Mails ganz ohne Betreffzeile hält die Expertin ebenfalls für nicht akzeptabel: "Der Betreff ist schließlich auch der Türöffner, der mit dazu beiträgt, dass sie schnell gelesen und bearbeitet wird", sagt Dressel. Tatsächlich habe sich das auch spürbar gebessert.

Lästig und nach wie vor verbreitet sei dagegen die Unsitte, ganze Adressketten in das betreffende Adressfeld zu schreiben. Das sei nicht nur aus Datenschutzgründen bedenklich, sagt Dressel.

Schließlich werden auf diese Weise Dutzende von Mail-Adressen offengelegt. Es sei vor allem ein Problem, wenn einer der Empfänger einen Virus auf dem Rechner hat und sich dieser per Mail dann an die übrigen Angeschriebenen verbreiten kann. Im Geschäftsumfeld sei es besser, für solche Zwecke spezielle Serienbrief-Software einzusetzen, die dann jede Mail einzeln verschickt. Unhöflich sei außerdem, den Empfänger mit Datenmengen zu belasten, die an seine Kapazitätsgrenzen gehen.

"Speicherplatz ist nicht mehr das Thema wie vor zehn Jahren", sagt Martina Dressel. Viele Mail-Versender verleitet das zu völliger Ignoranz. "Die Anlagen werden immer umfangreicher." Eine gute Alternative sei häufig, schlicht einen Link zu verschicken - und in jedem Fall besser als einen grafisch hochgestylen Newsletter, der das Postfach verstopft.

Auch bei der Signatur am Ende der eigenen Mail ist Kürze gefragt: "Nur 5 Zeilen Text, aber 20 Zeilen Signatur, das geht gar nicht", sagt Prof. Plate. "Auch Ort und Straße samt Hausnummer gehören in eine einzige Zeile." Fehlen sollte die Signatur in keinem Fall - auch wenn das nach Beobachtung des Wissenschaftlers zunimmt.

"Dagegen sind digitale Visitenkarten überflüssig." Um einen professionellen Eindruck zu machen, sollten berufliche Mails auch immer vom Account am Arbeitsplatz verschickt werden.

"Private und geschäftliche Mails trennt man am besten strikt." Das hilft auch, arbeitsrechtlichen Ärger zu vermeiden: Viele Arbeitgeber erlauben die private Nutzung des Accounts schließlich gar nicht.

(dpa, Andreas Heimann/mri)