30 Jahre E-Mail in Deutschland Sie haben (sehr viel) Post!

H@ppy Birthday! Heute vor 30 Jahren trudelte die erste E-Mail in Deutschland ein. Und das dauerte: Abgeschickt wurde sie in den USA schon am Vortag.

Vor drei Jahrzehnten ging die erste E-Mail in Deutschland ein - an der Uni Karlsruhe. Seither schwillt die Nachrichtenflut unaufhaltsam an und treibt viele Nutzer zur Verzweiflung. Fünf Regeln, mit denen Sie Ihr Postfach im Griff behalten.

Von Stephan Radomsky

Am 3. August 1984 war das Postfach von Michael Rotert sicher noch ein Hort der Ordnung. Genau eine E-Mail lagerte darin - die erste, die jemals in Deutschland empfangen wurde. Es war ein Gruß von Laura Breeden in den USA an den Informatiker an der Universität Karlsruhe.

Inzwischen ist es mit der Ordnung wahrscheinlich vorbei - bei Rotert genauso wie bei vielen anderen. Denn die Flut digitaler Post schwillt unaufhaltsam an, vor allem im Arbeitsalltag. Mehr als ein Viertel der Deutschen bekommt laut einer aktuellen Umfrage täglich bis zu 50 Mails, ein Zehntel sogar bis zu 100. Viele Postfächer sind deshalb das reinste Chaos, sie verschlingen Wichtiges genauso wie Belangloses. Was einmal dort liegt, lässt sich dann nur noch mit größter Mühe wieder bergen, oder es bleibt gleich auf ewig verschollen.

Organisation ist alles

Gut 191 Milliarden E-Mails werden dieses Jahr verschickt, schätzt der Technologie-Marktforscher Radicati - und zwar täglich. Knapp 109 Milliarden davon sind geschäftlich, der Rest privat. Das interessante: Während die Zahl der persönlichen Elektro-Briefe der Prognose zufolge in den kommenden Jahren weiter fallen wird - Kommunikationsmittel wie Messenger-Dienste und soziale Netzwerke laufen der Mail hier zunehmend den Rang ab - soll die Zahl der geschäftlichen Korrespondenzen weiter deutlich ansteigen, im Schnitt um über sieben Prozent pro Jahr bis 2017.

Richtig anstrengend daran ist, dass zwei Drittel dieser Datenflut nach einer Schätzung des IT-Sicherheitsunternehmens Symantec Spam sind: "Sonderangebote" für Vitaminpräparate, "Wundermittel" für die Figur oder Potenz und unerwartete Erbschaften von Fürsten aus Nigeria. Im Kampf gegen solchen Mail-Müll braucht es einen funktionierenden Spam-Filter, für den Rest vor allem Disziplin und schlaue Technik.

Dazu gehört, mit schlechten Angewohnheiten zu brechen. Der Posteingang ist nicht der richtige Ort, um wichtige Mails aufzubewahren. Dafür lassen sich mit ein paar Klicks eigene Ordner anlegen. Diese können dann in Mail-Programmen auf dem Rechner und bei vielen Online-Anbietern automatisch mit den eingehenden Mails befüllt werden - sortiert beispielsweise nach Absender, bestimmten Schlagworten oder dem Empfängerkreis. Das hilft, die eigene begrenzte Aufmerksamkeit optimal zu nutzen, erklärt Alexandra Samuel in ihrem Buch Work smarter, Rule your Email.

Geburtstag im Büro

Verschwundene Abschlussarbeiten, Begegnungen der drahtigen Art mit Karl Klammer: Microsoft Office kostet Nutzer seit 25 Jahren Nerven. Der Konzern verdient nach wie vor viel Geld mit der Programmsammlung. Aber wie lange noch? Von Helmut Martin-Jung mehr ... Analyse

Was in den gut sortierten Ordnern keinen Platz findet, sollte regelmäßig gelöscht werden. Das erhält die Übersichtlichkeit und erleichtert so die Arbeit. Denn die Suche nach DER einen Mail kostet Zeit - und vor allem Nerven.

Kurz, aber ohne Kürzel

Was "MfG" bedeutet dürfte den meisten noch klar sein. Aber "ASAP", "FYI" oder "NSFW"? WTF?

E-Mails sollten kurz, bündig und auf das nötigste beschränkt sein. Wer mit Massen an Kürzeln ein kryptologisches Ratespiel aus seiner Nachricht macht, tut aber weder sich noch dem Empfänger einen Gefallen. Vielleicht sind alle Informationen auf gerade einmal zwei Zeilen versammelt - aber eine Mail ist keine Twitter-Nachricht und zwanghafte Kürze gar nicht nötig. Ganz abgesehen davon, dass Nachrichten ohne Anrede, erkennbaren inneren Sinnzusammenhang und Abschiedsgruß schlicht unhöflich sind. Und das Entschlüsseln und Verstehen selbst gängiger Abkürzungen dauert außerdem meist länger, als sie ausgeschrieben zu lesen.