"Rita. Time", sagt Stefan Rös. "Es ist 12.33 Uhr", antwortet Rita auf Englisch. Ihre Stimme klingt zwar eindeutig weiblich. Doch ihr Name ist lediglich Befehlswort für eine Sprachsteuerung, die die deutsche Übersetzung von Ritas Ansage auf den Bildschirm projiziert. Sie tönt aus einem Whiteboard, einer digitalen Schreibtafel, die Rös am Messestand des Elektronikherstellers Ricoh präsentiert.
Das Whiteboard ist eine der Neuerungen für die Arbeitswelt, die auf der Cebit gezeigt werden. Wer sich über die neuesten Trends im digitalen Büro informieren will, dem bieten Aussteller in drei der hannoverschen Messehallen neue Konzepte und technische Lösungen. Dabei ist Dokumentenmanagement das Schlagwort, das Besucher am häufigsten hören und lesen. Und gerade die Hersteller, die ihr Kerngeschäft einst auf der Vervielfältigung von Papier aufbauten, entwickeln nun Angebote für das papierlose Arbeiten.
Ricoh etwa, das japanische Unternehmen, das die meisten Büroarbeiter mit Kopierern und Druckern verbinden, wirbt auf der Cebit mit Software für die digitale Archivierung von Dokumenten. Das sei etwa in der Buchhaltung interessant, sagt Niculae Cantuniar, Deutschland-Chef von Ricoh. Immer noch heben viele deutsche Betriebe ihre Belege für das Finanzamt in Papierform auf. Doch bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren kommt da viel zusammen.
Ein weiterer Schwerpunkt im digitalen Büro ist das vernetzte Arbeiten. Martina Koederitz, Chefin von IBM Deutschland, ist überzeugt davon, dass es in Zukunft nicht mehr darum geht, Arbeit von A nach B mitzunehmen: "Es ist die Zusammenarbeit, die den Unterschied macht." Das amerikanische Unternehmen präsentiert auf der Messe sein Computersystem Watson, eine Technologie, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Das System lässt sich etwa in ein E-Mail-Programm integrieren, schaut für Konferenzplanungen eigenständig in die Kalender der Teilnehmer und schlägt mögliche Termine vor.
Die Watson-Technologie steckt auch hinter Rita, dem sprechenden Ricoh-Whiteboard. Möchten Mitarbeiter an unterschiedlichen Unternehmensstandorten eine digitale Konferenz abhalten, schalten sie die jeweiligen Tafeln über das interne Netzwerk zusammen. Bis zu 20 Whiteboards können so in einer Besprechung dieselben Inhalte anzeigen.
Die Sprachsteuerung Rita soll in diesem Sommer auf den Markt kommen. Sie ermöglicht vor allem Mitarbeitern international agierender Unternehmen gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten - zeitgleich etwa in Japan, Deutschland und den USA. Programmiert ist außerdem eine Übersetzung in sechs Sprachen. Rita übersetzt damit alle Befehle, die sie erhält, etwa die Frage und Antwort zur Uhrzeit. Zudem zeichnet sie auf, was in der Konferenz besprochen wurde, speichert die Veränderungen am Bildschirm und fasst zum Abschluss die Ergebnisse zusammen.
Auch die Konkurrenz von Ricoh hat ihr Geschäft vom Herstellen von Druckköpfen um das digitale Erfassen und Vernetzen erweitert. Konica Minolta aus Japan etwa bietet Unternehmen, ihre Eingangsrechnungen digital zu verwalten. Die Dokumente werden erfasst, elektronisch genehmigt und abgelegt. Das Ganze mit Multifunktionsdruckern, die nicht nur Papier ausspucken, sondern es einscannen, hinterlegt mit spezieller Buchhaltungssoftware. Die Telekom kündigt unterdessen eine Kooperation mit der US-Firma Docusign an. Diese ermöglichst es, Akten digital, aber auch rechtsverbindlich zu führen. Und das alles in der Telekom-Cloud - also ohne dass die Firmen eigene Server bräuchten.
Und dann ist da noch PaperLab, eine Maschine, die Altpapier in neues verwandelt, indem sie Dokumente zerfasert und in einem Trockenverfahren neu zusammensetzt. Das japanische Unternehmen Epson präsentiert damit eine weitere Möglichkeit, mit Papier im Büro umzugehen: selbst recyceln und produzieren.