Von Miriam Hoffmeyer

Warum Manager Projekte lieben - und damit häufig scheitern.

Der Projektleiter ist frustriert: Wieder mal so ein Tag, an dem er keine Minute Zeit für die inhaltlichen Finessen seines Projektes hatte! Am Morgen musste er Dutzende E-Mails beantworten, dann folgte ein Meeting nach dem anderen. Ein Entwickler seines Teams hatte sich mit der Kollegin vom Marketing überworfen, da musste er vermitteln. Anschließend galt es, den Chef der Einkaufsabteilung zu überzeugen, mehr Arbeitszeit seiner Mitarbeiter für das Projekt einzuplanen und die Firmenleitung auf den letzten Stand zu bringen. Am Abend mussten neue E-Mails und Protokolle der Meetings geschrieben werden.

"Ich komme überhaupt nicht mehr zum Arbeiten", klagt der Mann auf einem Seminar. Ami Prössl, Trainerin für Projektmanagement, kann ihn trösten: "Aber genau das ist doch der Job: in Besprechungen sitzen und Probleme lösen!" Erfahrung im Projektmanagement (PM) gehört in Stellenanzeigen für Führungspositionen längst zu den Standardanforderungen. Grund für den Siegeszug des PM ist das immer schnellere Tempo, in dem Unternehmen umorganisiert und neue Produkte auf den Markt geworfen werden. "Die Innovationszyklen werden kürzer, die Dinge drehen sich schneller", sagt Georg Kraus, Unternehmensberater aus Bruchsal. "Das kann man nur noch in Projekten gestalten."

Freilich ist der Erfolg nicht schon durch die modische Arbeitsform garantiert. Studien scheinen sogar das Gegenteil zu beweisen: Nach verschiedenen Untersuchungen scheitern 70 bis 90 Prozent aller Projekte. Allerdings seien die Zahlen mit Vorsicht zu werten, sagt Kraus, der an der Universität Karlsruhe über Projektmanagement promoviert wurde. Bei Projekten müssen Dauer und Höchstkosten vorab definiert werden. "¸Deshalb werden Projekte oft schon als gescheitert eingestuft, wenn sie nicht termingerecht abgeschlossen wurden. Häufig liegt das aber gar nicht an der Abwicklung, sondern daran, dass man sich von vornherein unrealistische Ziele gesetzt hat. Anfänger gehen oft zu blauäugig 'ran."

Ein Projektmanager, der solche Fehler vermeidet, kann seiner Firma böse Überraschungen ersparen. So ist es kein Wunder, dass Projektmanagement in den Bildungsprogrammen der Unternehmen eine immer wichtigere Rolle spielt. Mitarbeiter, die vor ihrer ersten Projektleitung stehen oder gerade damit angefangen haben, erhalten in der Regel ein PM-Basistraining. Sie gehen zum Beispiel bei Ami Prössl in die Lehre, die Firmen-Seminare in ganz Deutschland abhält.

Drei große Themen gebe es, sagt Prössl. Erstens die Ziel- und Risikoanalyse: Was ist möglich und sinnvoll, was genau will man erreichen? Zweitens die Planung: Wie verteile ich das Vorhaben auf handliche Blöcke, welcher Mitarbeiter übernimmt welche Aufgaben? Und schließlich die Steuerung - wie stelle ich fest, welche Fortschritte ich erreicht habe und wann Handlungsbedarf ist?

Eines der größten Probleme in der Projektarbeit sei es, dass Entscheidungen zu spät oder gar nicht getroffen würden, sagt Prössl. Das hängt mit der meist prekären Stellung der Projektleiter in der Unternehmenshierarchie zusammen: Als Führungskräfte auf Zeit wildern sie im Verantwortungsbereich der regulären Führungskräfte. Gerangel um Kompetenzen lässt sich da nur schwer vermeiden. "Ich empfehle deshalb jedem Projektleiter, rechtzeitig deutlich zu machen, dass Entscheidungen getroffen werden müssen - und was es kostet, wenn das nicht geschieht", sagt Prössl. "Wenn ein hoch bezahltes Team vier Wochen lang nicht weiterkommt, dann wird schlicht Geld verbrannt."