Reicht für den Geschäftspartner ein "Hallo", oder ist er doch der "Sehr geehrte Herr"? Wie Mitarbeiter richtig mailen.
Unzählige Mails landen jeden Tag in den elektronischen Postfächern der Unternehmen. Doch viele virtuelle Briefe sind in Stil und Form so schlecht, dass niemand sie ausdrucken und per Post verschicken würde. "Während achtlose Rechtschreibung, fehlende Interpunktion und willkürliche Groß- und Kleinschreibung in Briefen negativ bewertet werden, sieht man bei Mails eher über solche Nachlässigkeiten hinweg", sagt Nicole Zillien, Wissenschaftliche Mitarbeiterin am "Competence Center E-Business" der Universität Trier. Formelle Regeln sind im Geschäftsbrief per Mail aber genauso wichtig wie Fragen der Etikette.
Der Posteingang: Lieber nicht mit großen Anhängen blockieren. (© Foto: ddp)
Anzeige
Fehlende oder abgekürzte Grußformeln in E-Mails sind ebenso schlechter Stil wie eine fehlende Betreffzeile. "Auch schlecht ausgewählte Gruppennamen oder Adress-Ketten sollten vermieden werden", sagt Martina Dressel, Expertin für E-Mail-Etikette aus Dresden. Sonst erfahre ein Angeschriebener auf diesem Weg, dass er etwa nur zur Liste der "B-Kunden" gehöre.
Trotzdem darf der Stil etwas lockerer sein - zumindest, wenn man den Geschäftspartner kennt. Bei der ersten Kontaktaufnahme sollte ein Brief aber mit "Sehr geehrter Herr..." beginnen - ein "hallo" oder "hi" reiche da nicht, betont Jürgen Plate, Informatik-Professor in München. Auch die Unart, alle Wörter komplett klein zu schreiben, habe sich im E-Mail-Verkehr eingebürgert. "Sie hat aber im Geschäftsleben nichts zu suchen."
"Früher waren wir im Internet alle per Du, aber das ändert sich", so Plate weiter. Gerade beim offiziellen Gebrauch der virtuellen Post gebe es keinen Unterschied mehr zu den Konventionen im Briefverkehr. "In offizieller Geschäftspost sind keinerlei Flapsigkeiten erlaubt", bestätigt Martina Dressel.
Smileys, stilisierte Gesichter aus einzelnen Zeichen, "können, müssen aber nicht" in eine Mail, meint Plate. "Sie helfen, die nonverbalen Signale zu kompensieren, die bei der elektronischen Post zwangsläufig wegfallen", sagt Dressel. Abkürzungen sind ein weiteres Problem: "Wenn man sicher ist, dass der Empfänger die Abkürzungen, Fachtermini oder Fremdworte versteht, kann man sie benutzen." Ansonsten gilt - lieber weniger, um die Lesezeit nicht künstlich zu verlängern.
Auf der nächsten Seite: Wo lauern die Fettnnäpfchen bei internationaler Korrespondenz?
Sie sind jetzt auf Seite 1 von 2 nächste Seite
DFB-Torhüter ter Stegen
Natürlich gelten für den elektronischen Schriftwechsel die gleichen Regeln wie für den herkömmlichen Schriftverkehr. Rechtschreibfehler, Grammatikfehler & plumpe Anreden sind Ausdruck eines geringen Anspruchs an sich selbst.
Dass der "Inhalt" als Massstab für die Qualität einer Arbeit steht, ist weitestgehend akzeptiert. Aber eine schlechte und schlampige resp. fehlerhafte Dokumentation wird nicht als qualitätsmindernd erkannt und gerne als kleine "Unzulänglichkeit" abgetan.
Dabei gilt : Wer schon bei leichten Sachen (Dokumentation) Fehler macht, wird bei schwierigen Dingen (Inhalt) nicht gewissenhafter und akurater vorgehen.
PS : Den anderen bitte nicht so anschreiben, wie man es gerne selber hätte, sondern so wie der andere dies gerne hätte.
Natürlich sollten elektronische Nachrichten keine Unverschämtheiten enthalten. Aber ob jemand "Hallo Herr..." oder "Sehr geehrter Herr..." schreibt, ist doch prinzipiell egal und für die Nachricht irrelevant. Ist alles einigermaßen freundlich verfasst und der Inhalt gut verständlich, so sehe ich keine Probleme. Dinge, die man niemandem persönlich ins Gesicht sagen würde, sollte man natürlich auch in elektronischer Korrespondenz vermeiden.
Ansonsten meine ich: Den anderen so anschreiben, wie man selber im jeweiligen Kontext angeschrieben werden möchte.
Auch im elektronischen Schriftwechsel sollten gewisse Grundregeln beachtet werden. Abhängig davon, ob man eine Person kennt oder nicht, sollte eine entsprechende Anrede gewählt werden. Ein plumpes "Hi" halte ich im geschäftlichen Schriftwechsel für unangebracht!
Ich persönlich setze auf eine regelrechte Kleinschreibung wenn es um private bzw. geschäftliche E-Mails geht und mir der Empfänger persönlich bekannt ist.