Der Vermieter muss die Abrechnung spätetestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.

Der Abrechnungszeitraum muss ein Jahr betragen. Meistens entspricht er dem Kalenderjahr. Der Vermieter kann aber auch andere Abrechnungsperioden wählen, etwa vom 1. Juli bis 30. Juni. Ein längerer Zeitraum ist nicht zulässig. Die Abrechnung ist unwirksam. Aber auch eine kürzere Frist, zum Beispiel sieben Monate, ist nur in Ausnahmefällen erlaubt.

Nach Ablauf der zwölf Monate kann er keine Nachforderungen mehr stellen und bleibt möglicherweise auf einen Teil der Kosten sitzen, die er bereits gezahlt hat.

Andererseits ist der Vermieter auch nach Fristablauf keinesfalls von Pflicht befreit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Der Mieter hat auch nach Ablauf der Frist ein Recht auf eine korrekte Abrechnung. Hat der Mieter zuviel vorausgezahlt, kann er sein Guthaben einklagen und verlangen, dass die Vorauszahlungen angepasst werden.

Ausnahmen von der Regeln

Der Vermieter kann die Zwölf-Monats-Frist für die Abrechnung nur vernachlässigen, wenn er die Verspätung nicht verschuldet hat: Es liegt zum Beispiel noch keine Abrechnung des Wärmeversorgers vor oder die Gemeinde hat die Grundsteuer noch nicht berechnet. Auch wenn die Hausverwaltung einer Eigentümergemeinschaft noch keine Abrechnung geschickt hat, kann der Vermieter noch nicht abrechnen. Allerdings sollte er sich bemühen, dass Versorger, Gemeinde und Verwalter die Zahlen pünktlich einreichen.

Hat der Mieter die Abrechnung zwöf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums noch nicht bekommen, beginnt die Ausschlussfrist. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Verjährung, denn die Verjährung kann erst eintreten, nachdem der Vermieter eine Abrechnung geschickt hat. Bekommt der Mieter Geld zurück, verjähren seine Ansprüche nach drei Jahren. Die Frist gilt auch für den Vermieter.

Laufzeit der Verjährung:

Die Abrechnung für das Jahr 2003 liegt im Mai 2004 beim Mieter im Briefkasten, sind die Ansprüche daraus erst am 31.12.2007 verjährt.

Was passiert beim Mieterwechsel?

Es ist reiner Zufall, wenn der neue Mieter pünktlich zum Start der Heizperiode in die Wohnung zieht. Oft läuft schon der Abrechnungszeitraum und dann wird es schwierig gerecht abzurechnen: Denn einfach die gesamten Kosten pauschal auf die Monate verteilen, entspricht nicht dem tatsächlichen Verbrauch, denn im Sommer muss nur das Wasser gewärmt werden. Wichtig zu wissen: Der Vermieter ist nicht verpflichtet, zwischendurch abzurechnen. Der ausziehende Mieter muss die Jahresabrechnung abwarten.

Gerecht wird es, wenn die Wärmemessfirma zum Zwischenlesen kommt. Wer allerdings diesen Dienst zahlen muss, ist nicht geregelt. Die überwiegenden Urteile machen den Vermieter zum Rechnungsempfänger (Amtsgericht Münster WM 99, 405). Aber es gibt auch Richter mit der Auffassung, dass der neue Mieter für die Kosten der Zwischenablesung aufkommen soll (Amtsgericht Coesfeld WM 94, 696).