Wer eine Immobilie kaufen will, kommt um das Grundbuch nicht herum: Es handelt sich um ein von den Amtsgerichten geführtes Register, in dem die Rechts- und Eigentumsverhältnisse eines Grundstücks verzeichnet sind. Es enthält Angaben zu Lage und Größe des Grundstücks, auch zu seinen Belastungen. Für die Einsicht ins Grundbuch braucht der Käufer die Zustimmung des Verkäufers beziehungsweise er muss einen Vorvertrag oder eine Maklerbestätigung vorweisen. Sobald sich die Eigentumsverhältnisse eines Grundstücks verändern, muss dies durch einen Grundbucheintrag vermerkt werden. Mit dem Kaufvertrag über eine Immobilie ist noch kein Eigentumsübergang verbunden: Erst wenn ein Notar die Beurkundung vornimmt und die Eintragung im Grundbuch erfolgt ist, ist der Käufer Eigentümer geworden, mit allen Rechten und Pflichten.
Nicht nur beim Verkauf eines Grundstücks oder einer Immobilie ist die Eigentumsumschreibung im Grundbuch vorzunehmen. Auch bei Änderungen am Grundstück wie zum Beispiel bei einer Aufteilung oder Zusammenführung mehrerer Grundstücke ist eine Eintragung ins Grundbuch erforderlich. Der Notar leitet dann alle dafür erforderlichen Erklärungen an das Grundbuchamt weiter.
Schon bei der Vorbereitung des Kaufvertrags sieht der Notar das Grundbuch ein. Auch die Eigentumsverhältnisse am Grundstück entnimmt der Notar dem Grundbuch. Im Grundbuch befinden sich Eintragungen von Belastungen wie Hypotheken und Grundschulden, aber auch Wohnungs-, Vorkaufs- und Erbbaurechte oder ein Zwangsversteigerungsvermerk. All dies berücksichtigt der Notar bei der Vertragsgestaltung. Wenn der Käufer Belastungen, etwa eine Grundschuld, nicht übernehmen will, kümmert sich der Notar um deren Löschung. Erst dann ist der Kaufpreis zu bezahlen. Daneben kann das Grundbuch auch Geh- und Fahrtrechte oder Leitungsrechte enthalten, die zur Erschließung anderer Grundstücke notwendig sind; diese bleiben in der Regel im Grundbuch bestehen. "Grundsätzlich kann sich der Käufer auf die Richtigkeit der Eintragungen im Grundbuch verlassen", sagt der Münchener Notar Martin Schwab.
Schon seit einigen Jahren gibt es kein klassisches Grundbuch in Papierform mehr: Alle Eintragungen durch das Grundbuchamt erfolgen in das elektronische Grundbuch. "Dies beschleunigt das Eintragungsverfahren deutlich", sagt Schwab.
Vor der Eigentumsumschreibung prüft das Grundbuchamt, ob die Eintragung zulässig ist. So müssen beispielsweise alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, wie die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts. Dies ist eine Mitteilung des Finanzamts, dass gegen die Umschreibung keine steuerlichen Bedenken bestehen. Damit soll auch sichergestellt sein, dass der Erwerber die Grunderwerbsteuer gezahlt hat. Für die Umschreibung im Grundbuch fallen Gebühren an. Wie hoch diese sind, berechnet sich nach dem Kaufpreis.