Schlampige Hausverwaltungen können Vermieter von Eigentumswohnungen zur Verzweiflung bringen. Vor allem dann, wenn die Zeit drängt, weil die Jahresabrechnung über die Betriebskosten noch aussteht. Denn Vermieter dürfen nur innerhalb von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums eine Nachzahlung von ihrem Mieter verlangen. Es handelt sich hier um eine sogenannte Ausschlussfrist: Eine dem Mieter zu spät zugeschickte Abrechnung führt dazu, dass der Vermieter zu wenig entrichteten Betriebskosten des Mieters aus der eigenen Tasche bezahlen muss.
In einem Fall verlangte ein Vermieter die Betriebskostennachzahlung von seinem Mieter erst zwei Jahre nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Er berief sich darauf, dass der Verwalter die Abrechnung erst so spät erstellt habe. Doch der Bundesgerichtshof (BGH) ließ den Vermieter abblitzen: Dieser könne die Nachzahlung vom Mieter nicht mehr verlangen. Das gelte auch dann, wenn der Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft die Jahresabrechnung nicht pünktlich erstellt habe und dem Vermieter deshalb wichtige Zahlen fehlten. Vermieter seien unabhängig von einem Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung zur rechtzeitigen Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).
Gut für Eigentümer: Abrechnungen müssen nicht mehr so viele Details beinhalten
"Vermieter sollten deshalb nicht nur einfach abwarten", betont Gabriele Heinrich, Geschäftsführerin des Verbraucherschutzvereins Wohnen im Eigentum. Notfalls müssten Vermieter zur Verwaltung gehen, die Belege sichten und auf dieser Grundlage dann selber die Betriebskostenabrechnung erstellen. Wenn dies nicht möglich sei, sollten Vermieter zumindest frühzeitig die rechtzeitige Jahresabrechnung anmahnen und die Verwaltung abmahnen, wenn diese untätig bleibe. "Dadurch kommt die Verwaltung in Verzug und ist zum Schadenersatz verpflichtet, wenn Vermieter die Nachzahlung gegenüber ihren Mietern nicht mehr realisieren können", sagt Heinrich.
Nicht nur die Verwaltung kann Vermieter in Zugzwang bringen, auch mit Heizkostenfirmen kann es zuweilen Probleme mit verzögerten Abrechnungen geben. "In diesem Fall gelten die gleichen Grundsätze des Bundesgerichtshofs", sagt Inka-Marie Storm von Haus & Grund Deutschland. Auch hier sollte der Vermieter aktiv werden und die Firma schriftlich unter Fristsetzung abmahnen. Diese Abmahnung sollte er der Firma nachweisbar zustellen, am besten per Einschreiben mit Rückschein. "Erfolgt die Abrechnung trotz Mahnung zu spät, kann der Vermieter die Firma in Regress nehmen", sagt Storm. Dann sollte er auch prüfen, der Abrechnungsfirma zu kündigen und eine neue Firma mit der Abrechnung zu beauftragen.
Die Ausschlussfrist von zwölf Monaten bleibt auch dann maßgeblich, wenn im Mietvertrag eine frühere Frist für die Abrechnung vereinbart wurde. In einem Mietvertrag hieß es, dass die Heizperiode, die jeweils vom 1. Oktober eines Jahres bis zum 30. April des Folgejahres läuft, spätestens am 30. Juni eines jeden Jahres abgerechnet werden muss. Dass die Vermieterin erst im Oktober abrechnete, war für den BGH kein Hinderungsgrund: Der Mieter musste die Nachforderung dennoch bezahlen (Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 152/15).
Der BGH hat in seinen aktuellen Entscheidungen nicht nur die Rechtsposition des Vermieters gestärkt, er hat auch die Anforderungen an eine formgerechte Abrechnung gesenkt. Es reicht nun aus, dass der Vermieter bei den Gesamtkosten der jeweiligen Betriebskostenarten die Summe der Kosten angibt, die er auf den Mieter umlegen kann. Wie sich diese Gesamtkosten berechnen, muss der Vermieter nicht angeben (Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Beispiel Hausmeisterkosten: Diese sind nur insoweit auf den Mieter umlegbar, als die Reparatur- und Verwaltungsarbeiten herausgerechnet sind. "Für Mieter ist die Abrechnung damit jetzt schwerer nachprüfbar, denn sie müssen nun von sich aus nachhaken und die Belege einsehen und prüfen", sagt Dietmar Wall vom Deutschen Mieterbund.
Zudem hat der BGH noch einmal bekräftigt, dass der Vermieter im Mietvertrag nicht sämtliche Betriebskosten, die er umlegen will, explizit aufzählen muss. Dies gilt nur für die sogenannten sonstigen Betriebskosten. Auch eine ausdrückliche Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung ist nicht erforderlich. Es reicht sogar aus, wenn im Mietvertrag nur davon die Rede ist, dass Mieter die Betriebskosten zu tragen haben. Es sei seit Jahrzehnten allgemein üblich, so der BGH, in Mietverträgen die Umlage sämtlicher Betriebskosten, die umlagefähig sind, zu vereinbaren und abzurechnen. Der Begriff der Betriebskosten bedürfe deshalb keiner Erläuterung oder Aufschlüsselung, er könne als bekannt vorausgesetzt werden. Er sei für den durchschnittlichen Mieter hinreichend klar und verständlich (Urteil vom 10. Februar 2016, VIII ZR 137/15).
