Für Eigentümer wird es bürokratischer. Nicht nur große Wohnungsunternehmen, auch kleine Privatvermieter, Makler und Verwalter müssen künftig vorsichtig sein, was die Daten von Mietinteressenten und Mietern angeht. Diese bekommen mehr Rechte. Bei Verstößen drohen hohe Geldstrafen.
Vom 25. Mai 2018 an wird es erstmals in der Europäischen Union ein einheitliches Datenschutzrecht geben. Dies betrifft im Mietrecht vor allem die Selbstauskunft, die von Mietern gewünschte Einsichtnahme in die Daten anderer Mieter zur Betriebskostenabrechnung und die Mieterhöhung.
Die neuen Regeln sehen vor, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen, wie es erforderlich ist, um etwa den Vertragszweck zu erreichen oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Personenbezogene Daten sind Name, Anschrift, Telefonnummer, Steuernummer, Bankverbindung etc. Soll eine Wohnung neu vermietet werden, darf der Vermieter dem Mietinteressenten nur bestimmte Fragen stellen. Welche das sind, hängt davon ab, in welcher Phase der Vertragsanbahnung sich beide Seiten befinden. Vor dem Besichtigungsbeginn darf der Vermieter grundsätzlich nur den Namen des Mietinteressenten und die Kontaktdaten erfragen. "Ist die Wohnung noch von Mietern bewohnt, darf vor der Besichtigung ausnahmsweise auch nach weiteren Daten gefragt werden, wie beispielsweise zur Höhe des Einkommens", erläutert Inka-Marie Storm, Chefjustiziarin von Haus & Grund Deutschland. Denn Mieter müssen es nicht hinnehmen, dass eine Vielzahl von Wohnungsinteressenten ihr Zuhause besichtigen. Bewerben sich sehr viele Interessenten, darf der Vermieter vor der Besichtigung eine Vorauswahl an geeigneten Mietern treffen. Fragen zum Beispiel nach Religion oder geschlechtlicher Orientierung dagegen sind tabu.
Wer Zugriff auf die Daten hat, muss die Regeln einhalten. Also auch der Ablesedienst
Zeigt sich der Wohnungssuchende nach der Besichtigung interessiert, darf der Vermieter weitere Daten erfragen wie etwa die Anzahl der einziehenden Personen, die Einkommensverhältnisse, Beruf und Arbeitgeber oder mögliche Bürgen. "Der Vermieter darf allerdings keine Kopie des Personalausweises anfertigen, diesen abfotografieren oder einscannen", sagt Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund. Er dürfe sich den Personalausweis lediglich zur Überprüfung der Identität vorlegen lassen und die erforderlichen Daten wie die Personalausweisnummer notieren.
Kommt es zum Abschluss des Mietvertrags, darf der Vermieter weitere Informationen fordern wie den Nachweis der Einkommensverhältnisse, eine Schufa-Auskunft, Bank- und Kontodaten.
Kommt ein Mietvertrag nicht zustande, müssen die Daten des Mietinteressenten wieder gelöscht werden. "Solange ein Mietinteressent sich aber noch auf eine Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berufen könnte, müssen die Daten aufbewahrt werden, also drei Monate lang", erklärt Inka-Marie Storm. Darüberhinaus dürfen personenbezogene Daten von Mietinteressenten, mit denen kein Mietvertrag zustande gekommen ist, weder gesammelt noch gespeichert werden. Ausnahme: Die Mietinteressenten sind mit einer Speicherung ihrer Daten ausdrücklich einverstanden in der Hoffnung, die nächste frei werdende Wohnung zu erhalten. "Dieses Einverständnis sollten die Bewerber dem Vermieter schriftlich geben", rät Storm.
Auch im laufenden Mietverhältnis müssen Vermieter die Datenschutzrechte ihrer Mieter sorgfältig beachten. Um etwa überprüfen zu können, ob die Betriebskostenabrechnung stimmt, können Mieter Einsicht in die Belege nehmen. Allerdings bezieht sich dieses Recht des Mieters nur auf solche Daten, die konkret für die Prüfung der Abrechnung erforderlich sind. Deshalb müssen die Namen der anderen Mieter geschwärzt werden.
Vermieter, die eine Mieterhöhung mit drei Vergleichswohnungen begründen, müssen ebenfalls die Daten der Mieter dieser Vergleichswohnungen schützen. Zwar müssen grundsätzlich keine Namen der Mieter der Vergleichswohnungen angegeben werden. Da es dem Mieter jedoch möglich sein muss, die angegebene Vergleichswohnung ausfindig zu machen, sind auch hier personenbezogene Daten im Spiel. Eine Einwilligung der betroffenen Mieter ist dennoch nicht nötig, da der Vermieter so handeln muss, um die Mieterhöhung wirksam begründen zu können. "Der Vermieter ist aber verpflichtet, den Mietern der drei Vergleichswohnungen mitzuteilen, dass und wem er die Höhe der Miete ihrer Wohnungen mitgeteilt hat", erklärt Ropertz.
Zu den neuen Vorgaben gehört nicht nur das sichere Abspeichern der Daten, sondern auch die Dokumentation, was mit den Angaben passiert und wer Zugriff hat. Das kann auch die Hausverwaltung oder ein beauftragter Ablesedienst sein. Vermieter müssen dann darauf achten, dass ihre Dienstleister die Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes einhalten. "Andernfalls kann der Vermieter dafür in die Haftung geraten", warnt Storm. Schließlich müssen Vermieter dokumentieren, welche Daten erhoben wurden und wem gegenüber sie offengelegt werden. Mieter haben das Recht zu erfahren, was der Eigentümer an Daten über sie besitzt, wo sie aufbewahrt und wie sie genutzt werden.