"Könnten Sie mir da eine Rechnung ausstellen?" Diesen Satz hört so mancher Gastronom ziemlich häufig. Denn Bewirtungskosten für Arbeits- oder Geschäftsessen sind für viele ein wichtiger Posten, um die Steuerlast ein wenig zu drücken. Allerdings sind dabei einige Punkte zu beachten - hier ein Überblick.
Unternehmer können generell Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern als Betriebsausgaben geltend machen. Aber auch Angestellte können unter bestimmten Voraussetzungen Bewirtungskosten privat geltend machen - entsprechende Urteile hat der Bundesfinanzhof zuletzt gefasst (siehe nächste Seite). Die Logik dahinter: Wer Ausgaben hat, um ein Geschäft anzubahnen und damit Einnahmen zu erzielen, der kann diese Ausgaben von den Einnahmen abziehen. Schließlich hätte er ohne Ausgaben keine Einnahmen, die am Ende der Steuer unterliegen.
Bei 70 Prozent ist Schluss
Was viele aber nicht wissen: "Der Gesetzgeber hat den steuerlichen Abzug seit 2004 auf 70 Prozent der Ausgaben beschränkt, die als angemessen anzusehen sind", sagt Hartmut Schwab, Präsident der Steuerberaterkammer München. Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer kann der Unternehmer dagegen zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend machen - und somit von der selbst abzuführenden Umsatzsteuer abziehen.
Wichtig ist auch, dass die Regelungen für "externe Bewirtungen" gelten - das Geschäftsessen darf also nicht in den eigenen Räumlichkeiten stattfinden. Klar ist, dass es einen geschäftlichen Anlass gegeben haben muss. Lädt also ein Unternehmen neben Kunden auch noch private Freunde zur Geburtstagsfeier des Geschäftsführers ein, stellt sich das Finanzamt unter Umständen quer. Eine einheitliche Rechtsprechung gibt es aber laut Schwab in diesen Fällen nicht.
Sind allerdings alle Voraussetzung erfüllt, also externe Feier mit geschäftlichem Hintergrund, erkennt das Finanzamt sämtliche Ausgaben an, die im Zusammenhang mit der eigentlichen Einladung stehen. "Das können neben Essen und Getränken auch Garderobengebühren, Taxen, Trinkgelder oder Raummieten sein", sagt Steuerfachmann Schwab. Die Höhe der Kosten muss aber "angemessen" sein; was angemessen ist, ist von Branche zu Branche unterschiedlich. Bei einer Einladung in einer betriebseigenen Kantine beispielsweise akzeptiert das Finanzamt in der Regel einen Satz von etwa 15 Euro pro Person, so Schwab.
Mitesser auflisten
Die dem Finanzamt vorgelegte Rechnung muss Name und Anschrift der Gaststätte nennen, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte, Name und Anschrift des Gastgebers, Datum der Rechnungsstellung, Menge und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke, Ort und Tag der Bewirtung, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie den Rechnungsbetrag - aufgeschlüsselt nach einzelnen Positionen und Umsatzsteuer.
"Kleinbetragsrechnungen müssen nicht alle Angaben enthalten", sagt Schwab. "So muss in einer solchen Rechnung der Rechnungsempfänger nicht angegeben sein." Unter den Begriff fallen seit Januar 2008 Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 150 Euro. Generell müssen auf jeder Rechnung sämtliche Teilnehmer aufgelistet sein - "inklusive der teilnehmenden Arbeitnehmer und des Gastgebers selbst", sagt Schwab. In der Praxis würden sich die Gastgeber selbst oft vergessen.
Ein solcher Beleg weist allerdings oft kein Trinkgeld aus. "Der Fiskus akzeptiert deshalb in aller Regel eine Aufrundung", sagt Schwab - also zum Beispiel von 96,10 auf 100 Euro. "Bei größeren Beträgen empfiehlt es sich allerdings, die Summe vom Kellner gegenzeichnen zu lassen." Dies sei keine Kontrolle des Personals; vielmehr diene es als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie auch Arbeitnehmer Bewirtungskosten geltend machen können.
Tipps für Arbeitnehmer
Nicht nur Unternehmen können Bewirtungskosten von der Steuer absetzen - auch Arbeitnehmer können das, dann allerdings als Werbungskosten. Jedoch haben die "Finanzämter dies früher sehr restriktiv gehandhabt", sagt Hartmut Schwab von der Steuerberaterkammer München. Zuletzt hat der Bundesfinanzhof (BFH) in München aber in mehreren Urteilen diese strikte Haltung der Finanzverwaltung etwas gelockert.
- So durfte ein Bundeswehrgeneral, der in den Ruhestand verabschiedet wurde, Ausgaben für seine Entlassungsfeier von der Steuer absetzen - und weil sein Dienstherr als Bewirtender auftrat sogar in vollem Umfang (Az. VI R 48/07).
- Auch ein Katasteramtsleiter, der 80 Mitarbeiter zum fünfjährigen Bestehen seiner Behörde einlud, durfte die Ausgaben absetzen. Der BFH erkannte keinen privaten, sondern einen rein geschäftlichen Bezug (Az. VI R 68/06).
- Bisher erkannten Finanzämter Bewirtungskosten als Werbungskosten relativ problemlos an, wenn der Arbeitnehmer einen Teil seines Gehalts als variablen Lohn erhielt. Der BFH urteilte zwar, dies sei ein wichtiges Indiz dafür, solche Ausgaben zu akzeptieren. Im Umkehrschluss könne der Fiskus den Werbungskostenabzug aber nicht verweigern, nur weil eine solche erfolgsabhängige Entlohnung nicht vorliegt (Az. VI R 78/04).
- Bewirtet ein Gruppenleiter die 24 Mitarbeiter der Gruppe, darf er die Ausgaben in voller Höhe absetzen (und nicht nur zu 70 Prozent). Die Beschränkung auf 70 Prozent ist nur auf Personen bezogen, die nicht Arbeitnehmer der gleichen Firma sind (Az. VI R 33/07).
Voraussetzung ist aber stets, dass die Aufwendungen nicht bereits vom Arbeitgeber ersetzt wurden.