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Fünf Tipps:So schreiben Sie bessere E-Mails

Der tägliche Ärger im E-Mail-Postfach: Ein "Hallo" in der Betreffzeile, unübersichtliche Textwüsten und der versehentliche Klick auf "Allen Antworten". Fünf Tipps aus der sz.de-Redaktion, wie Sie den E-Mail-Wahnsinn ein wenig erträglicher machen.

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Schluss mit Hallo

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Quelle: SZ

Eine gute E-Mail sticht heraus. Man sollte davon ausgehen, dass im Postfach des Empfängers mehr Nachrichten liegen als jene, die man gleich abschicken wird. Es gibt also Konkurrenz - und um diese zu übertrumpfen, muss bereits das erste Wort sitzen. Das heißt: Es muss eine klare Überschrift her. Ein willkürliches wirkendes "Hallo" in der Betreffzeile ist redundant. Allein der Fakt, dass da eine E-Mail im Postfach liegt und der Absender zu lesen ist, ist genug Begrüßung. Besser wäre es, den Inhalt der Nachricht zusammenzufassen. Das erleichtert der Gegenseite die Entscheidung und das gleich zweifach. Erstens: Will sie die Nachricht überhaupt lesen? Und zweitens: Falls ja, dann ist die Antwort-Bereitschaft ungleich höher. Man weiß, worum es geht.

Hakan Tanriverdi

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Wichtiges fetten

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Quelle: SZ

Bei E-Mails ist es sinnvoll, den schlimmsten Fall anzunehmen: Die Person, die sie lesen soll, hat keine Zeit. Behält man das im Hinterkopf, schreibt man seine Botschaft gleich ganz anders. Alles, was potenziell Nachdenkarbeit verursachen könnte, wird so umformuliert, dass keine Fragen offen bleiben. Geht es um ein Telefontermin, werden also gleich mögliche Zeitpunkte genannt. Ist die Nachricht besonders lang, werden die wichtigsten Stellen gefettet. So kriegt die Person auch in stressigen Situationen mit, was an der Mail, die sie gerade liest, das Wichtige ist. Ebenfalls wichtig: Wenn Sie eine Antwort erwarten, stellen Sie eine Frage. Klingt erst einmal banal, ist aber eine klare Handlungsaufforderung - und genau das ist schließlich, worum es geht.

Hakan Tanriverdi

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Regeln erstellen

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Quelle: SZ

Sie ärgern sich über viele ungefragt eintrudelnde Mails, die sich nicht oder nur schwer abbestellen lassen? Und Sie verwenden Outlook? Dann legen Sie einfach Regeln an. Das geht mit dem eingebauten Assistenten (Extras - Regeln und Benachrichtigungen) sehr einfach. So lassen sich zum Beispiel alle Mails eines Absenders oder mit einer bestimmten Betreffzeile in einen eigenen Ordner packen oder gleich in den digitalen Papierkorb befördern. Man muss dabei nur darauf achten, die Bedingungen nicht zu allgemein zu gestalten, sonst kann es sein, dass auch solche Mails mit erfasst werden, die man eigentlich schon gerne auf dem Schirm haben würde. Greifen die Regeln, wird der Posteingang deutlich entlastet - für die wirklich wichtigen Sachen.

Helmut Martin-Jung

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Nicht streuen

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Quelle: SZ

Die E-Mail-Technik eignet sich nicht besonders gut für Gruppen-Diskussionen. Regelrecht zur Pest aber werden E-Mails, wenn über Mails an viele Nutzer Meinungsverschiedenheiten ausgetragen werden. Herr Müller findet dies blöd, Frau Huber das und ein anderer bemerkt, dass in der Hassmail ein Komma fehlt. All das interessiert in den allermeisten Fällen nur wenige, nervt dafür aber alle anderen und hält sie von der Arbeit ab. Es wäre daher wirklich zu überlegen, ob man den "Antwort-an-alle"-Knopf nicht vielleicht mit einer Sicherheitsabfrage koppeln könnte, Motto: "Wollen Sie wirklich . . ." Übrigens: Auch dass man sich über einen solchen Spammer ärgert, kann man ihm per Mail mitteilen, aber alle anderen müssen das auch nicht zwingend mitkriegen.

Helmut Martin-Jung

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Richtig zielen

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Quelle: SZ

Eine Sicherheitsfrage könnte auch diese Schrecksekunde verhindern: man tauscht sich mit einer Gruppe von Freunden oder Kollegen per E-Mail aus. Und dann kommt der eine Einfall, der nicht mehr für aller Ohren beziehungsweise Augen bestimmt ist, sondern einem speziellen Adressaten gilt. Kurz geschrieben, abgeschickt, oh Schreck! Aus Gewohnheit auf "Allen Antworten" geklickt. Meist droht jetzt nur etwas Spott. Es sei denn, man hat versehentlich die Lästereien über den Chef auch an selbigen geschickt... Dann doch lieber der umgekehrte und zum Glück häufigere E-Mail-Fauxpas: In einer Gruppenkonversation eine Antwort versehentlich nur an einen Adressaten zu schicken. Denn dieser Fehlklick ist, einmal bemerkt, nun wirklich leicht zu beheben.

Matthias Huber

© SZ vom 14.01.2015/mahu
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