Job Karrieretipps im Praxistest: To-do-Liste

Herzstück der Selbstoptimierung: die To-Do-Liste

(Foto: Illustration Jessy Asmus für SZ.de)

Sie ist das Herzstück der Selbstoptimierung: die To-do-Liste. Ständig gibt es neue Tools - unsere Autorin hat sie ausprobiert.

Von Sarah Schmidt

Letztlich unterscheidet den Menschen vom Affen doch nur die Fähigkeit, den Tag durch Aufgaben zu strukturieren, sich Ziele zu setzen und eine Checkliste mit Häkchen zu versehen:

• Mammut jagen

• Lendenschurz waschen

• beim Chef beschweren, dass die Höhle zu kalt ist

• Rad erfinden

Was wären wir ohne To-do-Liste? Erst diese Textform gibt unserem Schaffen Form und Richtung. Leonardo da Vinci notierte 1489 auf der "Noch zu erforschen"-to-do-Liste: "Schließen der Augenlider, Heben der Augenlider, Senken der Augenlider, Augenschließen, Augenöffnen, was ist Niesen, was ist Gähnen". Von Sänger Johnny Cash ist ein Dokument überliefert, das mit "1. Not smoke, 2. Kiss June, 3. Not kiss anyone else" beginnt und mit "9. Go see Mama, 10. Practice Piano" endet. (Beides nachzulesen im Buch "Lists of Note" von Shaun Usher.)

To-do-Liste - die Theorie

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Letztlich geht es bei der To-do-Liste immer um das Gleiche: nichts Wichtiges zu vergessen und die kleinen und großen Herausforderungen des Alltags in eine handliche und händelbare Struktur zu gießen. Das hindert Management-Gurus und Effizienz-Berater aber natürlich nicht daran, das Herzstück der Selbstoptimierung in immer neue, fluffige Verpackungen zu hüllen.

Hier eine kleine Auswahl der Tipps:

  • Der 1-3-5-Regel zufolge besteht eine ideale To-do-Liste aus einer großen Aufgabe, drei mittleren Kalibern und fünf Kleinkram-Tätigkeiten.
  • An sich naheliegend, aber durchaus mit revolutionärem Potenzial: Alle Aufgaben, die in weniger als drei Minuten zu erledigen sind, gehören nicht auf die To-do-Liste, sondern werden direkt erledigt.
  • Manche Experten empfehlen, jeweils nur für einen Tag zu planen - am besten am Vorabend.
  • Es gibt Not-to-do-Listen, Like-to-do-Listen.
  • Man kann mit Farben arbeiten, mit Zeichnungen, Schlagwörtern, Apps oder speziellen Vorlagen.
  • Selbstmanagement-Guru David Allen, der sein Konzept selbstbewusst GTD (Noch besser als Zahlen sind Abkürzungen! In diesem Fall für "Getting Things Done") nennt, will das gesamte Leben in verschiedenen Kontextlisten organisieren, priorisieren und nach Ressourcen sortieren - das ist dann allerdings eher etwas für Personen, die auch Quartalsgespräche mit dem Partner führen und Joghurt im Kühlschrank nach dem Ablaufdatum ordnen.