Herrschaftswissen ist so was von gestern

Wer könnte das wissen? Wen sollten wir fragen? Wer hat das schon mal gemacht? Anstatt sich tagelang an einer Fragestellung oder Aufgabe festzubeißen, nur weil man sie unbedingt alleine lösen will, könnte man einfach auf den Fluren herumfragen. Unter Garantie gibt es jemanden, der weiterhelfen kann. Ein kleines Dankeschön, und schon sind Bürger und Vorgesetzte glücklich. Woraus folgt: Wissen verleiht tatsächlich Macht – wenn man das, was man weiß und was den anderen helfen könnte, nicht aus Eifersucht für sich behält.

Noch gibt es kein Behörden-Google, mit dem man auf das gesammelte Wissen von Bund, Ländern und Kommunen zugreifen kann. Noch müssen Führungskräfte und Mitarbeiter überzeugt werden, das längst vergilbte Bild vom „Herrschaftswissen“ von der inneren Wand zu nehmen und Know-how, Know-whom und Erfahrungen zu teilen. „Wissensmanagement ist ein wahnsinnig unterschätztes Thema“, sagt Silvia Soremba, „dessen Brisanz und Tragweite vielen Kommunen gar nicht bewusst ist.“ Stundenlang kann die Verwaltungsbetriebswirtin bei der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement in Köln (KGSt) über die Effizienzverluste durch zurückgehaltenes Wissen sprechen. Und das tut sie auch, in Podcasts, auf Konferenzen, in Workshops, auf Mitarbeiterversammlungen, bei der Beratung von Führungskräften. Mit dem ersten Satz fängt sie die Aufmerksamkeit ihrer Zuhörer: „Kommunale Arbeit ist Wissensarbeit“ –, mit dem zweiten beschreibt sie das gemeinsame Ziel: „Es geht darum, unter Bereitstellung, Vernetzung und Anwendung von Wissen die bestmögliche Lösung für die Stadt, die lokale Wirtschaft und alle anderen Zielgruppen zu finden.“

Um das Wissens-Sharing zu beflügeln, hat die KGSt gemeinsam mit den Kommunen einen Werkzeugkoffer mit Tools und Methoden erarbeitet. Die morgendliche 15 Minuten-Besprechung beispielsweise setzt den Wissensfluss im Team in Gang. Jeder Mitarbeiter soll zwei Fragen beantworten: Was werden sie und er heute tun? Und wobei könnten sie Hilfe von anderen brauchen? Schon ist man im Austausch miteinander: Da könnte ich… da hat doch die Kollegin letzte Woche… ich hätte eine Idee… Binnen kürzester Zeit wird so das Wissen über Tagesaufgaben, Synergien und Unterstützungsmöglichkeiten in der Gruppe vermehrt.

Auf der Abteilungs- und Bereichsebene muss die Aufgabe anders angepackt werden. „Die Mitarbeiter aus ihren Zuständigkeitssilos herausholen“, empfiehlt Soremba. „Ziel ist es, dass sie nicht nur auf ihren eigenen Aufgabenbereich achten, sondern nach rechts und links zu den Kollegen hinüberschauen: Wo gibt es Schnittstellen, wo kann ich beitragen, wobei können andere mir helfen?“ Im Grünflächenamt stehen die Herbstarbeiten an, Bäume schneiden, Laub einsammeln und abfahren. In diesen Wochen laufen die Telefone in den Bürgerbüros heiß, weil viele wissen wollen, wann es in ihrer Straße so weit ist. „Wenn die Mitarbeiter im Service dann keine konkreten Daten nennen können, sind sie unzufrieden“, weiß die Verwaltungsfachfrau. „Das kann man vermeiden, indem das Grünflächenamt den Servicemitarbeitern vor Beginn der Saison einen Zeitplan gibt. Dann bekommen die Bürger auf Anruf die Antworten, die sie erwarten.“ Bonus-Tipp: Die Ankündigung der Termine im Internet würde sogar den Anruf ersetzen.

An Führungskräfte aller Verwaltungsbereiche und Leitungsebenen wendet sich der Appell von Verhaltenswissenschaftlerin und Coach Katharina Harsch aus Berlin: „Um die Mitarbeiter zur Wissensteilung zu motivieren und befähigen, muss man ihnen die Angst nehmen, für Fehler verantwortlich gemacht zu werden oder an Einfluss zu verlieren.“ Wobei Worte gut, vielfältige Austauschgelegenheiten beispielsweise in Netzwerken und Veranstaltungen noch besser seien. Hat sich nicht der Kollege vom Amt nebenan unlängst mit dieser Aufgabe beschäftigt? Fragen wir ihn doch mal.

Karen Engelhardt