Jan Berghold findet: „Wir haben einiges richtig gemacht.“ Ob Bauanträge einreichen, Bewohnerparkausweise verlängern oder die Hundesteuer anmelden: 382 Verwaltungsdienstleistungen hatte Bergholds Arbeitgeberin, die Stadt Erlangen, zuletzt online – laut einer Übersicht des Digitalministeriums so viele wie kein anderes Rathaus im Freistaat. Dabei ist die von Berghold geleitete IT-Abteilung nach seinen Worten nicht mal recht groß. Dafür habe man von Anfang an „die Datenübernahme mitgedacht“ – also wie Anträge und Formulare, einmal im System, digital von Bürger zu Amt wandern und bearbeitet werden können. „Ende-zu-Ende-Digitalisierung“ heißt das in der Fachsprache.
Vor allem aber haben sie in Erlangen auf eine „starke individuelle Architektur“ gesetzt. Um die Dienstleistungen ins Netz zu bringen, habe man zwar auch bestehende, externe Software genutzt, sagt Berghold. Doch häufig hätten die Angebote zu wenig zu dem gepasst, was man benötigt habe. Also hätten sie IT-Lösungen oft selbst entwickelt.
Erlangen ist damit ein Vorbild – und trotzdem mittendrin in einem bayernweiten Dilemma. Weil eine digitale Verwaltung schnellere Verfahren statt langer Papierexzesse verheißt, haben viele Städte, Gemeinden und Landkreise eigene IT-Anwendungen implementiert. Die sind nun mit denen anderer Kommunen teilweise inkompatibel. Und die Lösung, die die Staatsregierung für das Problem entwickeln will, wirft selbst Fragen auf: Sie gibt es eigentlich schon.
Dabei ist es mit der Digitalisierung hierzulande eh schon kompliziert. Das liegt, stark vereinfacht, auch am Föderalismus. Jede politische Ebene ist für ihre Behörden zuständig. Auf der kommunalen laufen besonders viele Belange von Bürgern und Firmen zusammen. Die Folge: „Wildwuchs“. So nannte mal ein Kommunalvertreter die Vielzahl an IT-Insellösungen.
Sie erschweren den Datenaustausch unter den Ämtern. Außerdem gelten sie dem bayerischen Finanzministerium auf die Dauer als zu kostspielig und personalintensiv. Mit den kommunalen Spitzenverbänden identifizierte man deshalb in einer „Zukunftskommission #Digitales Bayern 5.0“ Wege zu einer einheitlicheren Verwaltung. Maßnahmen wurden Anfang des Jahres bekannt: Als wichtigste gilt der Aufbau eines zentralen kommunalen IT-Dienstleisters. „Wir wissen, was die Kommunen brauchen und was in der Praxis funktioniert“, sagt Minister Albert Füracker. „So können wir IT-Aufgaben bündeln und zentralisieren, damit sich nicht mehr jede Kommune selbst darum kümmern muss.“
Anbieter und Angebote wären schon vorhanden
Nur: Ein zentraler IT-Dienstleister existiert bereits. Sogar mehrfach. Da wäre Byte, die Bayerische Agentur für Digitales, die laut Eigenbeschreibung „die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung“ mitgestaltet. Das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern kümmert sich um „E-Government-Anwendungen sowie zentrale Infrastrukturen“. Die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern liefert „Lösungen für die Digitalisierung von Kommunen und öffentlichen Einrichtungen“. Und die vom Freistaat mitgetragene Anstalt BayKommun koordiniert unter anderem die „Bereitstellung von digitalen Verwaltungsleistungen“ für die Kommunen. Dazu gehören etwa die BayernPackages. Diese bündeln verschiedene Online-Services, die Kommunen implementieren können. Hinzu kommen lokale Vorzeigeprojekte; der Landkreis Ebersberg etwa hat ein Tool fürs kommunale Energiemanagement entwickelt, das nun bayernweit ausgerollt werden soll.
