Statt 300 Blatt Papier pro Fall Jobcenter führt die elektronische Akte ein

Gerhart Schindler vom Jobcenter glaubt, dass die Behörde Anträge künftig zügiger bearbeiten kann.

(Foto: Nila Thiel)

Die Behörde stellt die Dokumentation nach Vorbild der Arbeitsagentur um und will die Fälle künftig zügiger bearbeiten.

Von Otto Fritscher

Es dürften wohl so an die 600 000 Blatt Papier sein, die sich in der Registratur des Starnberger Jobcenters stapeln. "Zwei große Räume voller Akten haben wir, und die Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden", erklärt Gerhart Schindler, Geschäftsführer des Jobcenters, das rund 2000 erwachsene Hartz-IV-Empfänger im Landkreis Starnberg betreut. Durchschnittlich umfasst die Akte für jede dieser Personen rund 300 Seiten, "oft auch mehr", so Schindler.

Mit diesem Papierwust soll es nun ein Ende haben: Nach dem Vorbild der Bundesagentur für Arbeit wird in allen 303 Jobcentern, die es bundesweit gibt, die elektronische Akte eingeführt. So auch in Starnberg, wo seit dieser Anfang Woche alle eingehenden Schreiben zunächst sortiert und dann in eine "verplombte Box" gepackt werden, wie Schindler erläutert. Diese wird dann zu einem externen Dienstleister gebracht, der die Briefe und Bescheide einscannt und in digitaler Form an das Jobcenter weiterleitet. Dort werden sie dann automatisch gleich dem zuständigen Sachbearbeiter und der neuen digitalen "Kundenakte zugeordnet. Im elektronischen Postkorb wird dem Sachbearbeiter signalisiert, dass ein Dokument eingegangen ist. Anliegen von Hartz-IV-Empfängern, die im Behördenjargon "Kunden" heißen, könnten nun schneller bearbeitet, Auskünfte zügiger gegeben werden, ist Behördenchef Schindler überzeugt.

Man könne sich nun den Weg in die Ablage sparen, oft sei eine Akte aber auch bisher "im Haus unterwegs gewesen." Es geht dem Jobcenter aber nicht nur um gesteigerte Effizienz, auch dem Datenschutz werde "höchste Priorität eingeräumt", wie Schindler sagt. Einblick in die Akte hätten immer nur die Mitarbeiter, die ihn auch für die Erledigung ihrer Arbeiten bräuchten. Die vorhandenen Aktenbestände werden übrigens nicht digitalisiert, der Aufwand sei zu hoch.

Was ändert sich für die Kunden, die Post ans Jobcenter schicken? "Es sollen nur noch Kopien eingereicht werden", sagt Schindler. Dies betreffe Mietverträge, Arbeitsverträge, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen und andere wichtige Dokumente. Die Originale sollen also künftig beim Besitzer bleiben. Die eingereichten Kopien werden nach der Digitalisierung acht Wochen aufbewahrt und dann "datenschutzkonform" vernichtet. "Originale werden von uns im Ausnahmefall ausdrücklich angefordert und wieder zurückgesandt", sagt Gerhart Schindler.

Das Starnberger Jobcenter beschäftigt rund 50 Mitarbeiter und kümmert sich um 2600 Menschen im Landkreis, darunter 600 Kinder. Diese Personen leben in rund 1600 "Bedarfsgemeinschaften", womit Familien gemeint sind. Die Tendenz der Hartz-IV-Empfänger im Landkreis ist stark steigend. Der Grund: Immer mehr anerkannte Asylbewerber beziehen zunächst Unterstützung aus der Grundsicherung. nach dem Sozialgesetzbuch II. "80 bis 100 konnten wir schon in Arbeit bringen", sagt Schindler.