Veraltete Betriebssysteme, hohe Sicherheitsrisiken, wacklige Hardware und so wenig Personal, dass Probleme nur noch im Notbetrieb behoben werden können: Die Computerausstattung der Schulen, Kitas und der Verwaltung im Bildungsreferat befindet sich in einem desaströsen Zustand. Zu diesem Ergebnis kommt ein Gutachten der Unternehmensberatung Ernst & Young im Auftrag des Referats. Dessen Computertechnik sei komplex "und von häufigen Ausfällen geprägt", heißt es darin. Das Referat habe "Probleme, die Grundleistungen zufriedenstellend zu erbringen"; seine Mitarbeiter empfänden ihre Computertechnik "als nicht ausreichend". Auch bei den Finanzen zeigt das Gutachten Mängel auf: "Ein wirksames IT-Kosten-Controlling ist nicht erkennbar."
Damit wird zum zweiten Mal binnen weniger Tage eine Expertise bekannt, die kein gutes Haar lässt an der städtischen Computerausstattung. Erst vergangene Woche hatte die Süddeutsche Zeitung die Ergebnisse eines bis dahin unveröffentlichten Zwischenberichts des Beratungsunternehmens Accenture veröffentlicht: Die Technik der städtischen IT sei veraltet, die Mängel in der Organisation und Kommunikation seien erheblich, hieß es auch dort. Bei dieser Untersuchung war das Referat für Bildung und Sport allerdings außen vor geblieben. Das liegt an seiner Größe: In der Verwaltung und an den Schulen betreibt es mit etwa 38 000 Computern alleine deutlich mehr Rechner als alle anderen Referate und Eigenbetriebe der Stadt zusammen. Betreut wird es vom hauseigenen Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich (ZIB). Das soll nun in drei bis fünf Jahren auf den neuesten Stand gebracht werden und zumindest in Teilen an die gesamtstädtische IT angegliedert werden. Für diese Zwecke fertigte Ernst & Young sein Gutachten an.
Die Zustände sind demzufolge alarmierend: In vielen Bereichen der IT "besteht aktuell eine akute Gefährdung des Regelbetriebs", schreibt das Referat selbst in einer Vorlage an den Stadtrat. Besonders riskant sei, dass an vielen Schulen, Kitas und in der Verwaltung noch das Betriebssystem "Windows XP" laufe, das vom Hersteller aufgrund seines Alters nicht mehr gewartet wird. Das bedeutet auch, dass Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden. Bei der Hardware seien ebenfalls größtenteils Geräte im Einsatz, die nicht mehr unterstützt werden oder unterdimensioniert seien. Das kann Folgen haben: "Ein Defekt in der Hardware würde zu einem länger andauernden Totalausfall der IT-Arbeitsplätze im RBS führen", heißt es in der Stadtratsvorlage. Zu schwache Hardware könne aber auch bedeuten, dass "nur noch unvollständige Datensicherungen durchgeführt werden".
Mit all den Problemen ist das Betreuungspersonal des ZIB komplett überfordert. Drei von zehn Stellen seien vakant oder befänden sich gerade im Besetzungsverfahren, schreibt Ernst & Young in dem Gutachten, das der SZ vorliegt. Für viel Geld müssten daher externe Kräfte angeheuert werden. Das Referat selbst räumt ein, dass "die anhaltend sehr hohe Arbeitsbelastung" der IT-Mitarbeiter bewirke, dass die Schulen "in der letzten Zeit nicht mehr angemessen betreut werden konnten". Die IT-Unterstützung laufe derzeit als "Notbetrieb beziehungsweise rudimentärer Grundbetrieb, der erst durch einen organisatorischen Notfallplan überhaupt möglich geworden ist". Die Schulen und Kitas reagierten darauf sehr unzufrieden und mit erheblichen Beschwerden.
Um ihnen den Alltag zu erleichtern, soll nun auch die kuriose Situation beendet werden, dass bei vielen Mitarbeitern, zum Beispiel Schulleitern, zwei Rechner auf dem Schreibtisch stehen. Denn die Systeme für die Verwaltung und für alles Pädagogische laufen bislang strikt getrennt und damit auch auf verschiedenen Geräten. Würde dies beendet, könnten auf Dauer 3700 Computer eingespart werden.
Das Bildungsreferat verweist auf erste Schritte, um die Situation zu verbessern. Man gehe "transparent mit dem Thema um" und greife die Vorschläge der Gutachter auf, heißt es in einer Stellungnahme. Die Neuordnung der Computerausstattung kommt jedoch nur sehr zögerlich voran. Erstmals sollte der Stadtrat im vergangenen Dezember über mehr Personal und erste Schritte für den Umbau der Bildungs-IT abstimmen. Dies sei aber den Haushaltsproblemen zum Opfer gefallen, heißt es aus dem Referat. Damals wurden lediglich Verhandlungen genehmigt über einen neuen Rahmenvertrag mit einem externen Dienstleister. Der bisherige läuft zwar noch bis Ende 2017 - im Dezember war aber bekannt geworden, dass das Referat bereits im Oktober 2015 das komplette Budget des Vertrags ausgegeben hatte, ohne es zu bemerken. Der Stadtrat musste mehr als 50 Millionen Euro nachschießen.
Anfang März startete das Referat einen zweiten Anlauf im Bildungsausschuss des Stadtrats, der aber nur einen Minimalerfolg brachte. Das Umstellen des Betriebssystems auf Windows 7 darf nun sofort geschehen; den Beschluss über das Konzept für eine Neuordnung der IT mit etwa 50 neuen Stellen vertagten SPD und CSU, ohne ein Datum für die Wiedervorlage festzulegen. Sie sahen zu viele offene Fragen. Die Opposition fordert, nun so schnell wie möglich Beschlüsse zu fassen. "Der Service für die Schulen ist katastrophal. So geht es nicht weiter", sagt Florian Roth, Fraktionsvorsitzender der Grünen. Eine quälend lange Hängepartie sei den Mitarbeitern nicht zuzumuten. "Es brennt."