Patziger Tonfall, kryptische Betreffzeilen: E-Mails stecken voller Tücken. Der Leserbriefseiten-Redakteur der New York Times, David Shipley, erklärt, wie man E-Mail-Pannen vermeidet.
Er war frustriert über die vielen schlechten E-Mails, die er jeden Tag bekommt - und verschickt. Damit das nicht so bleibt, hat David Shipley, Redakteur der New York Times, einen Ratgeber geschrieben. Er hilft, mit dem modernen Kommunikationsmittel gekonnt umzugehen. Seine Erfahrungen und Tipps gibt er zusammen mit seinem Kollegen Will Schwalbe im Buch "Erst denken, dann senden" weiter.
David Shipley, Redakteur, der Leserbriefseiten der "New York Times". (© Foto: Elena Seibert)
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sueddeutsche.de: Herr Shipley, Sie betreuen die Leserbriefseiten der New York Times. Bekommen Sie mehr Briefe oder mehr E-Mails?
David Shipley: Wir bekommen mehr als 1500 Leser-Kommentare in der Woche, davon werden 98 Prozent per E-Mail eingeschickt. Das gilt auch für die Post, die unsere Redakteure bekommen. Briefe - einst die Regel - sind heute völlig untypisch.
sueddeutsche.de: Wir verschicken viele unnötige E-Mails, häufig wird der Ton patzig oder sie sind einfach unverständlich. Warum geht die Kommunikation per E-Mail häufig schief.
Shipley: Dafür gibt es viele Erklärungen. Der Hauptgrund ist aber wohl, dass es so einfach ist, eine E-Mail zu verschicken. In einer Sekunde schreibt man sie, in der nächsten ist sie schon im Postausgang.
sueddeutsche.de: In Ihrem Buch schreiben Sie von E-Mail-Todsünden. Welche sind das?
Shipley: Da gibt es die unfassbar vage E-Mail, mit einem Text wie "Vergiss nicht, das noch zu machen" oder die unangemessene E-Mail à la "Wollen Sie in mein Hotelzimmer kommen, damit wie die Sache besprechen können?". Sehr beliebt ist auch die untote E-Mail, die zigmal hin und her geht. Ihre Betreffzeile: "Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: diese Sache".
sueddeutsche.de: Wie schafft es der Absender den richtigen Ton zu treffen, wie vermeidet er solche peinlichen E-Mails?
Shipley: Er sollte zwei Dinge beherzigen: Das eine ist Achtsamkeit, das heißt, er sollte nachdenken, bevor er eine E-Mail verschickt. Und zum andern gilt auch hier die goldene Regel: Versende nur E-Mails, die du auch selbst erhalten möchtest.
sueddeutsche.de: Nachdenken erfordert Zeit. Was raten Sie Menschen, die jeden Tag Hunderte E-Mails bekommen und beantworten müssen?
Shipley: Effizienz erreicht man nicht nur durch Schnelligkeit. Inhalte sind viel wichtiger. Wer klare und eindeutige E-Mails schreibt, sorgt dafür, dass der Angeschriebene sofort weiß, was er zu tun hat. Wer schreibt "keine Antwort nötig", bekommt auch keine und fühlt sich dann nicht gezwungen, wiederum auf die Antwort zu antworten.
Jeder Beruf stellt andere Anforderungen, deshalb empfehle ich auch nicht, nur zu bestimmten Zeiten E-Mails zu lesen oder zu beantworten. Ich selbst muss in meinen Job mein Postfach ständig im Auge behalten.
sueddeutsche.de: Was sind die häufigsten Fehler?
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Kuriose Schilder (4)
mrgenie
Genial. Etwas umständlich aber genial.
Schrieb ich "etwas"? ...sorry.
Das ganze ist offensichtlich ironisch gemeint vom Mister Genie.
Oder er hat keine Freundin und zuviel Langeweile.
Von Bekannten, Kollegen, Freunde stoert mich nichts..Witze sollen die machen, wenn das schon verboten sein sollte kann ich mich besser sofort vom Internet verabschieden.
Aber diese ganze SPAM von Leute/Firmen die ich nicht kenne...das ist wirklich zum K**
Gottseidank bekomme ich jetzt nur noch 0Spam pro jahr :) Lese gar nichts mehr! :)
Wie? Ich verschicke immer mit meine gmx adresse, meine andere email adressen melde ich niemals, registriere ich niemals, und rufe ich auch niemals ab.
Bei GMX habe ich dann den SPAMFILTER aktiviert, auf niedrigste Stufe damit ich 100% bekomme was ich bekommen will, jedoch kommt auch ne ganze Menge das ich nicht will durch.
Schritt 2, meine GMX emails werden automatisch auf meine rwth-Aachen email umgeleitet(alles was gmx nicht als spam gefunden hat) dort gibt es ein weiteren Spamfilter der ebenfalls niedrig eingestuft ist, aus dem gleichen Grund, ich will ja bekommen was fuer mich gedacht ist.
Schritt 3, von dort geht es zu meine t-online adresse, wo wieder spamfilter auf niedrigen Stufe ist.
Schritt 4, es geht nun zu meine Googlemail adresse, gleiches..
Schritt 5, es geht nun zu meine Alias adresse ueber cheapdomain.com wo ebenfalls wieder gefiltert wird, dahinter versteckt sich nun meine echte adresse wo alles weitergeleitet wird. Das ist in den USA ein Server wo ich Domain/email/ hosting von 800Gigabyte platz habe(kostet 5eur/monat..wer sowas in Europa macht ist fuer solche Hosting etwa 2000EUR pro Monat los)
Dieser host den ich als IMAP verwende rufe ich nun ab, dort befinden sich nur de emails die alle spamfilters geschafft haben..
Verschicken tue ich ueber diesen host NIEMALS! als SMTP habe ich nur gmx laufen..
Wenn Ihr allen das tut, also 100% garantie kann ich nicht geben, aber bekommt ihr hoechstens noch eine ungewuenschte email/monat :)
Also ich bekomme gar nichts mehr..
nicht vergessen, alle filter auf niedrige oder normale Stufe einzustellen!! Sonst wird vielleicht mal etwas zu viel rausgefiltet ..
Mir ist das hauptsächlich im Emailverkehr mit deutschen Providern aufgefallen, die deutschen Portale können zwar die überflüssigen AW:s wieder entfernen, aber lassen mehrere Re:s unangetastet...
weshalb ja auch der Experte von der New York Times (ist das innerhalb Dt. ?) darauf hinweist :-)
Das passiert aber auch nur, weil deutsche Email-Portale a la GMX & co Blödsinn wie AW: und WG: erfunden haben, was ausserhalb Deutschland niemand sonst kennt...