Unternehmensgeschichte(n): Sammeln für die Zukunft

Jeder große Automobilkonzern betreibt ein eigenes Firmenarchiv. Was wird da eigentlich alles aufbewahrt? Und wofür?

Lange Reihen von Aktenordnern mit vergilbtem Papier. Dazu Hängeregisterschränke voll Informationen - Archive von Herstellern bewahren deren Dokumente, Fotos und Filmmaterial auf. "Ein Archiv ist das Gedächtnis eines Unternehmens und ein wichtiger Bestandteil im Verwaltungsprozess", sagt Ulrike Gutzmann, verantwortlich für das Konzernarchiv von VW. Es bewahre das Wichtige und lege es bei Bedarf vor. "Damit sichert es die Handlungsfähigkeit des Unternehmens für die Zukunft." Der Anspruch sei, Informationen und Dokumente aus Vergangenheit und Gegenwart zu bewahren und nutzbar zu machen. Die Unterlagen werden in der Regel in ihrem Entstehungszusammenhang abgegeben. Dieser bleibt gewahrt, denn er dient dazu, die Aussagefähigkeit eines Dokuments einzuschätzen und ist damit eine wichtige Information.

Das VW-Archiv wurde 1997 gegründet. Es ist zuständig für die Historie des Konzerns sowie der Marken VW und VW Nutzfahrzeuge. Neun Mitarbeiter kümmern sich darum. Fast täglich nutzen Wissenschaftler oder Journalisten Unterlagen vor Ort. Hinzu kommen pro Jahr bis zu 4000 Anfragen.

Neun laufende Regalkilometer Akten

Das Archiv arbeitet eng mit internen Abteilungen zusammen, die historische Dokumente und Informationen für unterschiedliche Zwecke benötigen, etwa Marketing und Kommunikation, aber auch Design und Rechtswesen. VW kann auf neun laufende Regalkilometer Akten zurückgreifen. In einer speziellen Software sind über 1,3 Millionen Einträge enthalten. Die ältesten Unterlagen stammen aus den Dreißigerjahren, die jüngsten sind Publikationen aus dem laufenden Jahr.

Bei Porsche gab es bereits 1940 eine lose Sammlung von historischen Unterlagen des Konstrukteurs Ferdinand Porsche, noch vor der eigentlichen Gründung des heutigen Unternehmens. Seit 1982 arbeitet das Archiv, das die wichtigen technischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Situationen des Betriebs festhält. "Unsere Geschichte trägt zum Markenbewusstsein bei. Tradition ist die Innovation aus der Vergangenheit", sagt Archivleiter Frank Jung. So sei auch der Technik-Transfer von der Rennstrecke in die Serie bei Porsche kein Spruch: "Wir können das alles schriftlich belegen." Derzeit sammeln neun Mitarbeiter Broschüren, Kataloge, Produktionszahlen, Strategiepapiere, Entwurfsskizzen und Entwicklungsunterlagen aus den Fachabteilungen, die diese nicht mehr benötigen. "In der Regel beginnt unser Geschäft erst zehn Jahre, nachdem ein Modell nicht mehr im Markt ist", sagt Jung. "Die Kunst ist es dabei, nicht blind zu horten, sondern zu entscheiden, was historisch relevant ist." Das sei deshalb wichtig, damit künftige Generationen ein unverfälschtes Bild von Entscheidungen und Vorgängen nachzeichnen können. Nicht nur in drei, sondern in 300 Jahren.

Bei BMW stammt der erste Hinweis auf ein historisches Archiv aus den frühen Vierzigerjahren. Anfangs waren das Registraturen und ein Archiv für technische Dokumente, teilweise sammelten Mitarbeiter auch Fotos und Prospekte. Zum 50. Firmenjubiläum 1966 entstand eine Festschrift mit vielen Infos und Daten, die anschließend sortiert und abgelegt wurden. Beim Bau des Museums 1973 entwickelte sich daraus ein Archiv.

"Bei uns finden sich alle Unterlagen, die im Unternehmen für den aktuellen Geschäftsverkehr nicht mehr gebraucht werden und die aus historischer Sicht von Bedeutung sein können", sagt Archivleiter Fred Jakobs. Für ihn ist wichtig, dass BMW glaubwürdig in den Aussagen ist und das auch belegen kann. Bis zu 10 000 Anfragen erhält man pro Jahr. Unterlagen wie Betriebsanleitungen, Ersatzteillisten oder Prospekte liegen mittlerweile digital vor.

Daimler hat eine besondere Verantwortung

All das zu sammeln und zu bewahren, was für die Dokumentation des Unternehmens und seiner Produkte von Bedeutung ist - darin sieht Gerhard Heidbrink vom Mercedes-Archiv die Aufgabe. Gerade als ältestem Automobilhersteller der Welt falle Mercedes eine besondere Bedeutung zu. Ein Konvolut an Dokumenten zur Benz-Patentschrift von 1886 schaffte es 2011 ins Weltdokumentenerbe der Unesco. Die Patentschrift von 1886 gilt als so etwas wie die Geburtsurkunde des Automobils.

"Mit unserem Archiv können wir fast jedes Detail unserer langen Tradition belegen, daraus neue Themen für die Kommunikation generieren", sagt Heidbrink. Die Schwierigkeit liege darin, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden, es jahrzehntelang zu bewahren und so zu verzeichnen, dass es auch Nachfolger finden. Das Archiv, offiziell im Jahre 1936 gegründet, gilt als eines der ersten Automobilarchive eines Herstellers. Dazu zählen 16 Regalkilometer Akten. Häufig angefragte Fahrzeugdatenkarten mit allen Infos zum Auto bei der Auslieferung stehen seit einiger Zeit digital bereit.

Doch der Blick richtet sich nicht nur zurück, er geht in vielen Archiven auch in die Zukunft: Obwohl es seit Jahren eine Archivierungsrichtlinie gibt, nach der Unterlagen, die nicht mehr fürs Tagesgeschäft benötigt werden, dem Archiv zur Prüfung vorgelegt werden sollen, müssen die Archivmitarbeiter bei Daimler auch immer wieder selbst aktiv nachforschen. Denn der größte Feind des Archivs sind Unterlagen, die weggeworfen oder Daten, die gelöscht werden. Dazu stehen sie vor der Herausforderung, wie digitale Langzeitarchive künftig aufgebaut werden, damit Webseiten, Social Media und Datenbanken auch noch in 30 Jahren lesbar sind. Für die interessierte Nachwelt.

Hinweis der Redaktion

Ein Teil der im "Mobilen Leben" vorgestellten Produkte wurde der Redaktion von den Herstellern zu Testzwecken zur Verfügung gestellt und/oder auf Reisen präsentiert, zu denen Journalisten eingeladen wurden.