Will man das Thema Betriebskostenabrechnung professionell bearbeiten, muss man sich mit Abrechnungszeiträumen befassen und die gesetzlich festgelegten Fristen kennen. Neben Fristen für die Zustellung der Betriebskostenabrechnung an den Mieter gibt es für Vermieter auch solche für das Erhöhen der Nachzahlung und künftiger Vorauszahlungen. Ein Mieter, der zu Recht das Fehlen einer überfälligen Betriebskostenabrechnung moniert, darf bereits entrichtete Betriebskosten vom Vermieter zurückverlangen und laufende Vorauszahlungen aussetzen - so lange, bis er das geforderte Dokument in den Händen hält. Will ein Mieter Einwände gegen eine Betriebskostenabrechnung vorbringen, muss auch er sich an bestimmte Termine halten.
Genauso wichtig wie Fristen sind bestimmte Zeitspannen, auf die man achten muss: Der Mieter hat einen Anspruch darauf, eine Abrechnung auf zwölf Monate zu bekommen", sagt Rechtsanwältin Birgit Noack von Haus + Grund München. "Das Abrechnungsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein." Wolle man in einem Mehrparteienhaus eine Abrechnung über beispielsweise 13 Monate machen, benötige man dafür die Zustimmung jedes einzelnen Mieters.
Gelten verschiedene Abrechnungszeiträume für Positionen, die mit in die Abrechnung einfließen, etwa für Versicherungsbeiträge und Heizkosten, dann kann das die Sache komplizierter machen als nötig. Der Vermieter muss dem Mieter die fälligen Betriebskosten spätestens bis Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen.
Wer unter Aufschieberitis leidet, den kuriert vielleicht die Information, dass jegliche Betriebskostennachforderung hinfällig wird, wenn der Vermieter die vorgeschriebene Frist verstreichen lässt. Das gilt aber nur für das Wohnraum-, nicht für das Gewerbemietrecht.