Von Hubertus Breuer

Überfrachtet mit Informationen, ständig unterbrochen: Der moderne Büromensch kommt kaum mehr zum Arbeiten. Nun soll Software sein Tun überwachen und entscheiden, was relevant ist, was nicht.

Entspannt plaudert Eric Horvitz schon eine halbe Stunde lang in seiner Bürozelle auf dem Microsoft Campus in Redmond, einer beschaulichen Vorstadt von Seattle. Das Handy unterbricht seinen Redefluss nicht, das Festnetztelefon ist nicht zu hören. Die E-Mail-Box meldet sich ebenso wenig wie ein Chatprogramm oder der digitale Terminkalender. All die modernen Plagegeister, die nicht zuletzt Microsoft in die Welt gesetzt hat, scheinen in Horvitz' Gegenwart wundersam gezähmt. "Das liegt an der hier entwickelten Notification Platform", erklärt der Computerwissenschaftler grinsend, während er sich in seinen Schreibtischstuhl zurücklehnt. "Das System weiß aus meinem Kalender, dass ich ein Treffen habe - und über ein Mikrofon stellt es fest, dass unser Gespräch andauert. Deshalb hält es alle Benachrichtigungen zurück, die warten können."

Der bislang nur als Prototyp existierende virtuelle Privatsekretär ist ein Wunschtraum für überbeschäftigte Büroangestellte. Täglich kämpfen sie mit der sich aus allen Informations- und Kommunikationskanälen ergießenden Ablenkungsflut. Wer über die Anforderungen klagt, dem wird nur das Ideal des "Multitasking" vorgehalten: Man müsse halt mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Mitarbeiter sollen emsig Word-Dokumente bearbeiten, Buchhaltung führen, programmieren und Besprechungen vorbereiten. Kaum Zeit zum Atemholen: Ständig drängt ein unerledigter Auftrag, wartet eine E-Mail auf Antwort, treffen Unterlagen ein und wichtige Anrufe.

Kritiker wie der Informationstheoretiker David Levy von der University of Washington glauben, dass Menschen in all dem Datenchaos eine Auszeit brauchen, dass die Lösung in Gehirnen gefunden wird, nicht in Chips: "Wir müssen uns auf uns selbst besinnen, nicht auf den Computer." Doch wenn es nach Horvitz geht und nach seinen Konkurrenten bei Apple und anderen Softwareschmieden, dann werden weder unnachsichtige Selbstdisziplin am Schreibtisch noch computerfreie Erholungszeiten die gestressten Bürokräfte retten. Stattdessen soll die Technik, die sie so subtil versklavt hat, helfen, die Fesseln zu lockern.

Das erweiterte Selbst

Der Befund am digitalen Arbeitsplatz ist ernüchternd. Gloria Marks, Expertin für interaktive Technologien an der University of California in Irvine, hat 2004 eine Aufsehen erregende Studie über das Arbeitsverhalten in einer Hightech-Firma veröffentlicht. Ihr Ergebnis: Im Schnitt verbrachten die Mitarbeiter nicht mehr als elf Minuten mit einem Vorhaben - einer Recherche etwa oder einem Protokoll. Grund für diese sprunghafte Arbeitsweise waren vor allem von außen kommende Unterbrechungen. Zur Konzentration trägt das nicht gerade bei. "Die kognitiven Kosten für diesen ständigen Wechsel sind hoch", sagt Marks knapp. Zumal die kurzen Arbeitsphasen einem noch kurzatmigeren Takt aus Drei-Minuten-Tätigkeiten folgten: Telefon, Internet, persönliche Gespräche.

Wer im fragmentierten, multimedialen Arbeitsprozess produktiv sein will, tut sich schwer. Ungezählte Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen effizienter tätig sind, wenn sie sich Aufgaben der Reihe nach widmen, nicht gleichzeitig. Eine Studie der Technologiefirma Basex vom Anfang des Jahres errechnete, dass die ständigen Störungen die US-Volkswirtschaft jährlich 28 Milliarden Arbeitsstunden kosten. Der Psychiater Edward Hallowell macht schon ein neues Leiden aus, das durch Multitasking verursacht wird - den "Aufmerksamkeitsdefizit-Charakterzug". Klinische Studien zu solchen Beschwerden stehen jedoch noch aus.

Gemessen an Horvitz' Gelassenheit mag Technik einen Ausweg aus der Krise weisen. Entworfen in den Microsoft Research Labs, die als Ideengeber für den weltweit größten Softwarekonzern fungieren, überwacht die "Notification Platform" alle eingehenden E-Mails, Anrufe und sonstigen Benachrichtigungen und gewichtet sie nach Dringlichkeit. Im Falle elektronischer Post überprüft der Filter, ob eine Nachricht von einem regelmäßigen Korrespondenzpartner stammt, ob Fragen im Text vorkommen oder ob der Sender einen Termin erwähnt. Bei einem Telefonat vergleicht das System die übermittelte Nummer des Anrufers mit der Rangfolge wichtiger Gesprächspartner, die die Prioritäten des Nutzers widerspiegelt. Nicht unbedingt schmeichelhaft: Bei Horvitz rangiert Bill Gates vor der eigenen Ehefrau. Wer unbekannt ist, landet sofort beim Anrufbeantworter.

Gleichzeitig kontrolliert die "Notification Platform", womit der Nutzer beschäftigt ist. Sensoren verraten, ob er tippt, das Mikrofon stellt fest, ob er ein Gespräch führt, und sein Kalender gibt preis, wo er sich gerade aufhält, wenn er nicht im Büro ist. "Als ich vor einiger Zeit im Urlaub war, erhielt ich eine einzige Nachricht", sagt Horvitz. Ein Fachjournal hatte ein Schriftstück nicht erhalten, das er versprochen hatte. "Bei meiner Rückkehr wäre es zu spät gewesen." Deshalb fügt Horvitz mit Blick auf die Kritiker des permanenten Vernetztseins hinzu: "So weiß ich selbst im Urlaub, dass ich mir um nichts Sorgen machen muss, wenn mein Handy nicht klingelt."

Die Entscheidung, ob und wann ein Nutzer informiert werden soll, trifft die "Notification Platform" aufgrund einer Wahrscheinlichkeitsanalyse. Dabei wägt sie den Nutzen einer Nachricht gegen die Folgen der Unterbrechung ab. "Da agiert das System stellvertretend für uns. Es verarbeitet Informationen auch nicht viel anders als unser Bewusstsein, wenn wir aufgrund beschränkter Informationen rasch Entscheidungen treffen müssen", erklärt der Computerwissenschaftler. "Gewissermaßen ist es eine virtuelle Erweiterung unseres Selbsts."