Langweilige Besprechungen Acht Fehler in Meetings - und was Sie dagegen tun können

In Ihren Meetings wird so herzhaft gegähnt wie im Pavian-Gehege des Augsburger Zoos? Dann sollten Sie diese Tipps beherzigen.

(Foto: DPA)

Viele Besprechungen ziehen sich wie ein Kaugummi. Es geht auch anders.

Manche Meetings ziehen sich in die Länge wie Kaugummi am Schuh. Doch vieles, was an den Endlos-Besprechungen nervt, lässt sich leicht ändern. Acht typische Fehler bei der Organisation von Teamtreffen - und Tipps, wie es anders geht.

Fehler 1: Es gibt kein klares Ziel

Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist, dass die Teilnehmer eine Antwort auf die Fragen bekommen: Was mache ich hier? Warum ist meine Anwesenheit wichtig? "Wenn den Menschen nicht klar ist, weshalb ein Meeting einberufen wurde, hören sie auch nicht zu", sagt Kommunikationsberater Michael Gerharz. Bevor eine Konferenz angesetzt wird, sollte das Ziel des Treffens klar sein und was jeder Einzelne dazu beiträgt.

Fehler 2: Die Agenda ist überfrachtet

"Wenn die Vorbereitungen gründlich und rechtzeitig erfolgen, wird das Meeting spannend und zielorientiert", bestätigt Anita Bischof. Die Unternehmensberaterin hat einen Ratgeber zum Thema geschrieben. Sie setzt auf eine klare Agenda. Dafür sollte zunächst der Zweck des Meetings geklärt werden: Geht es um Information, um Diskussion oder um eine Entscheidung? Als Nächstes erhält jedes Thema ein fixes Zeitbudget.

Fehler 3: Zeiten werden nicht eingehalten

Doch der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn sich keiner daran hält. Karriereexperte Jochen Mai rät daher bei jedem Meeting zu Pünktlichkeit - am Anfang wie am Ende. "Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz." Dagegen helfe es, die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn abzuschließen. Ein anderer simpler Trick: "Einfach die Stühle weglassen. So haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich das Treffen unnötig in die Länge zieht." Ist die Zeit begrenzt, müssen sich alle fokussieren.

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Fehler 4: Die Teilnehmer sind unvorbereitet

Damit ein Meeting gelingt, müssen sich alle einbringen. Doch daran hapert es oft: "Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab", sagt Mai. Er rät deshalb zu einem radikalen Schritt: eine schlecht vorbereitete Konferenz sofort abbrechen. Eine Alternative ist die "study hall": Dabei lesen alle eine halbe Stunde vor dem Meeting gemeinsam die Memos, erläutert Gerharz.