Umgang mit E-Mails im Urlaub Sie haben zu viel Post!

E-Mails ohne Ende, morgens, abends, nachts und selbst im Urlaub. Das nervt nicht nur viele Beschäftigte, sondern auch deren Arbeitgeber. Jetzt greifen die ersten Unternehmen durch - bei Daimler gibt es die Möglichkeit, digitale Post in Abwesenheit automatisch löschen zu lassen.

Von Varinia Bernau

Die Nachricht war klar, und sie kam binnen Sekunden: "Ihre E-Mail wird automatisch gelöscht." Diese Antwort erhielten die Kollegen von Stephan Richter, wenn sie ihm eine E-Mail schickten. Richter ist SPD-Stadtrat in Berlin-Marzahn, zurzeit in Urlaub. Ein "dreister Stadtrat", wie die Bild-Zeitung wetterte, "weil der nach dem Urlaub seine Ruhe haben will". Dabei hatte Richter in seiner Abwesenheitsnotiz sogar noch darum gebeten, sich mit wichtigen Anliegen noch mal bei ihm zu melden - dann nämlich, wenn er zurück im Büro ist.

Ist das nun dreist? Oder ist es sogar sinnvoll? Und vor allem: Ist es klug, es in der Urlaubszeit genauso zu handhaben wie der Berliner Stadtrat?

Jeden Tag werden 144 Milliarden E-Mails quer über den Globus geschickt. In drei Jahren wird es wohl noch etwa ein Drittel mehr sein. Die allermeisten dieser vielen E-Mails sind solche, die niemand erhalten will. Es ist das Schreiben des angeblichen Nigerianers, der uns einen Koffer voller Geld verspricht. Es ist aber auch die E-Mail, die uns nur zugestellt wird, weil ein Kollege zeigen wollte, wie emsig er ist - und mehrere Menschen deshalb in CC setzt. Oder weil noch mal jemand ein "Danke :-)" schicken musste, obwohl schon alles gesagt war.

Lesen, Sortieren, Löschen, Beantworten

Die erste E-Mail wurde im Jahr 1971 verschickt. Nach Deutschland kam sie erst 13 Jahre später - und war selbst dort lange Wissenschaftlern vorbehalten. Heute ist das anders. Heute gibt es Smartphones, die einem das Gefühl geben, man könne all die Korrespondenz, um die sich einst eine Sekretärin kümmerte, noch nebenbei bewältigen.

Ein Viertel ihrer Arbeitszeit verbringen Büroangestellte im Schnitt damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren, zu löschen, zu beantworten oder sie weiterzuleiten. Zwei von drei Deutschen machen das auch nach Feierabend. Weil der Chef das erwartet. Oder auch nur, weil sie meinen, dass der Chef das von ihnen erwartet.

Es gibt in Deutschland durchaus einige Chefs, die ihr Team entlasten statt belasten wollen. Kasper Rorsted etwa, der den Konsumgüterkonzern Henkel mit 47.000 Mitarbeitern führt und freimütig einräumt: "Ich selbst lese samstags grundsätzlich keine E-Mails." Oder Marion Schick, im Vorstand der Telekom für Personal zuständig. Sie betont: Nicht jede Mail nach Feierabend überfordere die Mitarbeiter. "Aber als klug Führende mache ich mir bewusst, was sie eventuell beim Empfänger auslöst. Daher überlege ich mir einmal mehr, ob ich diese Mail nicht auf den nächsten Arbeitstag verschiebe."

Ohnehin ist es ratsam, manches am Telefon zu klären, statt eine E-Mail aufzusetzen - um Missverständnisse zu vermeiden; und auch, um einem Schlagabtausch von vielen weiteren E-Mails vorzubeugen, die Zeit und Nerven rauben.

Beim Autohersteller Daimler können Mitarbeiter all jene E-Mails automatisch löschen lassen, die in ihrem Postfach landen, während sie im Urlaub sind. Bei VW werden E-Mails nach 18.15 Uhr nicht mehr aufs Smartphone zugestellt. Bei Ferrari kann man maximal drei Empfänger ins Adressfeld einer E-Mail setzen. So sollen Wichtigtuer zur Zurückhaltung ermahnt und die Kollegen entlastet werden.

Andere Konzerne wie Adidas oder BASF entdecken den Charme eigener Netzwerke, über die sich die Mitarbeiter austauschen. Sie tragen dort Geschäftliches ein, so wie sie Privates auf Facebook posten. Ein Auftrag oder eine Anregung erreicht den Kollegen dann, wenn er sich danach erkundigt. Nicht wenn es gerade "pling!" macht.