Fehlende Führung, unnötige Meetings: Warum jeder Beschäftigte jährlich 84 Tage mit unproduktiven Tätigkeiten zu bringt.
"Der Hauptgrund für unproduktive Arbeitszeit sind mangelhafte Führungssysteme", sagt Jochen Vogel. Foto: proudfoot
Nur 63 Prozent unserer Arbeitszeit sind wir produktiv. Nach einer Studie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting liegt das nicht am einzelnen Mitarbeiter, sondern am Management. Nicola Holzapfel sprach mit Jochen Vogel, Geschäftsführer von Proudfoot Consulting in Deutschland.
sueddeutsche.de: 37 Prozent der Arbeitszeit werden Ihrer Studie zufolge weltweit verschwendet. Sie kritisieren unter anderem die ineffiziente Meeting-Kultur.
Jochen Vogel: Meetings sind der größte Aufwand für Kommunikation, den man betreiben kann. Es gibt E-Mails, Fax, Telefon. Mit Meetings steigert man den Zeitaufwand und die Kosten. Es gibt gute Gründe dafür, Leute zusammenzubringen. Aber wenn man diesen Aufwand bestreitet, sollte das auch gut organisiert werden.
»Die allermeisten Meetings erfüllen ihren Zweck nicht.«
sueddeutsche.de: Und das ist nicht der Fall?
Vogel: Die allermeisten Meetings erfüllen ihren Zweck nicht. In vielen Unternehmen gibt es regelmäßige Meetings und Konferenzen, die irgendwann einmal installiert wurden. Bei einem Management-Wechsel werden die bestehenden Treffen oft behalten und zusätzlich neue eingeführt. Dann treffen sich Gesamtgremien, Untergremien und so weiter.
Aber was ist, wenn man alle Meetings einmal wegnimmt? Was ist überhaupt notwendig? Das wird in Unternehmen nicht gefragt.
sueddeutsche.de: Laut Ihrer Studie passiert es bei jedem zweiten Meeting, dass sich die Teilnehmer am falschen Ort und zum falschen Zeitpunkt versammeln oder wichtige Mitarbeiter gar nicht eingeladen werden.
Vogel: Das ist häufiger der Fall als man denkt! Für Meetings kommt man heute nicht mehr nur in der Zentrale zusammen sondern oft abwechselnd in allen Firmenteilen. Das ist insofern positiv, als alle das Gefühl bekommen, gleich wichtig zu sein. Das Problem ist die Organisation. Es fehlt eine Tagesordnung, Einladungen werden nicht verschickt und es wird nicht klar festgelegt, wer was bis wann machen muss.
sueddeutsche.de: Aber nicht nur Meetings, auch das Management kommt nicht gut weg in Ihrer Studie.
Vogel: Der Hauptgrund für unproduktive Arbeitszeit sind mangelhafte Führungssysteme, die eigentlich gewährleisten müssen, dass Informationen vom Sachbearbeiter zum Unternehmenschef gelangen. Das Problem ist, dass die verschiedenen Hierarchie-Ebenen Informationen filtern. Die Aufgabe von Managern wäre es, formalisierte Systeme zu installieren, auf die alle Zugriff haben. So dass beispielsweise auch der Manager von Reklamationen erfährt und ein Meister nachschauen kann, welche Lösung letztes Mal gefunden wurde, wenn wieder eine Maschine still steht. Wenn es solch ein System nicht gibt, sind nie die richtigen Informationen an den richtigen Stellen.
»Sie können Effizienz nicht verordnen.«
sueddeutsche.de: Einen Teil der Produktivitätsverluste erklären Sie aber mit Führungsdefiziten.
Vogel: Sie können Effizienz nicht verordnen. Jeder Mitarbeiter will arbeiten. Sie müssen ihm nur die Anreize und Informationen geben, die er braucht. Dafür sind regelmäßige Gespräche nötig und auch die Nachfrage: Was fehlt, damit du deine Arbeit effizienter machen kannst? Unverzichtbar ist es auch, den Mitarbeiter zu coachen. Man muss seine Leistungen messen und ihm erklären, wie er Dinge besser machen kann.
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Verhaltensprofil von Führungskräften
sueddeutsche.de: Viele Führungskräfte stecken stattdessen viel Zeit in Verwaltungsarbeit.
Vogel: Vorgesetzte arbeiten oft 80 Prozent ganz normal mit, so dass ihnen nur 20 Prozent ihrer Zeit für die eigentliche Leitungsfunktion bleibt. Dabei sollte es genau andersherum sein. Zum Teil liegt es daran, dass Personal reduziert wurde und jetzt Sachbearbeiter-Aufgaben mitübernommen werden müssen. Ein Vertriebsmanager muss dann beispielsweise selbst seine Aufträge in ein neues IT-System eingeben. Diese Zeit sollte er eigentlich beim Kunden verbringen. Darin ist er stark.
sueddeutsche.de: Ist es überhaupt zu schaffen, 100 Prozent produktiv zu arbeiten?
Vogel: Das Maximum ist eine Produktivität von 85 Prozent. Man wird immer Zeit brauchen um zum Kopierer zu gehen oder auf die Toilette oder um einen Kaffe zu holen. Aber 85 Prozent sind machbar. Und das wird weit verfehlt.
»Ein Werk nach Osteuropa oder nach China zu verlegen, ist wesentlich schwieriger und zeitaufwändiger als die Produktivität in Deutschland um 20 Prozent zu erhöhen.«
sueddeutsche.de: Seit 2001 ist der Anteil der produktiven Arbeitszeit ihren Studien zufolge immerhin um sechs Prozentpunkte gestiegen. Sind wir auf dem richtigen Weg?
Vogel: Das ist der weltweite Durchschnitt. Da hat sich etwas verbessert, aber dabei spielen die USA eine große Rolle. In Westeuropa ist die Produktivität schlechter geworden. In Deutschland verschwenden wir 9,7 Prozent des Bruttoinlandsprodukts, das sind 219 Milliarden Euro. Vergangenes Jahr waren es "nur" 6,9 Prozent. Und das wegen Fehlern, die man leicht beheben könnte. Ein Werk nach Osteuropa oder nach China zu verlegen, ist wesentlich schwieriger und zeitaufwändiger als die Produktivität in Deutschland um 20 Prozent zu erhöhen.
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