Anbieter und Angebote für eine einheitlichere und zentralere Verwaltung wären also vorhanden. Benjamin Adjei, Sprecher für Digitalisierung der Grünen-Landtagsfraktion, stellte deshalb eine Anfrage an die Staatsregierung, welche Rolle dem neuen IT-Dienstleister bleibe. Die Antwort: Er soll unter anderem den „kommunalen Serverbetrieb“ bündeln und eine „Cloud-Infrastruktur“ erschließen. Aber wie er sich in die bestehenden Strukturen fügen soll, bleibt vorerst unklar. Die Details würden „im Rahmen der Umsetzungsplanung“ ausgearbeitet. Das Schreiben stammt aus dem Mai, ist aber weiter aktuell.
„Planlos“ nennt das alles der Grüne Adjei. Bevor man einen weiteren Dienstleister schaffe, sei eine Analyse der Strukturen nötig – etwa mit Blick auf die Frage, was Kommunen gemeinsam erledigen könnten. Warum zum Beispiel müsse man sein Auto bei einem Umzug innerhalb Bayerns ummelden? Die Daten könne man doch landesweit zentral speichern, findet Adjei. Doppelstrukturen sieht er zudem in der Staatsregierung selbst. Zwar gibt es ein Digitalministerium, das von den Freien Wählern geführt wird. Trotzdem ist für viele Digitalisierungsaufgaben das CSU-gelenkte Finanzministerium zuständig. Damit beanspruchten in diesem Bereich zwei Häuser die „Meinungsführerschaft“, sagt Adjei. Seine Sorge mit Blick auf die digitale Verwaltung: „Da wird am Ende nichts Gescheites dabei herumkommen. Und das ist schade.“
Auch Praktiker in den Kommunen äußern sich über die Idee eines Dienstleisters bisweilen skeptisch. „Das kommt viel zu spät“, sagt einer am Telefon. Er bezweifle auch, ob sich die Kommunen eine Umstellung ihrer IT-Systeme leisten wollten. Viele seien knapp bei Kasse.
Die Vereinheitlichung der IT gilt als „Mammutaufgabe“
Aus Sicht des Finanzministeriums ist hingegen ein neuer Dienstleister nötig, um ein „solides kommunales IT-Fundament“ für „volldigitale Prozesse“ zu schaffen. Nun werde untersucht, inwiefern man mit anderen Akteuren kooperieren könne. Allerdings seien etwa Byte und BayKommun „keine IT-Dienstleister im klassischen Sinne“. Der neue Dienstleister solle „im Sinne eines Brokers“ zentral am Markt beschaffte IT-Anwendungen für die Kommunen verfügbar machen. Doppelstrukturen würden nicht aufgebaut.
Bis Ende 2025 soll die Organisation auf den Weg gebracht sein. Vielleicht größter Knackpunkt könnte die Finanzierung werden: Wie viel zahlen die Kommunen und wie viel der Freistaat? Auch Letzterer steht ja unter Spardruck. „Es besteht das gemeinsame Grundverständnis, dass in die digitale Transformation initial investiert werden muss“, teilt das Finanzministerium mit. „Eine digitale Dividende muss dabei aber stets mitgedacht und mittel- bis langfristig auch erlöst werden.“ Das klingt nach eher langwierigen Verhandlungen.
Dass der künftige Dienstleister alle Digitalisierungs-Herausforderungen löst, wäre ohnehin vermessen: Zu komplex ist die Ausgangslage, auch im Ministerium sieht man eine „Mammutaufgabe“. Und die Systemvielfalt ist ja nicht das einzige Problem. Ein weiteres hat man in Erlangen identifiziert: den Datenschutz. Er verhindere oft, dass Daten mit anderen Behörden und sogar stadtintern geteilt werden könnten, sagt IT-Chef Berghold. Ebenfalls ein Hemmnis sei das Schriftformerfordernis – die Vorgabe, dass etliche Dokumente nur dann gültig sind, wenn sie eigenhändig unterschrieben wurden. „Hier“, sagt Berghold, „müsste der Gesetzgeber dringend ran.“
