E-Mail-Kontrolle in der Freizeit

Die 327 Teilnehmer der Studie geben an, dass knapp 30 Prozent der empfangenen E-Mails nicht wichtig sind, sie sich aber durch fast die Hälfte der Nachrichten in ihrer Arbeit gestört fühlen. "Dies liegt vermutlich auch daran, dass sich fast alle Befragten kontinuierlich über den Eingang neuer Mails informieren lassen", sagt Michael Nippa. Fast die Hälfte der Befragten kontrolliert ihre geschäftliche Mail-Kommunikation sogar auch in der Freizeit.

"Die Mehrzahl der Befragten sieht in der E-Mail-Kommunikation einen Hauptgrund für die zunehmende Informationsflut, der nur noch schwer Herr zu werden ist", erklärt Nippa. "Denn Kunden und Vorgesetzte erwarten, dass Mitarbeiter rund um die Uhr erreichbar sind." Zudem habe eine bemerkenswerte Anzahl von Befragten die Erfahrung gemacht, dass durch schlecht oder missverständlich geschriebene E-Mails erhebliche Konflikte und unnötige Aktivitäten ausgelöst würden.

Management by Ping Pong

Dennoch sei es falsch, von der E-Mail nur als Belastung zu sprechen, so Nippa. "Sie ist ein durchaus sinnvolles Medium, das sehen auch unsere Studienteilnehmer. Aber man sollte ihren Einsatz öfter und sinnvoller prüfen." So werde durch E-Mails eine "Kultur der Delegation von Verantwortung" begünstigt: "Forward- und CC-Buttons werden dazu genutzt, sich Problemen einfach zu entledigen. Indem man den Chef auf CC setzt, trägt man selbst nicht mehr die Verantwortung, sondern reicht sie weiter an ihn." Und leite man eine Nachricht weiter, schiebe man auch die Bearbeitung der darin enthaltenen Aufgabe ab. "Das ist Management by Ping Pong."

Im Projektmanagement dagegen könne es durchaus zweckmäßig sein, das Team via Mail auf dem Laufenden zu halten. Nippa kann sich weitere Situationen vorstellen, in denen elektronische Nachrichten angenehmer sind als persönlicher Kontakt: "Schreibt der Chef keine E-Mails mehr, steht er eben öfter persönlich in der Tür. Das bedeutet eine noch stärkere Unterbrechung."

Um der E-Mail-Flut Herr zu werden, kursieren in der Ratgeber- und Managementliteratur verschiedene Vorschläge: Populär ist etwa ein E-Mail-freier Tag pro Woche. Andere Empfehlungen lauten, grundsätzlich keine Nachrichten mehr zu lesen, bei denen man auf Kopie gesetzt wurde oder sein Postfach einmal am Tag komplett zu leeren.

Von diesen Tipps hält Nippa allerdings wenig. "An einem Tag vollständig auf E-Mails zu verzichten, ist willkürlich. Der Lerneffekt, selbst weniger zu schreiben, tritt vermutlich nicht ein." Auf das Lesen bestimmter Nachrichten zu verzichten, sei ebenfalls ein schlechter Rat - schließlich könne ein Mitarbeiter ernste Probleme bekommen, wenn er dadurch eine wichtige Mitteilung verpasst.

Max.Mustermann@firma.de

Nippa rät Unternehmen vielmehr, Mitarbeiter gezielt im Umgang mit E-Mails zu schulen: "Die Leute müssen lernen, wie man einen Betreff formuliert und wann sie jemanden auf CC setzen." Gerade hier helfe es, den Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben. "Viele Mails, gerade an die Vorgesetzten, werden aus Unsicherheit geschrieben. Die Mitarbeiter wollen sich absichern."

Einen ganz praktischen Rat hat der Professor auch: keine personalisierten E-Mail-Adressen mehr. Statt Max.Mustermann@firma.de solle es also nur noch Accounts wie abteilung@firma.de geben - auf die dann auch das komplette Team zugreifen dürfe. "Das hat einen großen Vorteil: Man reduziert die privaten E-Mails drastisch." Deren Anteil schätzt der Ökonom auf 30 Prozent - ein großer Teil des E-Mail-Stresses ist also von den Mitarbeitern selbst verursacht.

(sueddeutsche.de/mri)