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Verwaltungsbeirat:Ein Ehrenamt mit Risiken

Viele kennen ihren Handlungsspielraum nicht und geraten so in Konflikt mit anderen Eigentümern. Oder bekommen finanzielle oder juristische Probleme. Eine Expertin erklärt, wie sich Beiräte am besten absichern können.

Viele Verwaltungsbeiräte kennen ihren Handlungsspielraum nicht gut genug und geraten dadurch in Konflikt mit anderen Eignern oder in finanzielle Schwierigkeiten und rechtliche Streitigkeiten. Das be-obachtet Gabriele Heinrich, Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied von Wohnen im Eigentum (WiE), wiederholt. Der Verein mit Sitz in Bonn kümmert sich um die Weiterbildung von Beiräten. Heinrich erklärt, wie sie sich besser absichern können.

SZ: Welche sind typische Fälle, in denen Beiräte ihre Kompetenzen überschreiten?

WEGs können Haftungsausschlüsse für Beiräte beschließen, sagt Gabriele Heinrich. Sie hält es für die Pflicht der Eigentümer, die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für ihre Beiräte zu bezahlen.

(Foto: OH)

Gabriele Heinrich: Wenn sie etwa Entscheidungen treffen, die Aufgabe der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder des Verwalters sind. Wir hören immer wieder, dass ein Beirat Aufträge an Handwerkerfirmen vergibt oder dass der Beirat Baumaßnahmen abnimmt. Mit der Begründung: "Der Verwalter macht nichts, wir müssen selbst handeln." Aber so geht es nicht. Der Beirat kann den Verwalter allenfalls mehrmals zum Handeln auffordern, dann abmahnen und die WEG informieren. Bei erheblichem Fehlverhalten, und um Schaden von der WEG abzuwenden, muss der Verwalter gegebenenfalls abberufen werden. Nicht der Verwaltungsbeirat ist das handelnde Organ einer WEG und ihr offizieller Vertreter nach außen, sondern der Verwalter.

Warum ist es für Verwaltungsbeiratsmitglieder wichtig, sich schlau zu machen, was sie dürfen und was nicht?

Wenn die WEG durch das vorsätzliche oder fahrlässige Verhalten eines Verwaltungsbeiratsmitglieds zu Schaden kommt, haftet jedes Mitglied des Beirats persönlich mit seinem Vermögen.

Können sich Verwaltungsbeiräte gegen Risiken versichern, die ihr Ehrenamt mit sich bringt?

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen, ist für jeden Verwaltungsbeirat sehr wichtig; sie verringert die Risiken erheblich. Bezahlen sollte diese Versicherung die jeweilige WEG.

Außerdem gibt es Haftungsfreistellungen. Was versteht man darunter?

Die Eigentümerversammlung kann zum Beispiel per Mehrheitsbeschluss festschreiben, dass der Verwaltungsbeirat im Fall von leichter Fahrlässigkeit nicht haftet. Ein Beispiel für leichte Fahrlässigkeit: Der Verwalter hat unerlaubte Umbuchungen von WEG-Geldern vorgenommen und diese veruntreut, was der Beirat hätte merken können, wenn er Original-Kontobelege der Bank zur Prüfung angefordert hätte. Der Beirat vertraute aber dem Verwalter und den gefälschten Kontobelegen, die er dem Beirat vorgelegt hatte.

Die Eigentümergemeinschaft kann auch festlegen, dass der Beirat bei einzelnen, ganz konkreten Aufgaben nicht haftet. Solche Haftungsausschlüsse sollen es Interessenten erleichtern, sich zu entscheiden, ob sie als Verwaltungsbeirat tätig werden wollen oder nicht. Einen Beirat grundsätzlich jeglicher Haftung zu entbinden, das geht allerdings nicht.

Der Beirat hat keinen Rechtsanspruch darauf, dass ihn die Eigentümerversammlung entlastet, nachdem er die Jahresabrechnung geprüft hat. Wie steht Wohnen im Eigentum dazu?

Es ist richtig, dass er keinen Anspruch darauf hat. Aber wir empfehlen, ihn zu entlasten. Es sei denn, die Eigentümergemeinschaft kann ihm nachweisen, dass er sich grob fahrlässig oder vorsätzlich zum Schaden der WEG verhalten hat. Man muss auch bedenken: Als Verwaltungsbeirat tätig zu sein, ist ein Ehrenamt. Der Verwalter steht da ganz anders in der Pflicht.

Welche Beispiele für grobe Fahrlässigkeit kennen Sie aus der Praxis?

Wenn etwa die Jahresabrechnung nicht geprüft, sondern nur durchgewunken wird. Weil man dem Verwalter vertraut, er werde schon alles richtig machen. Ein weiteres Beispiel für grobe Fahrlässigkeit: Die WEG entscheidet sich dafür, eine Verfügungsbeschränkung für die Entnahme von Geldern aus der Rücklage in den Verwaltervertrag einzubauen. Das heißt: Wenn der Verwalter einen hohen Geldbetrag vom Rücklagenkonto abheben will, muss ein Beiratsmitglied diese Transaktion gegenzeichnen, ihr also zustimmen. Wenn der Verwaltungsbeirat dies nicht tut, und den Verwalter eigenmächtig agieren lässt, handelt der Beirat grob fahrlässig.

Wann darf ein Verwaltungsbeirat sein Amt niederlegen?

Im Prinzip jederzeit. Aber in der Praxis gibt es Einschränkungen. Aus Fairness gegenüber den anderen Eigentümern sollte er seinen Rücktritt frühzeitig ankündigen. Und wenn etwa die Prüfung der Jahresabrechnung für die WEG ansteht, kann ein Beiratsmitglied nicht einfach sagen: "So, jetzt habe ich keinen Bock mehr." Wichtige Aufgaben, die er begonnen hat, muss er auch zu Ende führen.

Wahl des Gremiums

Wenn eine WEG festlegt, welche Verwaltungsbeiräte sie unterstützen sollen, hat sie dabei zahlreiche Freiheiten. Vorgeschrieben ist aber, dass die Wahl auf Basis eines Beschlusses der Wohnungseigentümerversammlung erfolgen muss. Laut Paragraf 29 WEG-Gesetz ist als Beirat bestellt, wer die einfache Mehrheit erhalten hat. Das Wahlverfahren ist nicht gesetzlich geregelt. Die Eigner können per Mehrheitsbeschluss den kompletten Beirat oder die Mitglieder einzeln nach Positionen wie Vorsitzender/Stellvertreter/Schriftführer wählen. Sie dürfen ihre Beiräte in offener oder geheimer Abstimmung wählen - Letzteres hat sich in der Praxis bewährt. Wie lange ein Beiratsmitglied im Amt bleibt, ist nicht vorgeschrieben. Der Verein WiE plädiert dafür, die Amtszeit auf drei Jahre zu begrenzen, wobei die Wiederwahl eines Beirats möglich sein solle.

Stephanie Schmidt