz, nicht um Vortragstechniken oder multimediale Feuerwerke." Trotzdem wäre es wichtig, den Vortrag so oft wie möglich zu trainieren - "allein oder vor Publikum".
Wie wichtig selbst erfahrene Redner das Üben nehmen, lasse sich unter anderem am Beispiel von Steve Jobs zeigen, sagt Michael Gerharz. "Der hat sich ein halbes Jahr und länger vorher auf eine Konferenz vorbereitet. Zwei Tage vorher hat er dann ausschließlich die Keynote geübt - und das als Chef eines Weltkon-zerns." Jobs Präsentationen sahen zwar alle locker aus. Doch jede Demonstration, jeder Videoclip, jede Folie wurde genau geplant, ihre Abfolge intensiv geprobt.
In all dem zeigt sich zugleich auch Jobs leidenschaftlicher Enthusiasmus für die eigenen Produkte - nach Ansicht von Gerharz "die Grundbedingung dafür, mitreißend erzählen zu können. Und jeder, der fest an das glaubt, was er hat oder tut, kann an sich und seinen Präsentationen arbeiten - und damit dann andere begeistern und überzeugen."
