Tagungen können grandios in Erinnerung bleiben - oder grandios in die Hose gehen. Zu welchem Ergebnis sie führen, hängt nicht alleine vom Inhalt einzelner Vorträge und Präsentationen ab, sondern vor allem vom Drumherum. Der überraschende Start, die leckere Suppe, die praktische Tischanordnung, das unkonventionelle Pausenprogramm - es sind solche Details, an die sich Konferenzbesucher später erinnern, und zwar gerne, und so bleibt dann auch die gesamte Veranstaltung positiv im Gedächtnis. Erfolgreiche Tagungen sind die Summe gelungener Einzelheiten, und die wiederum sind eigentlich überschaubar. Was da gelingt oder misslingt, ist im Grunde immer dasselbe.
Namensschilder
Nicht gut: Kaum etwas vergisst man so schnell wie den Namen von dem Dingsbums, der einem vor wenigen Sekunden vorgestellt wurde. Da ist es doch praktisch, dass sich auf Konferenzen endlich Namensschilder durchsetzen. Aber bitte nicht die mit den superdicken Nadeln, die hartnäckige Löcher in Seidenblusen oder feinem Anzugstoff hinterlassen. Und auch nicht die Klemmer, die nur an Brusttasche oder Kragen passen. Brusttasche oder Kragen bietet Damenkleidung nicht automatisch, und wenn doch, ist das Gegenüber gezwungen, den Damen auf die Brusttasche ihres Blazers zu starren, um ihren Namen zu entziffern. Peinlich für alle. Daher bitte die Konferenzteilnehmerinnen und ihre Garderobe berücksichtigen!
Gut: Selbstklebende Namensschilder. Sie passen überall hin, vor allem dorthin, wo man sie gerne haben will. Und bitte die Schrift so groß wie möglich, um dem Gegenüber langes Hinstarren zu ersparen.
Heute Tokio, morgen Moskau: Geschäftsleute jetten um die ganze Welt. Doch wissen Sie, wie man sich auf Businesstrips im Ausland verhält? Machen Sie den Test!
Essen
Nicht gut: Alles, was umständlich zu essen ist, womit Flecken und andere Hinterlassenschaften drohen. Hummer etwa mag ja die Geschäftspartner beeindrucken, aber er kann sie auch kompromittieren, weil das Getier schwierig zu zerlegen ist. Und nicht zu viel auffahren lassen: Je mehr die Teilnehmer mittags essen, desto tiefer fallen sie anschließend beim Nachmittagsprogramm in ein Suppenkoma.
Gut: Risotto gilt als Geheimtipp bei Geschäftsessen. Mit all seinen Varianten, mit Fleischstückchen oder vegetarisch, passt es immer. Die meisten mögen es, man kann es, wenn nötig, recht schnell essen, es bleibt nichts zwischen den Zähnen hängen, und die Klecker- und Spritzgefahr ist gering. Warum also nicht auch als Hauptgericht bei Tagungen servieren?
Sitzanordnung
Nicht gut: Das Podium und die Tische des Auditoriums stehen frontal zueinander, das wirkt altmodisch und autoritär, und obendrein erinnert es manche Teilnehmer vielleicht unangenehm an Schulzeiten.
Gut: Blickkontakt ermöglichen. Wenn es der Platz und die Möbel erlauben, im Auditorium ein großes Oval bilden, auf dem Podium am besten ein Halbrund. Das belebt auch die nonverbale Kommunikation. Ist das Podium erhöht und sitzt man dort hinter Tischen, so freuen sich weibliche Teilnehmer in kürzeren Röcken, wenn die Tische vorne mit Sichtschutz versehen sind.
Berufliche Meetings sind die "Keimzelle der Schwarmdummheit", schreibt Autor Gunter Dueck. Ein Gespräch über die gezielte Sabotage von Konferenzen, gierige Manager und darüber, wie alles besser werden könnte.
Pausen
Nicht gut: Pausen sind nicht dazu gedacht, dass die Teilnehmer stumm vor dem Tagungsraum an Bistrotischen stehen, auf trockenen Keksen herumkauen und über ihre Smartphones wischen.
Gut: Idealerweise kommen die Teilnehmer ins Gespräch, schließlich dienen solche Veranstaltungen ja auch den guten Beziehungen. Daher bietet es sich an, den Leuten ein, zwei, drei offene Fragen auf den Weg zu geben. Alternativ bieten sich kleine Bewegungsübungen an. Wer den ganzen Tag sitzen muss, ist dafür dankbar. Solche unerwartete Abwechslung fördert zudem die Laune und die Gruppendynamik.
Programm und Ablauf
Nicht gut: Zu lange Begrüßungen, zu viele ähnliche Begrüßungen ("Ich freue mich, dass Sie so zahlreich erschienen sind"), zu lange Referate, abgelesene Manuskripte, zu viel Powerpoint, zu viel Text auf Powerpoint-Folien. Und: Tagungsleiter und Moderatoren, die anonym bleiben. Bitte immer kurz vorstellen, selbst wenn der Name im Programm steht. Man will wissen, wer die Person ist, die in diesem Moment zum Publikum spricht, und was sie sonst so treibt. So viel gegenseitiger Respekt sollte sein. Und bitte keine Impulsreferate, sondern gleich in die Debatte einsteigen. Der Impulsreferent wiederholt seine Argumente ohnehin im Verlauf der Veranstaltung.
Gut: Unbedingt den Zeitplan einhalten, lieber einen Programmpunkt abbrechen als überziehen. Es gibt schließlich in den Pausen und beim Essen die Möglichkeit, weiter zu debattieren. Und immer wieder für Frischluft sorgen und auf angemessene Raumtemperatur achten. Ist es zu kalt oder zu warm, macht irgendwann der Geist schlapp.
