Immer noch gilt er eher als Statussymbol denn als Arbeitsgerät - der Firmenwagen. Tausende Arbeitnehmer fahren täglich damit durchs Land. Nicht nur dienstlich, sondern oft auch privat. Denn diese Nutzung des Dienstautos rentiert sich mehr als ein Privatwagen. Schließlich zahlt der Arbeitgeber häufig die laufenden Kosten. Vom Kauf über Benzin bis zur Reparatur, von Parkgebühren bis Garagenmiete, TÜV und Kfz-Steuer. Die private Nutzung rechnet das Finanzamt jedoch als geldwerten Vorteil an und kassiert Einkommensteuer. Das kann teuer werden.
Grundsätzlich veranschlagt der Fiskus monatlich ein Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil. Beträgt der Listenpreis 30.000 Euro, hat der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von 300 Euro. Das macht 3600 Euro pro Jahr, die zum Einkommen zählen und versteuert werden müssen.
Wer die pauschale Ein-Prozent-Regelung umkurven will, um eventuell günstiger wegzukommen, sollte ein Fahrtenbuch führen, rät Erich Nöll vom Bundesverband der Lohnsteuerhilfevereine (BDL) in Berlin. Je mehr Dienstfahrten, desto eher lohnt ein Fahrtenbuch; je mehr Privatnutzung, desto eher die Ein-Prozent-Variante. Diese seit Jahren angewandte Pauschalberechnung steht derzeit beim Bundesfinanzhof (BFH) in München auf dem Prüfstand (Az.: VI R 51/11).
Bei der Ein-Prozent-Regelung bewertet das Finanzamt zusätzlich Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als geldwerten Vorteil. Für die Berechnung gibt es zwei unterschiedliche Methoden. Methode eins ist allgemein üblich: die 0,03-Prozent-Regel. "Pro Entfernungskilometer und Monat werden 0,03 Prozent der Anschaffungskosten veranschlagt und vom Arbeitgeber dem Bruttolohn hinzugerechnet", erläutert Anita Käding vom Bund der Steuerzahler. Bei einer Fahrt von 20 Kilometern und einem Kaufpreis von 30.000 Euro kämen zu den 300 Euro monatlich 180 Euro dazu. Sie sind zu versteuern. Andererseits kann der Arbeitnehmer die Pendlerpauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Mit Methode zwei fahren Wenigfahrer eventuell besser: Sie können den geldwerten Vorteil nicht mehr wie grundsätzlich mit 0,03 Prozent ansetzen, sondern mit nur 0,002 Prozent (BFH, Az.: VI R 57/09). Voraussetzung ist, dass sie im Schnitt an weniger als 15 Tagen pro Monat oder maximal 180 Tagen im Jahr mit dem Firmenwagen von zu Hause zum Job pendeln. Es zählen die tatsächlichen Fahrten. Sie müssen durch schriftliche Aufzeichnungen einzeln nachgewiesen werden. Der Wechsel von einer zur anderen Methode ist möglich.
Wann der Fiskus misstrauisch wird
Vor allem Außendienstmitarbeiter sollten jedoch prüfen, ob ihr Arbeitsschwerpunkt außerhalb des Betriebs oder des Büros des Arbeitgebers liegt. Ist dies der Fall, "wird der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Job nicht versteuert. Der Arbeitnehmer hätte dann mehr Geld in der Tasche", sagt Norbert Wirfler, Dozent an der Fachhochschule für Finanzen in Edenkoben in der Pfalz. Möglich machen das Urteile des Bundesfinanzhofs (Az.: VI R 36/10 und VI R 58/09).
Sogar Außendienstler, die zum Beispiel jeden Morgen zur Kontrolle in die Firma kommen, ohne dort zu arbeiten, können diesen Steuervorteil nutzen, den das Finanzamt auf Antrag gewährt. Verbietet der Arbeitgeber die private Nutzung des Firmenautos, unterbleibt die Versteuerung. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber bei einem ernst gemeinten Nutzungsverbot zur Überwachung verpflichtet.
Andernfalls wird der Fiskus misstrauisch. Er unterstellt, "dass der Wagen doch privat genutzt wird und das Nutzungsverbot nur zum Schein ausgesprochen wurde", sagt Norbert Wirfler. In der Folge wird der Arbeitnehmer zur Kasse gebeten. Auch ein Dienstwagen, dessen Wert den des Familienautos übersteigt, weckt Argwohn. Fachleute sprechen von Anscheinsbeweis. Gegenmittel können eine schriftliche Vereinbarung, die Kontrolle des Kilometerstands oder ein GPS-System sein.
Problematisch bleibt die Sache, weil die Grenzen des Zulässigen nicht definiert sind und vieles vom Ermessen des jeweiligen Finanzamts abhängt, jeder Fall ist ein Einzelfall. In der Praxis kommt Kurioses zustande: Ein Autohaus erlaubte einem Mitarbeiter, mit dem Firmenwagen direkt nach Hause zu fahren, untersagte aber jede weitere Tour, um den Wagen mit niedrigem Kilometerstand zu verkaufen. Das Finanzamt ging von privater Nutzung aus, wollte besteuern - und verlor den Prozess.
Es gibt auch Optionen, bei denen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sparen, sagt Nöll. Zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Büro steuerfrei erstattet. Er führt stattdessen pauschal 15 Prozent Lohnsteuer an das Finanzamt ab. So fällt der versteuerbare geldwerte Vorteil des Dienstwagens weg und das Bruttogehalt niedriger aus. Mit der Folge, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge sparen. Als Alternative zur Fahrkostenerstattung schlägt Käding Tankgutscheine oder Tankkarten vor. Sie sind bis zu einem Betrag von 44 Euro monatlich steuerfrei.